La présente Politique décrit comment Polaris collecte, utilise, partage, conserve et protège les données à caractère personnel conformément à la loi des EAU sur la protection des données personnelles (Décret-loi fédéral n° 45 de 2021).
Polaris Corporate Services FZ-LLC (« Polaris », « nous ») est un Trust and Corporate Service Provider agréé établi au Dubai International Financial Centre, dont le siège social est S18W1002, Hangar n° 18, Al Hulaila Industrial Free Zone, Ras Al Khaimah, Émirats arabes unis.
La présente Politique de Confidentialité décrit comment nous collectons, utilisons, partageons, conservons et protégeons les données à caractère personnel dans le cadre de l’exploitation de polaris.ae et de la prestation de services professionnels aux clients et clients potentiels. Elle est émise conformément au Décret-loi fédéral n° 45 de 2021 sur la protection des données personnelles (la « PDPL des EAU ») et à ses textes d’application.
Aux fins de la PDPL des EAU, le responsable du traitement est :
Polaris Corporate Services FZ-LLC
BP 73940, Dubaï, Émirats arabes unis
Licence RAKEZ n° 47005949
Correspondance relative à la confidentialité : legal@polaris.ae
Téléphone : +971 4 325 3133
Lorsque vous exercez des droits au titre de la présente Politique ou soulevez des préoccupations concernant le traitement de vos données à caractère personnel, veuillez nous contacter aux coordonnées ci-dessus et adresser votre communication à l’attention du Délégué à la protection des données.
Les catégories de données à caractère personnel que nous pouvons collecter et traiter dépendent de votre relation avec nous. Elles comprennent, sans s’y limiter :
3.1. Données d’identification. Nom légal complet, date de naissance, lieu de naissance, nationalité, sexe, photographie, signature, numéro d’Emirates ID, numéro de passeport, détails du visa de résidence et autres identifiants délivrés par les pouvoirs publics.
3.2. Données de contact. Adresse postale, adresse de résidence, adresse du siège social, adresse électronique et numéro(s) de téléphone.
3.3. Données professionnelles et financières. Profession, employeur, fonction, qualifications professionnelles, activités commerciales, origine des fonds, origine du patrimoine, coordonnées bancaires, numéros d’identification fiscale, enregistrements réglementaires et informations relatives aux antécédents de crédit lorsqu’elles sont licitement accessibles.
3.4. Données relatives aux bénéficiaires effectifs. Pourcentages de détention, structures de contrôle, composition de l’organe de direction et identité des bénéficiaires effectifs ultimes en application de la Décision du Conseil des ministres n° 58 de 2020 relative à la réglementation des procédures du bénéficiaire effectif.
3.5. Données de conformité. Statut de personne politiquement exposée (PPE), résultats du filtrage des sanctions, constatations de presse défavorable, documentation de Diligence raisonnable du client (CDD) et résultats de toute Diligence raisonnable renforcée (EDD).
3.6. Données transactionnelles et de mission. Correspondance, notes de réunion, instructions, lettres de mission, factures, justificatifs de paiement ainsi que les documents et livrables produits au cours d’une mission.
3.7. Données d’utilisation du site web. Adresse IP, identifiants d’appareil et de navigateur, préférences linguistiques, pages consultées, URL de provenance, durée de session et informations techniques similaires collectées au moyen de cookies et de technologies similaires (voir Section 13).
Nous ne cherchons pas à collecter de catégories particulières de données à caractère personnel (telles que des données concernant la santé, la religion ou les opinions politiques), sauf lorsque cela est strictement nécessaire à l’exécution d’une mission réglementée ou licitement accessible dans le cadre du filtrage des sanctions ; dans de tels cas, des garanties supplémentaires s’appliquent.
Nous collectons des données à caractère personnel auprès des sources suivantes : (i) directement auprès de vous, notamment via le Site, les lettres de mission, les questionnaires KYC et la correspondance électronique ; (ii) auprès de vos représentants autorisés, agents, employeurs, conseillers ou membres de votre famille lorsqu’ils nous engagent en votre nom ; (iii) auprès de registres publics, dont le système Emirates ID, les registres du commerce, les registres immobiliers, les archives judiciaires et toute base de données de filtrage des sanctions ou des PPE ; (iv) auprès de services d’information sur le crédit et de presse défavorable auxquels nous sommes licitement abonnés ; et (v) auprès de régulateurs, banques ou contreparties dans le cadre d’une transaction à laquelle vous participez.
Nous traitons les données à caractère personnel pour les finalités suivantes :
Conformément à l’article 4 de la PDPL des EAU, nous traitons les données à caractère personnel sur l’une ou plusieurs des bases légales suivantes :
En tant que DNFBP, le droit des EAU oblige Polaris à effectuer la Diligence raisonnable du client lors du onboarding, à actualiser cette diligence selon une périodicité fondée sur le risque et à signaler tout soupçon de blanchiment de capitaux, de financement du terrorisme ou de financement de la prolifération à la Cellule de Renseignement Financier des EAU. Les bases légales de ce traitement sont l’obligation légale et les intérêts légitimes. La durée de conservation des documents LCB-FT n’est pas inférieure à cinq (5) ans à compter de la fin de la mission ou de la date de la transaction concernée, la date la plus tardive étant retenue. Veuillez consulter notre Avis LCB-FT & Diligence raisonnable du client pour de plus amples détails.
Nous ne vendons pas de données à caractère personnel. Nous pouvons partager des données à caractère personnel avec les catégories de destinataires suivantes, dans chaque cas sous réserve de garanties de confidentialité et de protection des données :
9.1. Polaris opère depuis les Émirats arabes unis et sert une clientèle internationale. La prestation des Services peut nécessiter le transfert de données à caractère personnel vers des juridictions situées hors des EAU, notamment Chypre, la Suisse et toute autre juridiction présentant un lien avec le Client ou une transaction.
9.2. Lorsque des données à caractère personnel sont transférées vers une juridiction qui n’a pas été reconnue par le Data Office des EAU comme assurant un niveau de protection adéquat, nous mettons en œuvre les garanties appropriées conformément à l’article 22 de la PDPL des EAU, y compris (le cas échéant) des clauses contractuelles types, des règles d’entreprise contraignantes ou votre consentement explicite après information appropriée.
Nous ne conservons les données à caractère personnel que le temps nécessaire à la réalisation des finalités pour lesquelles elles ont été collectées, y compris l’exécution de toute obligation légale, réglementaire, comptable ou de déclaration. Les durées de conservation indicatives sont :
Sous réserve des conditions et exceptions prévues par la PDPL des EAU, vous disposez des droits suivants :
Certains droits sont soumis à des limitations lorsque leur exercice entrerait en conflit avec nos obligations légales (par exemple, la conservation des documents LCB-FT) ou porterait atteinte aux droits de tiers.
Pour exercer l’un des droits énoncés à la Section 11, veuillez adresser une demande écrite à legal@polaris.ae, en fournissant des informations suffisantes pour vérifier votre identité et identifier les données à caractère personnel concernées. Nous nous efforçons de répondre dans un délai de trente (30) jours calendaires à compter de la réception d’une demande complète. Dans les cas complexes, nous pouvons prolonger ce délai de trente (30) jours supplémentaires après vous en avoir informé.
La présente Section énonce la Politique de Cookies complète de Polaris Corporate Services FZ-LLC pour polaris.ae. Elle fait partie intégrante de la présente Politique de Confidentialité et doit être lue conjointement avec celle-ci. Les références à « la présente Politique » ci-dessous s’entendent de la présente Politique consolidée de Confidentialité et de Cookies.
La présente Politique de Cookies explique comment Polaris Corporate Services FZ-LLC utilise des cookies et des technologies similaires sur polaris.ae. Elle complète notre Politique de Confidentialité et doit être lue conjointement avec celle-ci. La Politique de Cookies est émise conformément au Décret-loi fédéral n° 45 de 2021 sur la protection des données personnelles (PDPL des EAU) et au Décret-loi fédéral n° 46 de 2021 sur les transactions électroniques et les services de confiance.
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13.3.1. Cookies strictement nécessaires. Ces cookies sont essentiels au fonctionnement du Site et ne peuvent pas être désactivés. Ils permettent la navigation, la connexion sécurisée (le cas échéant), l’envoi de formulaires de contact et la mémorisation des préférences de consentement aux cookies. Ils ne stockent pas d’informations marketing permettant d’identifier une personne.
13.3.2. Cookies de préférence et de fonctionnalité. Ces cookies mémorisent les choix que vous effectuez sur le Site (par exemple, votre préférence linguistique). Ils servent à offrir une expérience plus personnalisée, mais ne sont pas strictement nécessaires au fonctionnement.
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13.3.4. Cookies marketing. Nous ne déposons actuellement pas de cookies marketing sur le Site et ne permettons pas non plus aux réseaux publicitaires tiers de le faire.
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polaris_cookie_consent — interne, persistant (12 mois). Enregistre vos choix de consentement aux cookies.
polaris_lang — interne, persistant (12 mois). Enregistre la langue d’interface que vous avez sélectionnée.
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La présente Politique de Cookies est revue périodiquement et peut être mise à jour pour refléter l’évolution des cookies que nous utilisons ou du droit applicable. La version en vigueur, ainsi que sa date d’entrée en vigueur, est disponible sur le Site.
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Nos Services ne s’adressent pas aux enfants et le Site n’est pas destiné à être utilisé par des personnes âgées de moins de dix-huit (18) ans. Nous ne collectons pas sciemment de données à caractère personnel auprès d’enfants, sauf dans le cadre d’affaires de parrainage familial et de migration où le parent ou le tuteur légal de l’enfant est le Client et a donné une instruction licite.
Nous ne prenons pas de décisions à votre égard produisant des effets juridiques ou vous affectant de manière significative sur la seule base d’un traitement automatisé. Les outils de filtrage des sanctions et d’analytique peuvent être utilisés pour éclairer un examen manuel effectué par un personnel qualifié, mais les décisions finales relèvent d’une personne physique.
La présente Politique est revue au moins une fois par an et peut être mise à jour pour refléter l’évolution de nos pratiques ou du droit applicable. La version en vigueur, ainsi que sa date d’entrée en vigueur, est disponible sur le Site. Lorsque les modifications sont substantielles, nous fournirons un préavis raisonnable (qui peut inclure la publication d’un avis sur le Site ou, le cas échéant, une prise de contact directe avec vous).
Si vous estimez que notre traitement de vos données à caractère personnel n’est pas conforme à la PDPL des EAU ou à la présente Politique, vous pouvez nous adresser une réclamation à legal@polaris.ae. Nous instruirons et répondrons conformément à notre Procédure de gestion des réclamations.
Vous avez également le droit d’introduire une réclamation auprès du Data Office des EAU, l’autorité de contrôle établie en vertu de la PDPL des EAU.