Als Trust- und Unternehmensdienstleister (TCSP) und Designated Non-Financial Business or Profession (DNFBP) unterliegt Polaris strengen gesetzlichen Vorgaben zur Verhinderung von Geldwäsche, Terrorismusfinanzierung und Proliferationsfinanzierung. Dieser Hinweis erläutert unsere Pflichten und das, was wir dafür von unseren Mandanten benötigen.
Polaris Corporate Services FZ-LLC ist ein lizenzierter Trust- und Unternehmensdienstleister (TCSP) und gilt im Rahmen des Geldwäschepräventionsregimes der Vereinigten Arabischen Emirate als Designated Non-Financial Business or Profession („DNFBP"). Polaris wird in ihrer DNFBP-Eigenschaft vom VAE-Ministerium für Wirtschaft beaufsichtigt und ist auf der goAML-Meldeplattform der Financial Intelligence Unit registriert. Dieser Hinweis beschreibt, wie wir unsere Pflichten zur Verhinderung von Geldwäsche, Terrorismusfinanzierung und Proliferationsfinanzierung erfüllen und was wir von Mandanten benötigen, um dies tun zu können.
Der Rechtsrahmen, innerhalb dessen Polaris tätig ist, umfasst insbesondere:
Wir sind verpflichtet, vor Aufnahme einer Mandatsbeziehung und vor jeder wesentlichen Transaktion Sorgfaltspflichten gegenüber jedem potenziellen und bestehenden Mandanten anzuwenden. CDD umfasst: (i) Identifizierung und Verifizierung des Mandanten; (ii) Identifizierung und – risikobasiert – Verifizierung des/der wirtschaftlich Berechtigten; (iii) Verständnis der Art und des Zwecks der vorgeschlagenen Geschäftsbeziehung; und (iv) – risikobasiert – Verständnis der Mittel- und Vermögensherkunft, die mit dem Mandat in Verbindung stehen.
Wir wenden verstärkte Sorgfaltspflichten (EDD) in Konstellationen mit erhöhtem Risiko an, insbesondere: (i) politisch exponierte Personen sowie deren Familienmitglieder und nahestehende Personen; (ii) Mandanten oder Gegenparteien mit Sitz in oder Bezug zu Rechtsordnungen, die von der FATF oder den VAE als Hochrisikoländer eingestuft werden; (iii) komplexe oder ungewöhnlich umfangreiche Transaktionen ohne erkennbaren wirtschaftlichen Zweck; (iv) Strukturen mit Inhaberinstrumenten oder Nominee-Gesellschaftern; (v) Mandanten, die negativen Medienberichten oder Open-Source-Vorwürfen von Finanzkriminalität ausgesetzt sind; sowie (vi) jede andere Konstellation, in der nach risikobasierter Beurteilung zusätzliche Sorgfalt geboten ist.
Zur Durchführung von CDD oder EDD verlangen wir in der Regel Folgendes:
Bei natürlichen Personen: beglaubigte Kopie des Reisepasses; beglaubigte Kopie des nationalen Identitätsausweises (z. B. Emirates ID); aktuelle Versorger-Abrechnung, Kontoauszug oder anderer Nachweis der Wohnanschrift (ausgestellt innerhalb der letzten drei Monate); Lebenslauf oder berufliche Zusammenfassung; Steueridentifikationsnummer(n); und aktuelles Lichtbild.
Bei juristischen Personen: Gründungsurkunde; Gesellschaftsvertrag/Satzung (oder Entsprechendes); Certificate of Incumbency oder Good-Standing-Bescheinigung; Eigentums- und Kontrollübersicht bis zu den wirtschaftlich Berechtigten (UBOs); CDD zu UBOs sowie Direktoren und Bevollmächtigten; geprüfte Jahresabschlüsse (soweit verfügbar); regulatorische Lizenzen (soweit zutreffend); und Beschlüsse zur Beauftragung von Polaris.
Bei Trusts und Stiftungen: Trusturkunde oder Stiftungsverfassung; Dokumentation zu Settlor, Trustees, Stiftungsrat, Protector und Begünstigten; sowie die für einen etwaigen Corporate Trustee erforderlichen Dokumente.
Dokumente müssen als beglaubigte Kopien oder Originale vorgelegt werden, wie wir es vernünftigerweise verlangen. Wir behalten uns vor, jederzeit weitere oder ergänzende Informationen anzufordern, einschließlich aus öffentlich zugänglichen Quellen oder von Drittverifizierungsdiensten.
Bei Mandaten, die wesentliche Beträge, Strukturen oder Transaktionen betreffen, fordern wir Informationen und Belege zur Mittel- und Vermögensherkunft an, insbesondere (soweit zutreffend): Erwerbseinkommen (aktuelle Gehaltsabrechnungen, Arbeitsvertrag), unternehmerisches Einkommen (geprüfte Jahresabschlüsse, Gewinnausschüttungsbeschlüsse), Erlöse aus dem Verkauf eines Vermögensgegenstands (Kaufvertrag, Bankbestätigung), Erträge aus Anlagen (Broker-Auszüge), Erbschaft (Erbnachweise) oder eine andere rechtmäßige Quelle. Wir können die Übernahme eines Mandats ablehnen, sofern Mittel- oder Vermögensherkunft nicht hinreichend belegt werden können.
Eine politisch exponierte Person ist eine natürliche Person, die ein herausgehobenes öffentliches Amt innehat oder innehatte. PEP sowie deren Familienmitglieder und bekanntermaßen nahestehende Personen unterliegen gemäß Kabinettsbeschluss Nr. 10 von 2019 verstärkten Sorgfaltspflichten. Die Übernahme eines Mandats für eine PEP bedarf der Zustimmung der Geschäftsleitung von Polaris und einer fortlaufenden verstärkten Überwachung der Beziehung.
Wir gleichen jeden potenziellen Mandanten, jeden wirtschaftlich Berechtigten, Bevollmächtigten, jede Gegenpartei und verbundene Person ab – unter anderem mit der konsolidierten Sanktionsliste der Vereinten Nationen, der VAE-Liste lokaler gezielter finanzieller Sanktionen, der OFAC-SDN-Liste, der konsolidierten Sanktionsliste des britischen HM Treasury sowie der konsolidierten Sanktionsliste der Europäischen Union. Die Prüfung erfolgt beim Onboarding und periodisch danach. Ein positiver Treffer führt zur unverzüglichen Sperrung sämtlicher verbundenen Mittel und Mandate gemäß anwendbarem VAE-Recht sowie zur Meldung an das VAE Executive Office for Control and Non-Proliferation.
Wir überwachen Mandatsbeziehungen während ihrer gesamten Dauer, einschließlich periodischer Aktualisierung der CDD-Dokumentation auf risikobasierter Frequenz (jährlich bei Mandanten mit geringem Risiko, häufiger bei Beziehungen mit höherem Risiko), Trigger-Event-Reviews nach wesentlichen Änderungen (z. B. Änderung der wirtschaftlichen Berechtigung, Staatsangehörigkeit, Wohnsitz, Geschäftstätigkeit oder bedeutende Transaktion) sowie laufender Transaktionsüberwachung.
Soweit Polaris hinreichende Gründe zum Verdacht hat, dass Mittel, eine Transaktion oder eine Aktivität in Zusammenhang mit Geldwäsche, Terrorismusfinanzierung, Proliferationsfinanzierung oder einer Vortat steht, sind wir gesetzlich verpflichtet, ohne Verzögerung eine Verdachtsmeldung (STR) oder Verdachtsanzeige (SAR) bei der VAE Financial Intelligence Unit über die goAML-Plattform einzureichen. Wir holen vor Einreichung keine Zustimmung des Mandanten ein und sind gesetzlich möglicherweise nicht befugt zu bestätigen, ob eine solche Meldung erfolgt ist.
Bundesgesetzes-Dekret Nr. 20 von 2018 untersagt Polaris und ihren Mitarbeitern, dem Gegenstand einer Verdachtsmeldung oder Dritten gegenüber offenzulegen, dass eine solche Meldung erfolgt ist oder erfolgen kann oder dass eine AML-Ermittlung im Gange oder zu erwarten ist. Dies wird als „Tipping-off-Verbot" bezeichnet.
Wir bewahren CDD/EDD-Dokumentation, Transaktionsunterlagen und Belege für mindestens fünf (5) Jahre ab Ende des betreffenden Mandats oder der Transaktion auf, in Übereinstimmung mit Artikel 16 des Bundesgesetzes-Dekrets Nr. 20 von 2018, und für jede weitergehende Frist, die andere anwendbare Gesetze fordern (einschließlich der siebenjährigen Aufbewahrungsfrist nach Buchhaltungs- und Körperschaftsteuerrecht).
Polaris behält sich das uneingeschränkte Recht vor, nach eigenem Ermessen und ohne Begründungspflicht, (i) die Aufnahme eines potenziellen Mandats abzulehnen; (ii) ein bestehendes Mandat auszusetzen oder zu beenden; oder (iii) die Ausführung einer konkreten Weisung zu verweigern, wenn dies nach unserer vernünftigen Einschätzung Polaris einem wesentlichen AML-, Sanktions-, Aufsichts- oder Reputationsrisiko aussetzen würde.
Mit der Mandatsannahme verpflichtet sich der Mandant, (i) zutreffende, aktuelle und vollständige Informationen und Dokumente in Erwiderung auf CDD-, EDD- und laufende Überwachungsanforderungen bereitzustellen; (ii) Polaris unverzüglich über jede Änderung der zuvor mitgeteilten Informationen zu unterrichten; (iii) keine Vermögenswerte rechtswidrigen Ursprungs über eine von Polaris verwaltete oder betreute Struktur zu halten oder zu übertragen; und (iv) bei jeder rechtmäßig von einer zuständigen Behörde geforderten Prüfung, Audit oder Untersuchung von Polaris umfassend mitzuwirken.
Personenbezogene Daten, die für AML-Zwecke erhoben werden, werden gemäß unserer Datenschutzerklärung und dem VAE-Datenschutzgesetz (Bundesgesetzes-Dekret Nr. 45 von 2021) verarbeitet. Rechtsgrundlage ist die Erfüllung einer rechtlichen Verpflichtung. CDD-Unterlagen unterliegen der beruflichen Verschwiegenheit, soweit eine Offenlegung nicht gesetzlich oder gerichtlich angeordnet ist.