Unterstützung des Verwaltungsrats, gesetzliche Einreichungen, Governance-Beratung und Sekretariatsdienste für Gesellschaften in DIFC, ADGM und Offshore-Rechtsordnungen.
Eine wirksame Unternehmensführung verlangt mehr als gute Absichten. Sie verlangt administrative Sorgfalt, ein waches Bewusstsein für regulatorische Anforderungen und die zuverlässige Erfüllung gesetzlicher Pflichten. Das Gesellschaftssekretariat bildet das Rückgrat jeder gut geführten Gesellschaft: Es sorgt dafür, dass Beschlüsse des Verwaltungsrats ordnungsgemäß protokolliert werden, gesetzliche Einreichungen fristgerecht erfolgen und die eingetragenen Angaben der Gesellschaft stets aktuell bleiben.
Gerade Gesellschaften in DIFC und ADGM profitieren von einem professionellen Sekretariat, denn die Aufsichtsbehörden dieser Finanzplätze stellen detaillierte Anforderungen an die Governance. Die Einreichung von Jahresberichten, die Meldung neuer Direktoren, die Eintragung von Anteilsübertragungen und die Offenlegung der wirtschaftlich Berechtigten verlangen allesamt eine sorgfältige Betreuung.
Polaris übernimmt das laufende Gesellschaftssekretariat und verbindet die administrative Umsetzung mit fundierter Governance-Beratung: Wir helfen Verwaltungsräten, ihre Pflichten zu verstehen, ihre Entscheidungsprozesse klar zu strukturieren und die Unternehmensunterlagen so zu führen, wie Aufsichtsbehörden und Wirtschaftsprüfer sie erwarten.
Die Antworten stützen sich auf die veröffentlichten Regeln der Behörden und Aufsichtsstellen der VAE. Jede Antwort verlinkt auf ihre amtliche Quelle. Zuletzt geprüft am 5. November 2026.
Als benannter Funktionsträger selten, die Pflichten bestehen jedoch unabhängig davon. Im ADGM ist ein Gesellschaftssekretär nur für eine Public Company Limited by Shares zwingend; die Leitlinien des ADGM zu den Rechtsformen vermerken den Sekretär für eine Private Company Limited by Shares als nicht verpflichtend, wobei er bestellt werden kann und eine natürliche oder juristische Person sein darf. Ob der Titel verwendet wird oder nicht: Jede Gesellschaft muss ihre Versammlungen abhalten, ihre Register führen, ihre Bestätigungen und Abschlüsse einreichen und dem Registerführer Änderungen fristgerecht melden – und die Bußgelder für Versäumnisse treffen die Gesellschaft und ihre Organe. Genau diese Funktion erbringen wir: eine verantwortliche Stelle für den gesetzlichen Kalender einer Gesellschaft in DIFC, ADGM, einer Freizone, auf dem Festland oder offshore.
Quellen: ADGM — Gründung im ADGM – Häufig gestellte Fragen (FAQs); ADGM Registration Authority — Leitlinien zu den Rechtsformen (abgerufen am 24. Oktober 2026)
Innerhalb von vier Monaten nach Ende ihres Geschäftsjahres. Artikel 92 des Bundesgesetzesdekrets Nr. 32 von 2021 über Handelsgesellschaften verpflichtet den Geschäftsführer oder Verwaltungsrat einer LLC, die Gesellschafterversammlung mindestens einmal jährlich innerhalb der vier Monate nach Geschäftsjahresende einzuberufen; bei Geschäftsjahresende am 31. Dezember heißt das eine Versammlung mit unterzeichnetem Protokoll bis zum 30. April. Die verspätete Einberufung ist ein tabellierter Verstoß nach dem Kabinettsbeschluss Nr. 102 von 2022, der aktuellen Bußgeldliste (sie hat den Beschluss Nr. 78 von 2022 ersetzt): Beim ersten Verstoß ergeht eine schriftliche Verwarnung mit 30 Tagen zur Behebung, bei Wiederholung die für eine LLC vorgesehene Geldbuße von AED 5.000. Wir erstellen Einladung, Tagesordnung, Beschlüsse und Protokoll und verwahren den unterzeichneten Satz.
Quellen: Regierung der VAE (uaelegislation.gov.ae) — Bundesgesetzesdekret Nr. (32) von 2021 über Handelsgesellschaften; Kabinett der VAE (uaelegislation.gov.ae) — Kabinettsbeschluss Nr. (102) von 2022 über die Liste der Verwaltungsstrafen für Verstöße gegen das Bundesgesetzesdekret Nr. (32) von 2021 über Handelsgesellschaften (abgerufen am 24. Oktober 2026)
Ein Gesellschafter- oder Aktionärsregister und ein Register der wirtschaftlich Berechtigten, am Hauptsitz geführt und aktuell gehalten. Artikel 74 des Bundesgesetzesdekrets Nr. 32 von 2021 verpflichtet eine LLC, an ihrem Hauptsitz ein besonderes Gesellschafterregister zu führen. Der Kabinettsbeschluss Nr. 109 von 2023 über die Verfahren zum wirtschaftlich Berechtigten gilt für jede im Staat lizenzierte oder registrierte juristische Person, einschließlich Freizonen- und RAK-ICC-Gesellschaften, nicht aber für Einheiten in den Finanzfreizonen. Jede muss ein Gesellschafter- oder Aktionärsregister führen, das jeden treuhänderischen oder Nominee-Verwaltungsrat ausweist, ein Register der wirtschaftlich Berechtigten mit den natürlichen Personen, die 25 Prozent oder mehr besitzen oder kontrollieren, eine in den VAE ansässige Kontaktperson benennen und jede Änderung binnen 15 Tagen melden. Wir erstellen und führen diese Register.
Quellen: Regierung der VAE (uaelegislation.gov.ae) — Bundesgesetzesdekret Nr. (32) von 2021 über Handelsgesellschaften; Kabinett der VAE (uaelegislation.gov.ae) — Kabinettsbeschluss Nr. (109) von 2023 über die Regelung der Verfahren zum wirtschaftlich Berechtigten (abgerufen am 24. Oktober 2026)
Sie steigen stufenweise. Der Kabinettsbeschluss Nr. 132 von 2023 knüpft Verwaltungsstrafen an Verstöße gegen den Kabinettsbeschluss Nr. 109 von 2023: Beim ersten Verstoß ergeht eine schriftliche Verwarnung mit Frist zur Behebung, beim zweiten eine Geldbuße, beim dritten die doppelte Geldbuße mit möglicher Aussetzung der Lizenz. Wer kein Register der wirtschaftlich Berechtigten erstellt und führt, zahlt beim zweiten Verstoß AED 50.000 und beim dritten AED 100.000; wer es nicht aktualisiert, zahlt AED 15.000 und dann AED 30.000. Für das Gesellschafter- oder Aktionärsregister gelten dieselben Stufen für das Nichterstellen und für die nicht binnen 15 Tagen nach einer Änderung erfolgte Aktualisierung. Wir behandeln jede Änderung bei Eigentum, Direktoren oder Kontrolle als Auslöser, beide Register sofort zu aktualisieren.
Quelle: Kabinett der VAE (uaelegislation.gov.ae) — Tabelle zum Kabinettsbeschluss Nr. (132) von 2023 über Verwaltungsstrafen für Verstöße gegen den Kabinettsbeschluss Nr. (109) von 2023 über die Regelung der Verfahren zum wirtschaftlich Berechtigten (abgerufen am 24. Oktober 2026)
Vier Dinge, zu festen Terminen. Erstens ein Confirmation Statement nach Teil 23 der Companies Regulations 2020, das eingetragenen Sitz, Tätigkeiten, Direktoren, Sekretär und Anteilsangaben bestätigt: fällig binnen eines Monats nach dem Jahrestag der Gründung, USD 100 Gebühr, bei Verspätung USD 300 Bußgeld, das der Registrar in der Regel nicht erlassen kann. Zweitens den Jahresabschluss, binnen neun Monaten nach dem Bilanzstichtag bei einer Private Company oder LLP und sechs Monaten bei einer Public Company. Drittens die Verlängerung der Handelslizenz mit Kopie des aktuellen Büromietvertrags. Viertens die Verlängerung der Datenschutzregistrierung für USD 300. Das Confirmation Statement gilt nicht für Niederlassungen und Stiftungen, die Buchführungsunterlagen führen, ohne sie einzureichen. Wir führen diesen Kalender und reichen über die Online Registry Solution ein.
Quellen: ADGM Registration Authority — Jährliche Einreichungen im ADGM; ADGM Registration Authority — Jahresabschluss (abgerufen am 24. Oktober 2026)
Nahezu jede Änderung der Gesellschaftsangaben, die meisten binnen Tagen. Änderungen der wirtschaftlichen Berechtigung sind nach den Beneficial Ownership and Control Regulations 2022 binnen 15 Tagen zu melden; diese sehen eine Höchststrafe der Stufe 9 von USD 54.000.000 vor. Ein nicht befreites SPV oder eine Stiftung muss die Bestellung oder das Ausscheiden ihres Company Service Provider nach Section 296C der Companies Regulations 2020 binnen 14 Tagen unter Beifügung der Zustimmung des CSP anzeigen. Änderungen von Name, Satzung, eingetragenem Sitz, Kapital, Gesellschaftern, Direktoren, Sekretär, Zeichnungsberechtigten, Ratsmitgliedern und Guardians sind ereignisbezogene Einreichungen innerhalb der Fristen der Companies Regulations; die Gebührenordnung 2025 verlangt für die meisten USD 100 und warnt, dass verspätete Einreichung eine Gebühr oder Geldbuße nach sich zieht. Wir reichen sie ein, sobald sie eintreten, nicht erst bei der nächsten Verlängerung.
Quellen: ADGM Registration Authority — Wirtschaftliche Berechtigung im ADGM; ADGM Registration Authority — Leitlinien und Ressourcen zum Company-Service-Provider-Regime des ADGM (abgerufen am 24. Oktober 2026)
Beide stellen zuerst auf das Eigentum und dann auf die Kontrolle ab. Die Ultimate Beneficial Ownership Regulations 2018 des DIFC definieren den UBO als natürliche Person – ausgenommen professionelle Berater oder Manager –, die bei einer Gesellschaft unmittelbar oder mittelbar Anteile oder Stimmrechte von mindestens dem maßgeblichen Prozentsatz oder das Recht zur Bestellung oder Abberufung der Mehrheit der Direktoren besitzt oder kontrolliert; bei einer Stiftung ist es, wer erheblichen Einfluss auf das Leitungsorgan ausübt, und das Eigentum kann über beliebig viele Personen oder Gestaltungen zurückverfolgt werden. Die Beneficial Ownership and Control Regulations 2022 des ADGM erfassen jeden mit 25 Prozent oder mehr unmittelbarem oder mittelbarem Eigentum oder Stimmrechten, jede natürliche Person, die die Einheit anderweitig kontrolliert, und, falls beides fehlt, ihre Organe. Wir führen diese Analyse für jede Gesellschaft durch.
Quellen: DIFC Registrar of Companies — AML/CFT-Compliance: Sorgfaltspflichten außerhalb der Finanzdienstleistungen; ADGM Registration Authority — Wirtschaftliche Berechtigung im ADGM (abgerufen am 24. Oktober 2026)
Fünf Jahre am Hauptsitz bei einer Festlandgesellschaft, und ein Abschlussprüfer ist für jede LLC und jede Aktiengesellschaft Pflicht. Artikel 26 des Bundesgesetzesdekrets Nr. 32 von 2021 verpflichtet jede Gesellschaft, ihre Buchführungsunterlagen mindestens fünf Jahre an ihrem Hauptsitz aufzubewahren, und Artikel 27 verlangt von jeder Aktiengesellschaft und jeder Gesellschaft mit beschränkter Haftung einen oder mehrere Abschlussprüfer für die jährliche Prüfung ihrer Abschlüsse. Im ADGM muss jede Einheit angemessene, nach den International Accounting Standards erstellte Buchführungsunterlagen führen, mit einer ersten Rechnungsperiode von mehr als sechs, aber höchstens 18 Monaten ab Gründung; Einreichungs- und Prüfungsschwellen richten sich dann nach der Größe. Wir führen die Unterlagen und protokollieren die Bestellung des Abschlussprüfers.
Quellen: Regierung der VAE (uaelegislation.gov.ae) — Bundesgesetzesdekret Nr. (32) von 2021 über Handelsgesellschaften; ADGM Registration Authority — Jährliche Einreichungen im ADGM (abgerufen am 24. Oktober 2026)
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