מדיניות פרטיות

1. מי אנחנו והיקף מדיניות זו

Polaris Corporate Services FZ-LLC ("Polaris", "אנו" או "אנחנו") היא ספק שירותי נאמנות ותאגידים מורשה, הפועל ממשרדו הרשום בכתובת S18W1002, מבנה מס׳ 18, אזור התעשייה החופשי אל-חוליילה, ראס אל-ח׳יימה, איחוד האמירויות הערביות.

מדיניות פרטיות זו מתארת כיצד אנו אוספים מידע אישי, עושים בו שימוש, משתפים אותו, שומרים ומגינים עליו, במהלך הפעלת האתר polaris.ae ובמתן שירותים מקצועיים ללקוחות וללקוחות פוטנציאליים. המדיניות מוצאת בהתאם לצו-חוק פדרלי מס׳ 45 לשנת 2021 בעניין הגנת מידע אישי ("חוק הגנת המידע") ולתקנות היישום שלו.

2. בעל הבקרה ויצירת קשר

לעניין חוק הגנת המידע, האחראי לעיבוד הנתונים הוא:

Polaris Corporate Services FZ-LLC

ת.ד. 73940, דובאי, איחוד האמירויות הערביות

רישיון RAKEZ מס׳ 47005949

התכתבות בנושאי פרטיות: legal@polaris.ae

טלפון: +972 53-388-0800

למימוש זכויות לפי מדיניות זו, או להעלאת חשש בנוגע לעיבוד המידע האישי שלך, יש ליצור עמנו קשר באמצעות הפרטים שלעיל ולמען את הפנייה לידי הממונה על הגנת הפרטיות.

3. קטגוריות הנתונים האישיים שאנו מעבדים

סוגי המידע האישי שאנו עשויים לאסוף ולעבד תלויים באופי הקשר שלך עמנו, והם כוללים, בלא למצות:

3.1. פרטי זיהוי. שם מלא, תאריך לידה, מקום לידה, אזרחות, מגדר, תצלום, חתימה, מספר Emirates ID, מספר דרכון, פרטי אשרת תושב ומזהים אחרים שהנפיקו רשויות.

3.2. פרטי התקשרות. כתובת למשלוח דואר, כתובת מגורים, כתובת המשרד הרשום, כתובת דוא״ל ומספרי טלפון.

3.3. מידע מקצועי ופיננסי. עיסוק, מעסיק, תפקיד, כישורים מקצועיים, פעילות עסקית, מקור הכספים, מקור ההון, פרטי חשבון בנק, מספרי זיהוי לצורכי מס, רישומים רגולטוריים ומידע על היסטוריית אשראי, ככל שניתן להשיגו כדין.

3.4. מידע על בעלות שביושר. שיעורי בעלות, מבני שליטה, הרכב הדירקטוריון וזהות הנהנים הסופיים, בהתאם להחלטת מועצת השרים מס׳ 58 לשנת 2020 בעניין הסדרת הליכי הנהנה האמיתי.

3.5. מידע ציות. מעמד של אדם בעל משרה ציבורית בולטת (PEP), תוצאות סינון מול רשימות סנקציות, ממצאי פרסומים שליליים, תיעוד בדיקת נאותות הלקוח (CDD) ותוצרי כל בדיקת נאותות מוגברת (EDD).

3.6. מידע על עסקאות והתקשרות. התכתבות, סיכומי פגישות, הוראות, מכתבי התקשרות, חשבוניות, רישומי תשלום וכן המסמכים והתוצרים שנוצרו במהלך ההתקשרות.

3.7. מידע על השימוש באתר. כתובת IP, מזהי מכשיר ודפדפן, העדפות שפה, עמודים שנצפו, כתובת ה-URL המפנה, משך הביקור ומידע טכני דומה הנאסף באמצעות עוגיות וטכנולוגיות דומות (ראו סעיף 13).

איננו אוספים סוגים מיוחדים של מידע אישי (כגון מידע בדבר בריאות, דת או דעה פוליטית), אלא מקום שהדבר נחוץ במובהק לביצוע התקשרות מפוקחת, או מקום שניתן להשיגו כדין במסגרת סינון מול רשימות סנקציות. במקרים אלה חלים אמצעי הגנה נוספים.

4. מקורות הנתונים האישיים

אנו אוספים מידע אישי מן המקורות הבאים: (1) ישירות ממך, לרבות באמצעות האתר, מכתבי התקשרות, שאלוני KYC והתכתבות בדוא״ל; (2) מנציגיך, סוכניך, מעסיקיך, יועציך או בני משפחתך המורשים, כאשר הם פונים אלינו בשמך; (3) ממרשמים ציבוריים, לרבות מערכת Emirates ID, מרשמי חברות, מרשמי מקרקעין, רישומי בתי משפט ומאגרי סינון של סנקציות ושל אנשים בעלי משרה ציבורית בולטת; (4) משירותי מידע אשראי ופרסומים שליליים שאנו מנויים עליהם כדין; וכן (5) מגופי רגולציה, מבנקים או מצדדים נגדיים במהלך ביצוע עסקה שאתה מעורב בה.

5. מטרות העיבוד

אנו מעבדים מידע אישי למטרות הבאות:

1. לנהל משא ומתן על התקשרויות למתן שירותים מקצועיים, לכרות אותן ולבצען;
2. לקיים את חובותינו כספק שירותי נאמנות ותאגידים מורשה וכ-DNFBP, לרבות חובות בדיקת נאותות הלקוח, בדיקת נאותות מוגברת, דיווח על עסקאות חשודות ושמירת רשומות, לפי צו-חוק פדרלי מס׳ 20 לשנת 2018 והחלטת מועצת השרים מס׳ 10 לשנת 2019;
3. לנהל את מערכות היחסים השוטפות עם לקוחות, לרבות תקשורת, חיוב, גביית תשלומים, ניהול מסמכים ובדיקות ניגוד עניינים;
4. לקיים את החוקים, התקנות, חובות הדיווח לרשויות המס, תקני החשבונאות, צווי בית המשפט ובקשות חוקיות של רשויות מוסמכות החלים עלינו;
5. לאתר הונאה, פשיעה פיננסית, שימוש לרעה בשירותינו והפרות של מדיניותנו, למנוע אותם ולחקור אותם;
6. לנהל את האתר והשירותים שלנו ולשפרם, לרבות אבטחה, איתור תקלות, ניתוח והתאמה אישית;
7. לפנות אליך בנוגע לאירועים, פרסומים ותובנות שלהערכתנו הסבירה הם רלוונטיים לעניינים המקצועיים שלך, כל עוד לא הבעת התנגדות לפניות כאמור; וכן
8. לבסס תביעות משפטיות, לממשן או להתגונן מפניהן, מקום שהדבר נחוץ באופן סביר.

6. בסיסים חוקיים לעיבוד

בהתאם לסעיף 4 לחוק הגנת המידע, אנו מעבדים מידע אישי על יסוד אחד או יותר מן הבסיסים החוקיים הבאים:

• הסכמה — כאשר נתת הסכמה מפורשת למטרת עיבוד מסוימת, וניתן לחזור בך ממנה בכל עת;
• ביצוע חוזה — כאשר העיבוד נחוץ לכריתת מכתב התקשרות שאתה צד לו או לביצועו;
• חובה חוקית — כאשר העיבוד נחוץ לקיום חובה חוקית החלה על Polaris (לרבות חובות בתחומי איסור הלבנת הון, מס ודיני חברות);
• אינטרסים חיוניים — כאשר העיבוד נחוץ להגנה על אינטרסים חיוניים שלך או של אדם אחר;
• אינטרס ציבורי — כאשר העיבוד נחוץ לביצוע משימה הנעשית לטובת הציבור;
• אינטרסים לגיטימיים — כאשר העיבוד נחוץ לקידום אינטרסים לגיטימיים של Polaris או של צד שלישי, ובלבד שאינטרסים אלה אינם נדחים מפני זכויותיך וחירויותיך.

7. איסור הלבנת הון, KYC ופיקוח מתמשך

בהיותה DNFBP, Polaris מחויבת לפי דין איחוד האמירויות לבצע בדיקת נאותות לקוח עם קליטתו, לרענן בדיקה זו בתדירות מבוססת סיכון, ולדווח על כל חשד להלבנת הון, למימון טרור או למימון הפצה ליחידה למודיעין פיננסי של איחוד האמירויות. הבסיסים החוקיים לעיבוד זה הם חובה חוקית ואינטרסים לגיטימיים. תקופת השמירה של רשומות איסור הלבנת הון לא תפחת מחמש (5) שנים מתום ההתקשרות או ממועד העסקה הנוגעת בדבר, לפי המאוחר. לפרטים נוספים ראו את הודעת איסור הלבנת הון ובדיקת נאותות הלקוח שלנו.

8. שיתוף נתונים אישיים עם צדדים שלישיים

איננו מוכרים מידע אישי. אנו עשויים לשתף מידע אישי עם סוגי הנמענים הבאים, ובכל מקרה בכפוף לאמצעי הגנה של סודיות והגנת מידע:

• רשויות ממשלתיות ורגולטוריות — משרד הכלכלה של איחוד האמירויות, הרשות הפדרלית למסים, היחידה למודיעין פיננסי, רשויות הרישוי (RAKEZ, DIFC, ADGM ואזורים חופשיים אחרים), GDRFA, ICP, MOHRE ורשויות זרות מקבילות, מקום שהחוק מחייב זאת;
• בנקים ומוסדות פיננסיים — במהלך פתיחת חשבונות, עיבוד תשלומים או הקלת עסקאות בשמך;
• רואי חשבון ויועצים חיצוניים — לרבות רואי חשבון, עורכי דין, יועצי מס ונוטריונים שהונחו לפעול בהתקשרות;
• ספקי שירות — לרבות ספקי שירותי IT, אירוח, ענן, דוא״ל, ניהול מסמכים, מסרים מאובטחים וגיבוי, הפועלים כמעבדי נתונים מטעמנו לפי חוזים בכתב;
• צדדים נגדיים ויועציהם — כאשר שיתוף המידע נחוץ להשלמת עסקה שאתה צד לה;
• ספקי סנקציות וסינון — למטרה המוגבלת של ביצוע בדיקות ציות;
• חליפים בזכות — במקרה של ארגון מחדש, מכירה או מיזוג של Polaris, בכפוף להגנות סודיות מקבילות.

9. העברות חוצות גבולות

9.1. Polaris פועלת מאיחוד האמירויות הערביות ומשרתת לקוחות ברחבי העולם. מתן השירותים עשוי לחייב העברת מידע אישי לתחומי שיפוט מחוץ לאיחוד האמירויות, לרבות קפריסין, שווייץ וכל תחום שיפוט אחר שיש לו זיקה ללקוח או לעסקה.

9.2. מקום שמידע אישי מועבר לתחום שיפוט שמשרד המידע של איחוד האמירויות לא הכיר בו כמקנה רמת הגנה נאותה, ניישם אמצעי הגנה מתאימים בהתאם לסעיף 22 לחוק הגנת המידע, ובכלל זה, לפי העניין, תניות חוזיות סטנדרטיות, כללים תאגידיים מחייבים או הסכמתך המפורשת לאחר מתן הודעה מתאימה.

10. תקופות שמירה

אנו שומרים מידע אישי אך ורק למשך הזמן הנחוץ להגשמת המטרות שלשמן נאסף, לרבות קיום כל חובה חוקית, רגולטורית, חשבונאית או חובת דיווח. תקופות השמירה המנחות הן:

• רשומות איסור הלבנת הון ורשומות התקשרות — חמש (5) שנים לפחות מסיום ההתקשרות, בהתאם לצו-חוק פדרלי מס׳ 20 לשנת 2018;
• רשומות מס חברות, מע״מ וחשבונאות — שבע (7) שנים לפחות מתום תקופת המס הנוגעת בדבר, בהתאם לצו-חוק פדרלי מס׳ 47 לשנת 2022 ולצו-חוק פדרלי מס׳ 8 לשנת 2017;
• רשומות התקשרות אחרות עם לקוחות — נשמרות למשך תקופת ההתקשרות בתוספת תקופת ההתיישנות החוקית החלה;
• מידע שיווקי — נשמר עד לביטול הסכמתך, בתוספת פרק זמן סביר ליישום הביטול;
• מידע ניתוח אתר — נשמר בצורה מצרפית בלבד לאחר שלושה עשר (13) חודשים ממועד איסופו.

11. זכויותיך כנושא הנתונים

בכפוף לתנאים ולסייגים שבחוק הגנת המידע, עומדות לך הזכויות הבאות:

• זכות עיון — לקבל אישור אם אנו מעבדים את המידע האישי שלך, וכן עותק ממידע זה;
• זכות תיקון — לבקש תיקון של מידע אישי שאינו מדויק או שאינו שלם;
• זכות מחיקה — לבקש מחיקת מידע אישי מקום שהעיבוד אינו נחוץ עוד או חסר בסיס חוקי;
• זכות להגבלת עיבוד — לבקש את הגבלת העיבוד בנסיבות מסוימות;
• זכות לניוד מידע — לקבל את המידע האישי בפורמט מובנה, נפוץ וקריא במכונה;
• זכות התנגדות — להתנגד לעיבוד המבוסס על אינטרסים לגיטימיים, לשיווק ישיר או לקבלת החלטות אוטומטית;
• זכות לחזרה מהסכמה — בלא לפגוע בחוקיות העיבוד שבוצע לפני החזרה;
• זכות להגשת תלונה — למשרד המידע של איחוד האמירויות (ראו סעיף 18).

זכויות מסוימות כפופות להגבלות מקום שמימוש הזכות יעמוד בסתירה לחובותינו החוקיות (כגון שמירת רשומות איסור הלבנת הון) או יפגע בזכויותיהם של צדדים שלישיים.

12. כיצד לממש את זכויותיך

למימוש כל אחת מן הזכויות המפורטות בסעיף 11, יש לשלוח בקשה בכתב לכתובת legal@polaris.ae, ולצרף אליה מידע מספיק לאימות זהותך ולזיהוי המידע האישי הנוגע בדבר. נשתדל להשיב בתוך שלושים (30) ימים ממועד קבלת בקשה מלאה. במקרים מורכבים נוכל להאריך תקופה זו בשלושים (30) ימים נוספים, לאחר שניתן לך על כך הודעה.

13. עוגיות, מעקב וניתוח

סעיף זה מפרט את מדיניות העוגיות המלאה של Polaris Corporate Services FZ-LLC לאתר polaris.ae. הוא מהווה חלק ממדיניות פרטיות זו, ויש לקראו יחד עמה. ההפניות ל"מדיניות זו" להלן מתייחסות למדיניות הפרטיות והעוגיות המאוחדת.

13.1 אודות מדיניות זו

מדיניות עוגיות זו מסבירה כיצד Polaris Corporate Services FZ-LLC משתמשת בעוגיות ובטכנולוגיות דומות באתר polaris.ae. היא משלימה את מדיניות הפרטיות שלנו, ויש לקראה יחד עמה. מדיניות העוגיות מוצאת בהתאם לצו-חוק פדרלי מס׳ 45 לשנת 2021 בעניין הגנת מידע אישי (חוק הגנת המידע) ולצו-חוק פדרלי מס׳ 46 לשנת 2021 בעניין עסקאות אלקטרוניות ושירותי אמון.

13.2 מהן עוגיות

עוגייה היא קובץ טקסט קטן שאתר שומר במכשירך בעת הביקור בו. העוגיות משמשות באופן נרחב כדי לאפשר את פעולת האתר, לזכור את העדפותיך, לתמוך בניתוח ולספק פונקציות לאורך מספר הפעלות. עוגיות עשויות להיקבע בידי מפעיל האתר ("צד ראשון") או בידי שירות של צד שלישי שבו נעזר המפעיל ("צד שלישי"). עוגיות עשויות להישמר במכשירך עד לפקיעת תוקפן או עד שתמחק אותן ("עוגיות מתמשכות"), או למשך הפעלת גלישה אחת בלבד ("עוגיות הפעלה").

13.3 קטגוריות העוגיות שבהן אנו משתמשים

13.3.1. עוגיות חיוניות. עוגיות אלה הכרחיות לתפעול האתר ולא ניתן לבטלן. הן מאפשרות ניווט באתר, התחברות מאובטחת (במקום שהדבר רלוונטי), שליחת טופסי יצירת קשר ושמירת העדפותיך בנוגע להסכמה לעוגיות. עוגיות אלה אינן מאחסנות מידע שיווקי המזהה אותך אישית.

13.3.2. עוגיות העדפה ופונקציונליות. עוגיות אלה זוכרות את הבחירות שאתה עושה באתר (למשל, העדפת השפה שלך). הן מאפשרות חוויית שימוש מותאמת יותר, אך אינן הכרחיות לתפעול האתר.

13.3.3. עוגיות ניתוח. עוגיות אלה מאפשרות לנו לספור ביקורים, לזהות תוכן פופולרי ולהבין כיצד משתמשים מנווטים באתר. המידע הנאסף הוא מצרפי ומשמש לשיפור האתר בלבד. אנו נעזרים בכלי ניתוח של צד ראשון מקום שהדבר אפשרי באופן סביר.

13.3.4. עוגיות שיווק. איננו קובעים כיום עוגיות שיווק באתר, ואיננו מתירים לרשתות פרסום של צדדים שלישיים לעשות כן.

13.4 העוגיות הספציפיות שבשימוש

העוגיות העיקריות הנקבעות כיום באתר הן:

polaris_cookie_consent — צד ראשון, מתמשכת (12 חודשים). רושמת את בחירותיך בנוגע להסכמה לעוגיות.

polaris_lang — צד ראשון, מתמשכת (12 חודשים). רושמת את שפת הממשק שבחרת.

polaris_session — צד ראשון, להפעלה בלבד. שומרת על מצב הפעלה בסיסי.

_ga, _gid, _gat — צד שלישי (Google Analytics), מתמשכות (עד 24 חודשים עבור _ga). משמשות בניתוח מצרפי אך ורק אם נתת הסכמה לעוגיות ניתוח.

13.5 עוגיות צד שלישי וניתוח

כאשר אנו נעזרים בשירות ניתוח או בשירות לאספקת תוכן של צד שלישי (כגון Google Analytics או רשת לאספקת גופנים), אותו צד שלישי עשוי לקבוע עוגיות במכשירך. עיבוד המידע האישי בידי צדדים שלישיים אלה כפוף למדיניות הפרטיות שלהם. אנו משתדלים להגדיר שירותים אלה במצב המגן על הפרטיות (לרבות הסתרת כתובת ה-IP, מקום שהדבר אפשרי).

13.6 ניהול העדפות העוגיות שלך

באפשרותך לנהל את העדפות העוגיות שלך בשלוש דרכים:

1. מחוון העוגיות. בעת הביקור הראשון באתר, מחוון העוגיות מאפשר לך לקבל עוגיות שאינן חיוניות, לדחותן או להתאימן אישית. באפשרותך לעיין מחדש בבחירותיך בכל עת באמצעות לחיצה על קישור העדפות העוגיות שבתחתית העמוד.
2. הגדרות הדפדפן. רוב הדפדפנים מאפשרים לך לשלוט בעוגיות באמצעות תפריט ההגדרות, לרבות חסימת כל העוגיות, מחיקת עוגיות קיימות או קבלת התראה לפני קביעת עוגייה. מומלץ לעיין בתיעוד הדפדפן שברשותך.
3. כלים לביטול הסכמה. לעניין כלי ניתוח של צד שלישי, באפשרותך להתקין תוספי דפדפן לביטול הסכמה שמספק אותו צד שלישי (למשל, תוסף הדפדפן לביטול הסכמה של Google Analytics).

יש לשים לב כי השבתת עוגיות חיוניות תפגע בתפעול האתר.

13.7 אותות "Do Not Track"

דפדפנים מסוימים משדרים אותות "Do Not Track". מאחר שאין תקן מוסכם וכלל-עולמי לאופן שבו אתרים אמורים להגיב לאותות אלה, האתר אינו מגיב כיום לאותות Do Not Track. עם זאת, אנו מכבדים את הבחירות שרשמת באמצעות מחוון העוגיות.

13.8 עדכונים למדיניות זו

מדיניות עוגיות זו נסקרת מעת לעת ועשויה להתעדכן כדי לשקף שינויים בעוגיות שבהן אנו משתמשים או בדין החל. הגרסה הנוכחית, לצד מועד כניסתה לתוקף, זמינה באתר.

14. אבטחה

יישמנו אמצעים טכניים וארגוניים שנועדו להגן על מידע אישי מפני השמדה מקרית או בלתי חוקית, אובדן, שינוי, גילוי או גישה בלתי מורשים. אמצעים אלה כוללים אחסון והעברה מוצפנים, בקרות גישה המבוססות על עקרון ההרשאה המזערית, הפרדת תפקידים, אימות רב-שלבי לחשבונות בעלי הרשאות, גיבויים שוטפים, נהלים לתגובה לאירועי אבטחה והתחייבויות סודיות של העובדים. על אף אמצעים אלה, אין שיטת העברה או אחסון בטוחה לחלוטין, ואין באפשרותנו להבטיח אבטחה מוחלטת של מידע אישי.

15. קטינים

שירותינו אינם מיועדים לקטינים, והאתר אינו מיועד לשימושו של מי שטרם מלאו לו שמונה-עשרה (18) שנים. איננו אוספים ביודעין מידע אישי מקטינים, למעט בעניינים של ערבות משפחתית והגירה, שבהם ההורה או האפוטרופוס החוקי של הקטין הוא הלקוח ומסר הוראה כדין.

16. קבלת החלטות אוטומטית

איננו מקבלים החלטות לגביך, שיש להן תוצאות משפטיות או השפעה מהותית עליך, על יסוד עיבוד אוטומטי בלבד. כלים לסינון סנקציות ולניתוח עשויים לשמש בסיס לבחינה ידנית בידי אנשי מקצוע מוסמכים, אולם ההחלטות הסופיות מתקבלות בידי אדם.

17. עדכונים למדיניות זו

מדיניות זו נסקרת אחת לשנה לפחות, ועשויה להתעדכן כדי לשקף שינויים בנהלי העבודה שלנו או בדין החל. הגרסה הנוכחית, לצד מועד כניסתה לתוקף, זמינה באתר. מקום שהשינויים מהותיים, נמסור הודעה סבירה על כך (שעשויה לכלול פרסום הודעה באתר או, מקום שהדבר מתאים, פנייה ישירה אליך).

18. תלונות ורשות הפיקוח

אם לדעתך עיבוד המידע האישי שלך בידינו אינו עולה בקנה אחד עם חוק הגנת המידע או עם מדיניות זו, באפשרותך להגיש לנו תלונה לכתובת legal@polaris.ae. אנו נברר את התלונה ונשיב לך בהתאם לנוהל הטיפול בתלונות שלנו.

כמו כן עומדת לך הזכות להגיש תלונה למשרד המידע של איחוד האמירויות, רשות הפיקוח שהוקמה מכוח חוק הגנת המידע.