בהיותה ספק שירותי נאמנות וחברות (TCSP) ו-Designated Non-Financial Business or Profession (DNFBP), פולאריס כפופה למסגרת מחמירה למניעת הלבנת הון, מימון טרור ומימון הפצה. הודעה זו מתארת את חובותינו ואת הנדרש מלקוחות.
Polaris Corporate Services FZ-LLC היא ספק שירותי נאמנות וחברות (TCSP) מורשה ו-Designated Non-Financial Business or Profession ("DNFBP") לעניין משטר איסור הלבנת ההון של איחוד האמירויות. פולאריס מפוקחת כ-DNFBP על ידי משרד הכלכלה של איחוד האמירויות, ורשומה במערכת goAML של היחידה למודיעין פיננסי. הודעה זו מתארת כיצד אנו ממלאים את חובותינו בתחומי איסור הלבנת הון, מימון טרור ומימון הפצה, ואת הנדרש מהלקוחות לצורך כך.
המסגרת המשפטית החלה על פעילות פולאריס כוללת:
אנו מחויבים ליישם בדיקת נאותות לכל לקוח מתעניין וקיים, לפני יצירת ההתקשרות ולפני ביצוע כל עסקה מהותית. CDD כוללת: (1) זיהוי ואימות זהות הלקוח; (2) זיהוי ואימות (בגישה מבוססת סיכון) של הנהנה(ים) הסופי(ים); (3) הבנת מהותה ומטרתה של מערכת היחסים העסקית המוצעת; (4) הבנת מקור הכספים ומקור ההון הקשורים להתקשרות, בגישה מבוססת סיכון.
אנו מיישמים בדיקת נאותות מוגברת בתרחישים בעלי סיכון גבוה יותר, ובכלל זה ללא הגבלה: (1) אנשים בעלי משרה ציבורית בולטת, בני משפחתם ומקורבים ידועים; (2) לקוחות או צדדים נגדיים תושבי או הקשורים לתחומי שיפוט המוגדרים על ידי FATF או איחוד האמירויות כבעלי סיכון גבוה; (3) עסקאות מורכבות או בהיקף חריג ללא תכלית מסחרית נראית; (4) מבנים הכוללים מסמכים על שם המוכ"ז או בעלי מניות מטעם; (5) לקוחות עם פרסומים שליליים או טענות ממקורות פתוחים בנוגע לעבירות כלכליות; (6) כל מקרה אחר שבו, לאחר הערכה מבוססת סיכון, מוצדקת בדיקה נוספת.
לצורך השלמת CDD או EDD, אנו מבקשים בדרך כלל:
עבור יחידים: עותק מאושר של דרכון; עותק מאושר של תעודת זהות לאומית (למשל Emirates ID); חשבון שירות עדכני, דף חשבון בנק או הוכחת כתובת מגורים אחרת (שהונפק בשלושת החודשים האחרונים); קורות חיים או סיכום רקע מקצועי; מספר(י) זיהוי מס; ותצלום עדכני.
עבור תאגידים: תעודת התאגדות; תקנון/מסמכי יסוד (או מקבילם); תעודת תוקף או "good standing"; תרשים בעלות ושליטה עד לנהנה(ים) הסופי(ים) (UBO); CDD על UBOs ועל הדירקטורים והחתומים המורשים; דוחות כספיים מבוקרים (כשזמינים); רישיונות רגולטוריים (במידת הצורך); והחלטות המאשרות התקשרות עם פולאריס.
עבור נאמנויות וקרנות: מסמך הנאמנות או אמנת הקרן; תיעוד המעיד על הנושה, הנאמנים, חברי המועצה, המגן והנהנים; ומסמכים הנדרשים לכל נאמן תאגידי.
המסמכים יוגשו כעותקים מאושרים נאמנים למקור או כמקור, כפי שנדרוש באופן סביר. אנו שומרים לעצמנו את הזכות לבקש מידע נוסף או משלים בכל עת, לרבות ממקורות פתוחים או משירותי אימות צד שלישי.
עבור התקשרויות הכוללות סכומים, מבנים או עסקאות מהותיות, נדרוש מידע וראיות מסמכיות בדבר מקור הכספים ומקור ההון, ובכלל זה (לפי הרלוונטי): הכנסה מעבודה (תלושי שכר עדכניים, חוזה עבודה), הכנסה עסקית (דוחות מבוקרים, החלטות חלוקת רווחים), תמורה ממכירת נכס (חוזה מכר, אישור בנקאי), תשואות השקעה (דפי תיק), ירושה (מסמכי עיזבון) או מקור חוקי אחר. אנו רשאים שלא לפעול כאשר מקור הכספים או ההון אינו ניתן להוכחה משביעת רצון.
אדם בעל משרה ציבורית בולטת (PEP) הוא אדם פרטי המכהן או שכיהן בתפקיד ציבורי בכיר. PEP, בני משפחתם ומקורביהם הידועים כפופים לבדיקת נאותות מוגברת לפי החלטת מועצת השרים מס' 10 לשנת 2019. התקשרות עם PEP מצריכה אישור הנהלה בכירה בפולאריס ופיקוח מוגבר רציף לאורך כל מערכת היחסים.
אנו מבצעים סינון של כל לקוח מתעניין, נהנה סופי, חתום מורשה, צד נגדי ואדם קשור — מול (ללא הגבלה) רשימת הסנקציות המאוחדת של האו"ם, רשימת הסנקציות הפיננסיות הממוקדות המקומיות של איחוד האמירויות, רשימת SDN של OFAC, רשימת הסנקציות המאוחדת של HM Treasury הבריטי, ורשימת הסנקציות הפיננסיות המאוחדת של האיחוד האירופי. הסינון מתבצע בעת הכניסה למערכת ובאופן תקופתי לאחר מכן. התאמה חיובית תוביל להקפאה מיידית של כל הכספים וההתקשרויות הקשורים, לפי הדין הרלוונטי של איחוד האמירויות, ולדיווח למשרד הביצועי של איחוד האמירויות לפיקוח ואי-הפצה.
אנו עוקבים אחר מערכות יחסי לקוח לאורך כל חייהן, לרבות רענון תקופתי של תיעוד ה-CDD בתדירות מבוססת סיכון (שנתי ללקוחות בסיכון נמוך, תכוף יותר ליחסים בסיכון גבוה), סקירות אירוע-מפעיל בעקבות שינויים מהותיים (כגון שינוי בעלות סופית, אזרחות, מקום מגורים, פעילות עסקית, או עסקה משמעותית), ומעקב עסקאות מתמשך.
כאשר לפולאריס יש יסוד סביר לחשד שכספים, עסקה או פעילות קשורים להלבנת הון, מימון טרור, מימון הפצה או עבירת מקור — אנו מחויבים בחוק להגיש דוח עסקה חשודה (STR) או דוח פעילות חשודה (SAR) ליחידה למודיעין פיננסי של איחוד האמירויות באמצעות פלטפורמת goAML ללא דיחוי. לא נבקש את הסכמת הלקוח לפני ההגשה, וייתכן שלא נוכל לפי חוק לאשר אם דוח כזה הוגש.
צו-החוק הפדרלי מס' 20 לשנת 2018 אוסר על פולאריס וצוותה לחשוף לנושא של דוח עסקה חשודה, או לצד שלישי כלשהו, את עצם הגשת הדוח או אפשרות הגשתו, או את עצם קיום או אפשרות קיום של חקירה בתחום איסור הלבנת ההון. כלל זה ידוע ככלל "אי-טיפינג-אוף" (no-tipping-off).
אנו שומרים מסמכי CDD/EDD, רשומות עסקאות וראיות תומכות לתקופה של לפחות חמש (5) שנים מסיום ההתקשרות או העסקה הרלוונטית, לפי סעיף 16 לצו-החוק הפדרלי מס' 20 לשנת 2018, ולכל תקופה ארוכה יותר הנדרשת בחוק אחר חל (לרבות תקופת שמירה של שבע שנים על פי דיני חשבונאות ומס חברות).
פולאריס שומרת לעצמה את הזכות המוחלטת, לפי שיקול דעתה הבלעדי וללא חובה לנמק, ל: (1) סרב להיכנס להתקשרות פוטנציאלית; (2) להשעות או להפסיק התקשרות קיימת; או (3) לסרב לפעול לפי הוראה מסוימת — מקום שלפי שיקול דעתנו הסביר הדבר היה מחשף את פולאריס לסיכון מהותי בתחומי איסור הלבנת הון, סנקציות, רגולציה או מוניטין.
בהתקשרות עם פולאריס, הלקוח מתחייב: (1) לספק מידע ומסמכים מדויקים, עדכניים ומלאים בתגובה לבקשות CDD, EDD ומעקב מתמשך; (2) להודיע לפולאריס מיד על כל שינוי במידע שמסר קודם; (3) להימנע מהחזקה או העברה של רכוש ממקור בלתי חוקי דרך כל מבנה המנוהל או מנוהל מינהלית בידי פולאריס; ו-(4) לשתף פעולה במלואו בכל בדיקה, ביקורת או חקירה הנדרשות בחוק מפולאריס על ידי רשות מוסמכת.
מידע אישי הנאסף לצרכי איסור הלבנת הון מעובד בהתאם למדיניות הפרטיות שלנו ולחוק הגנת הפרטיות של איחוד האמירויות (צו-חוק פדרלי מס' 45 לשנת 2021). הבסיס המשפטי הוא מילוי חובה חוקית. רשומות CDD כפופות לסודיות מקצועית, למעט מקום בו הגילוי נדרש על פי חוק או צו בית משפט.