Bu Politika, Polaris'in BAE Kişisel Verilerin Korunması Kanunu (2021 tarih ve 45 sayılı Federal Kanun Hükmünde Kararname) uyarınca kişisel verileri nasıl topladığını, kullandığını, paylaştığını, sakladığını ve koruduğunu açıklar.
Polaris Corporate Services FZ-LLC ("Polaris", "biz", "bize"), lisanslı bir tröst ve kurumsal hizmet sağlayıcısıdır (TCSP). Operasyon merkezi ve tescilli adresi S18W1002, Depo No. 18, Al Hulaila Industrial Free Zone, Ras Al Khaimah, Birleşik Arap Emirlikleri'dir.
Bu Gizlilik Politikası, polaris.ae sitesinin işletilmesi ve müvekkillerimize ile potansiyel müvekkillerimize profesyonel hizmet sunulması sırasında kişisel verileri nasıl topladığımızı, kullandığımızı, paylaştığımızı, sakladığımızı ve koruduğumuzu açıklar. Bu Politika, Kişisel Verilerin Korunmasına ilişkin 2021 tarih ve 45 sayılı Federal Kanun Hükmünde Kararname ("BAE PDPL") ve uygulama düzenlemeleri uyarınca yayımlanmıştır.
BAE PDPL bakımından veri sorumlusu:
Polaris Corporate Services FZ-LLC
PK 73940, Dubai, Birleşik Arap Emirlikleri
RAKEZ Lisansı No. 47005949
Gizlilik yazışmaları: legal@polaris.ae
Telefon: +971 4 325 3133
Bu Politika kapsamındaki haklarınızı kullanmak veya kişisel verilerinizin işlenmesine ilişkin kaygılarınızı iletmek istediğinizde, lütfen yukarıdaki iletişim bilgilerini kullanarak bizimle iletişime geçin ve başvurunuzu Veri Koruma Görevlisi'nin dikkatine sunulmak üzere yönlendirin.
Toplayabileceğimiz ve işleyebileceğimiz kişisel veri kategorileri, bizimle kurduğunuz ilişkiye göre değişir. Bu kategoriler arasında şunlar sayılabilir:
3.1. Kimlik verileri. Tam yasal ad, doğum tarihi, doğum yeri, uyruk, cinsiyet, fotoğraf, imza, Emirates ID numarası, pasaport numarası, oturma vizesi bilgileri ve resmî makamlarca verilen diğer tanımlayıcılar.
3.2. İletişim verileri. Posta adresi, ikamet adresi, tescilli ofis adresi, e-posta adresi ve telefon numara(lar)ı.
3.3. Mesleki ve finansal veriler. Meslek, işveren, görev, mesleki nitelikler, ticari faaliyetler, fon kaynağı, servet kaynağı, banka hesap bilgileri, vergi kimlik numaraları, düzenleyici kayıtlar ve hukuken erişilebildiği ölçüde kredi geçmişi bilgileri.
3.4. Nihai lehdar verileri. Mülkiyet oranları, kontrol yapıları, yönetim kurulu bileşimi ve Nihai Lehdar Prosedürlerinin Düzenlenmesine ilişkin 2020 tarih ve 58 sayılı Bakanlar Kurulu Kararı uyarınca nihai lehdarların kimlik bilgileri.
3.5. Uyum verileri. Siyasi nüfuz sahibi kişi (PEP) statüsü, yaptırım taraması sonuçları, olumsuz medya bulguları, Müşteri Tanıma (CDD) belgeleri ve herhangi bir Sıkılaştırılmış Müşteri Tanımanın (EDD) çıktıları.
3.6. İşlem ve görevlendirme verileri. Yazışmalar, toplantı notları, talimatlar, görevlendirme mektupları, faturalar, ödeme kayıtları ile bir görevlendirme süresince üretilen belgeler ve teslimatlar.
3.7. Web sitesi kullanım verileri. IP adresi, cihaz ve tarayıcı tanımlayıcıları, dil tercihleri, görüntülenen sayfalar, yönlendiren URL, oturum süresi ve çerezler ile benzeri teknolojiler aracılığıyla toplanan diğer teknik bilgiler (bkz. Bölüm 13).
Özel nitelikli kişisel verileri (sağlık, din veya siyasi görüşe ilişkin veriler gibi), düzenlemeye tabi bir görevlendirmenin yerine getirilmesi için kesinlikle gerekli olmadığı ya da yaptırım taramasıyla bağlantılı olarak hukuka uygun biçimde elde edilebilir nitelikte olmadığı sürece toplamayız. Böyle bir veriyi işlediğimiz durumlarda ek koruma önlemleri uygularız.
Kişisel verileri şu kaynaklardan toplarız: (i) doğrudan sizden; Web Sitesi, görevlendirme mektupları, KYC anketleri ve e-posta yazışmaları aracılığıyla; (ii) sizin adınıza bizimle iletişime geçen yetkili temsilcileriniz, vekilleriniz, işverenleriniz, danışmanlarınız veya aile üyelerinizden; (iii) Emirates ID sistemi, ticaret sicilleri, taşınmaz sicilleri, mahkeme kayıtları ile yaptırım veya PEP tarama veri tabanları gibi kamu sicillerinden; (iv) hukuka uygun biçimde abone olduğumuz kredi referans ve olumsuz haber hizmetlerinden; (v) taraf olduğunuz bir işlemin yürütülmesi sırasında düzenleyici kurumlardan, bankalardan veya karşı taraflardan.
Kişisel verileri aşağıdaki amaçlarla işleriz:
BAE PDPL’nin 4. maddesi uyarınca, kişisel verileri aşağıdaki hukuki dayanaklardan biri veya birkaçına göre işleriz:
Bir DNFBP olarak Polaris, BAE hukuku gereği iş ilişkisinin kurulduğu aşamada Müşteri Tanıma sürecini yürütmek, bu süreci risk temelli bir sıklıkla yenilemek ve kara para aklama, terörün finansmanı ya da kitle imha silahlarının yayılmasının finansmanına ilişkin her şüpheyi BAE Mali İstihbarat Birimi'ne bildirmekle yükümlüdür. Bu işlemenin hukuki dayanakları hukuki yükümlülük ve meşru menfaatlerdir. AML kayıtlarının saklama süresi, görevlendirmenin sona ermesinden ya da ilgili işlemin tarihinden (hangisi daha sonraysa) itibaren beş (5) yıldan az olamaz. Ayrıntılı bilgi için AML ve Müşteri Tanıma Bildirimimize bakınız.
Kişisel veri satışı yapmayız. Kişisel verileri, her durumda gizlilik ve veri koruma güvenceleri geçerli olmak kaydıyla, aşağıdaki alıcı kategorileriyle paylaşabiliriz:
9.1. Polaris, Birleşik Arap Emirlikleri'nden faaliyet gösterir ve uluslararası bir müvekkil kitlesine hizmet sunar. Hizmetlerin sunulması, kişisel verilerin BAE dışındaki yetki alanlarına aktarılmasını gerektirebilir; bu yetki alanları arasında Kıbrıs, İsviçre ve Müvekkilin ya da bir işlemin bağlantılı olduğu diğer her yer yer alır.
9.2. Kişisel veriler, BAE Veri Ofisi tarafından yeterli düzeyde koruma sağladığı kabul edilmemiş bir yetki alanına aktarıldığında, BAE PDPL'nin 22. maddesi uyarınca uygun güvenceler uygularız. Bu güvenceler, duruma göre, standart sözleşme hükümlerini, bağlayıcı şirket kurallarını ya da gerekli bildirim yapıldıktan sonra alınan açık rızanızı kapsar.
Kişisel verileri yalnızca toplandıkları amaçların gerçekleştirilmesi için gerekli olduğu süre boyunca saklarız; bu süre, hukuki, düzenleyici, muhasebe ya da raporlama yükümlülüklerinin karşılanmasını da kapsar. Gösterge niteliğindeki saklama süreleri şöyledir:
BAE PDPL'de öngörülen koşullar ve istisnalar saklı kalmak kaydıyla, aşağıdaki haklara sahipsiniz:
Bazı hakların kullanılması; hukuki yükümlülüklerimizle çatışacağı (örneğin AML kayıtlarının saklanması zorunluluğu) ya da üçüncü kişilerin haklarına zarar vereceği durumlarda sınırlamalara tabidir.
Bölüm 11'de belirtilen haklardan herhangi birini kullanmak için, kimliğinizi doğrulamaya ve söz konusu kişisel verileri tespit etmeye yeterli bilgiyi de ekleyerek legal@polaris.ae adresine yazılı bir talep iletin. Eksiksiz bir talebi aldıktan sonra otuz (30) takvim günü içinde yanıt vermeyi hedefleriz. Karmaşık durumlarda, sizi bilgilendirmek koşuluyla bu süreyi otuz (30) gün daha uzatabiliriz.
Bu Bölüm, Polaris Corporate Services FZ-LLC'nin polaris.ae sitesine ilişkin Çerez Politikasının tamamını ortaya koyar. Bu metin, işbu Gizlilik Politikasının bir parçasıdır ve onunla birlikte okunmalıdır. Aşağıda "bu Politika" ifadesine yapılan atıflar, birleştirilmiş Gizlilik ve Çerez Politikasını ifade eder.
Bu Çerez Politikası, Polaris Corporate Services FZ-LLC'nin polaris.ae sitesinde çerezleri ve benzeri teknolojileri nasıl kullandığını açıklar. Metin, Gizlilik Politikamızı tamamlar ve onunla birlikte okunmalıdır. Çerez Politikası; Kişisel Verilerin Korunmasına ilişkin 2021 tarih ve 45 sayılı Federal Kanun Hükmünde Kararname (BAE PDPL) ile Elektronik İşlemler ve Güven Hizmetlerine ilişkin 2021 tarih ve 46 sayılı Federal Kanun Hükmünde Kararname uyarınca yayımlanmıştır.
Çerez, bir web sitesini ziyaret ettiğinizde sitenin cihazınıza yerleştirdiği küçük bir metin dosyasıdır. Çerezler; bir web sitesinin çalışmasını sağlamak, tercihlerinizi hatırlamak, analiz çalışmalarını desteklemek ve oturumlar arasında işlevsellik sunmak için yaygın biçimde kullanılır. Çerezler, web sitesini işleten taraf ("birinci taraf") tarafından ya da işletmecinin yararlandığı bir üçüncü taraf hizmeti ("üçüncü taraf") tarafından yerleştirilebilir. Çerezler; süresi dolana ya da siz silene kadar cihazınızda kalabileceği gibi ("kalıcı çerezler"), yalnızca tek bir tarama oturumu boyunca da kalabilir ("oturum çerezleri").
13.3.1. Kesinlikle gerekli çerezler. Bu çerezler Web Sitesinin çalışması için zorunludur ve devre dışı bırakılamaz. Sayfalar arasında gezinmeyi, güvenli oturum açmayı (uygun olduğunda), iletişim formlarının gönderilmesini ve çerez onayı tercihlerinizin hatırlanmasını sağlar. Kişiyi tanımlayan pazarlama bilgisi saklamazlar.
13.3.2. Tercih ve işlevsellik çerezleri. Bu çerezler, Web Sitesinde yaptığınız seçimleri (örneğin dil tercihinizi) hatırlar. Daha kişiselleştirilmiş bir deneyim sunmak amacıyla kullanılır; ancak sitenin çalışması için zorunlu değildir.
13.3.3. Analiz çerezleri. Bu çerezler; ziyaretleri saymamıza, hangi içeriklerin daha çok ilgi gördüğünü belirlememize ve kullanıcıların Web Sitesinde nasıl gezindiğini anlamamıza olanak tanır. Toplanan bilgiler toplulaştırılır ve yalnızca Web Sitemizi iyileştirmek için kullanılır. Makul ölçüde mümkün olduğunda birinci taraf analiz araçlarını tercih ederiz.
13.3.4. Pazarlama çerezleri. Şu anda Web Sitesinde pazarlama çerezi yerleştirmiyoruz; üçüncü taraf reklam ağlarının da bunu yapmasına izin vermiyoruz.
Web Sitesinde hâlihazırda yerleştirilen başlıca çerezler şunlardır:
polaris_cookie_consent: birinci taraf, kalıcı (12 ay). Çerez onayına ilişkin seçimlerinizi kaydeder.
polaris_lang: birinci taraf, kalıcı (12 ay). Seçtiğiniz arayüz dilini kaydeder.
polaris_session: birinci taraf, yalnızca oturum çerezi. Temel oturum durumunu korur.
_ga, _gid, _gat: üçüncü taraf (Google Analytics), kalıcı (_ga için 24 aya kadar). Yalnızca analiz çerezlerine onay vermeniz hâlinde toplulaştırılmış analiz çalışmalarında kullanılır.
Üçüncü taraf bir analiz ya da içerik dağıtım hizmetinden yararlandığımızda (örneğin Google Analytics veya yazı tipleri için bir içerik dağıtım ağı), söz konusu üçüncü taraf cihazınıza çerez yerleştirebilir. Bu üçüncü tarafların kişisel verileri işlemesi, kendi gizlilik politikalarına tabidir. Bu hizmetleri, mümkün olduğunda gizliliği koruyan modlarda yapılandırmaya çalışırız (mevcut olduğunda IP anonimleştirmesi dahil).
Çerez tercihlerinizi üç farklı şekilde yönetebilirsiniz:
Kesinlikle gerekli çerezleri devre dışı bırakmanın, Web Sitesinin çalışmasını olumsuz etkileyeceğini lütfen göz önünde bulundurun.
Bazı tarayıcılar "İzleme Reddi" (Do Not Track) sinyalleri gönderir. Web sitelerinin bu sinyallere nasıl karşılık vermesi gerektiğine dair evrensel olarak kabul görmüş bir standart bulunmadığından, Web Sitesi şu an için bu sinyallere yanıt vermemektedir. Bununla birlikte, çerez bandında kaydettiğiniz tercihlere her durumda uyarız.
Bu Çerez Politikası belirli aralıklarla gözden geçirilir ve kullandığımız çerezlerdeki ya da geçerli mevzuattaki değişiklikleri yansıtmak üzere güncellenebilir. Yürürlükteki sürüm, yürürlüğe girdiği tarihle birlikte Web Sitesinde yayımlanır.
Kişisel verileri; kazara ya da hukuka aykırı yok edilme, kaybolma, değiştirilme, yetkisiz ifşa ya da erişime karşı korumak amacıyla tasarlanmış teknik ve idari önlemler aldık. Bu önlemler arasında şifreli depolama ve iletim, en az yetki ilkesine dayalı erişim denetimleri, rol temelli görevler ayrılığı, yetkili hesaplar için çok faktörlü kimlik doğrulama, düzenli yedeklemeler, olay müdahale prosedürleri ve personelin gizlilik taahhütleri yer alır. Bu önlemlere rağmen, hiçbir iletim ya da depolama yöntemi tümüyle güvenli değildir; bu nedenle kişisel verilerin mutlak güvenliğini garanti edemeyiz.
Hizmetlerimiz çocuklara yönelik değildir; Web Sitesi de on sekiz (18) yaşından küçük kişilerin kullanımı için tasarlanmamıştır. Çocuğun ebeveyninin ya da yasal vasisinin Müvekkil olduğu ve hukuka uygun talimat verdiği aile sponsorluğu ve göç konuları dışında, çocuklardan bilerek kişisel veri toplamayız.
Hakkınızda hukuki sonuçlar doğuran veya sizi önemli ölçüde etkileyen kararları yalnızca otomatik işlemeye dayanarak almayız. Yaptırım taraması ve analiz araçları, nitelikli personel tarafından yürütülen elle inceleme sürecine katkı sağlamak amacıyla kullanılabilir; ancak nihai kararlar her zaman bir gerçek kişi tarafından verilir.
Bu Politika en az yılda bir gözden geçirilir ve uygulamalarımızdaki ya da geçerli mevzuattaki değişiklikleri yansıtmak üzere güncellenebilir. Yürürlükteki sürüm, yürürlüğe girdiği tarihle birlikte Web Sitesinde yayımlanır. Değişiklikler önemli nitelikte olduğunda makul bir bildirimde bulunuruz; bu bildirim, Web Sitesinde bir duyuru yayımlamayı veya uygun olduğunda doğrudan sizinle iletişime geçmeyi kapsayabilir.
Kişisel verilerinizi işleyişimizin BAE PDPL'ye ya da bu Politikaya uygun olmadığı kanaatindeyseniz, legal@polaris.ae adresi üzerinden bize şikâyette bulunabilirsiniz. Şikâyetinizi Şikâyet Yönetim Prosedürümüz çerçevesinde inceler ve yanıtlarız.
Bunun yanı sıra, BAE PDPL kapsamında kurulan denetim makamı olan BAE Veri Ofisi'ne de şikâyette bulunma hakkına sahipsiniz.