Apoyo al consejo, presentación de documentación obligatoria, asesoramiento en gobierno corporativo y servicios de secretaría societaria para entidades de DIFC, ADGM y offshore.
Un gobierno corporativo eficaz exige mucho más que buenas intenciones: requiere precisión administrativa, conocimiento de la normativa y un cumplimiento riguroso de las obligaciones legales. La función de secretaría societaria constituye el eje del gobierno de toda entidad bien gestionada, ya que garantiza que las decisiones del consejo queden debidamente documentadas, que las presentaciones obligatorias se realicen dentro de plazo y que los datos registrales de la sociedad se mantengan siempre actualizados.
Las entidades de DIFC y ADGM se benefician especialmente de un apoyo profesional en secretaría societaria, dadas las detalladas exigencias de gobierno corporativo que imponen los reguladores de estos centros financieros. La presentación de la declaración anual, la notificación del nombramiento de consejeros, el registro de transmisiones de participaciones y la comunicación de la titularidad real requieren, todas ellas, una gestión cuidadosa.
Polaris presta servicios continuos de secretaría societaria que combinan la ejecución administrativa con el asesoramiento en gobierno corporativo. Ayudamos a los consejos a comprender sus obligaciones, a articular sus procesos de toma de decisiones y a mantener los libros y registros societarios que reguladores y auditores esperan encontrar en orden.
Respuestas basadas en las normas publicadas por las autoridades y reguladores de los EAU. Cada respuesta enlaza con su fuente oficial. Última revisión: 5 de noviembre de 2026.
Rara vez como cargo nominal, pero las obligaciones existen igualmente. En ADGM el secretario solo es obligatorio para la Public Company Limited by Shares; la guía de tipos de entidad de ADGM indica que no es obligatorio para una private company limited by shares, aunque puede nombrarse y puede ser una persona física o jurídica. Se use o no el título, toda entidad debe celebrar sus juntas, llevar sus registros, presentar sus declaraciones y cuentas y notificar los cambios al registrador a tiempo, y las multas por incumplir recaen sobre la sociedad y sus cargos. Esa es la función que prestamos: un único responsable del calendario estatutario de una entidad de DIFC, ADGM, zona franca, territorio continental u offshore.
Fuentes: ADGM — Preguntas frecuentes sobre el establecimiento en ADGM; Autoridad de Registro del ADGM — Guía de tipos de entidad jurídica (consultado el 24 de octubre de 2026)
Dentro de los cuatro meses siguientes al cierre de su ejercicio. El artículo 92 del Decreto-Ley Federal n.º 32 de 2021 sobre Sociedades Mercantiles obliga al gerente o al consejo de la LLC a convocar la junta general al menos una vez al año dentro de los cuatro meses posteriores al cierre del ejercicio, de modo que un cierre a 31 de diciembre exige una junta, con acta firmada, antes del 30 de abril. No convocarla a tiempo es una infracción tipificada en la Decisión del Consejo de Ministros n.º 102 de 2022, la lista de sanciones vigente (sustituyó a la Decisión n.º 78 de 2022): la primera infracción conlleva un apercibimiento escrito con 30 días para subsanar, y la reincidencia la multa prevista de AED 5.000 para una LLC. Preparamos la convocatoria, el orden del día, los acuerdos y el acta, y conservamos el juego firmado.
Fuentes: Gobierno de los EAU (uaelegislation.gov.ae) — Decreto-Ley Federal n.º 32 de 2021 sobre Sociedades Mercantiles; Consejo de Ministros de los EAU (uaelegislation.gov.ae) — Decisión del Consejo de Ministros n.º 102 de 2022 sobre la lista de sanciones administrativas por infracciones del Decreto-Ley Federal n.º 32 de 2021 sobre Sociedades Mercantiles (consultado el 24 de octubre de 2026)
Un libro registro de socios o accionistas y un registro de beneficiarios finales, llevados en la sede y mantenidos al día. El artículo 74 del Decreto-Ley Federal n.º 32 de 2021 obliga a la LLC a llevar en su sede un libro registro especial de socios. La Decisión del Consejo de Ministros n.º 109 de 2023 sobre los procedimientos relativos al beneficiario final se aplica a toda persona jurídica licenciada o registrada en el Estado, incluidas las sociedades de zona franca y de RAK ICC pero no las entidades de las zonas francas financieras. Cada una debe llevar un registro de socios o accionistas que consigne cualquier consejero fiduciario o nominal, un registro de beneficiarios finales con las personas físicas que posean o controlen el 25 % o más, designar a una persona de contacto residente en los EAU y presentar cualquier cambio en 15 días. Creamos y mantenemos estos registros.
Fuentes: Gobierno de los EAU (uaelegislation.gov.ae) — Decreto-Ley Federal n.º 32 de 2021 sobre Sociedades Mercantiles; Consejo de Ministros de los EAU (uaelegislation.gov.ae) — Decisión del Consejo de Ministros n.º 109 de 2023 sobre la regulación de los procedimientos relativos al beneficiario final (consultado el 24 de octubre de 2026)
Son escalonadas. La Decisión del Consejo de Ministros n.º 132 de 2023 asocia sanciones administrativas a las infracciones de la Decisión del Consejo de Ministros n.º 109 de 2023: la primera infracción conlleva un apercibimiento escrito con plazo para subsanar, la segunda una multa y la tercera el doble de la multa con posible suspensión de la licencia. No crear y mantener el registro de beneficiarios finales se multa con AED 50.000 en la segunda infracción y AED 100.000 en la tercera; no actualizarlo cuesta AED 15.000 y después AED 30.000. El registro de socios o accionistas tiene las mismas escalas por no crearlo y por no actualizarlo en los 15 días siguientes a un cambio. Tratamos cada cambio de titularidad, de administradores o de control como detonante para actualizar ambos registros a la vez.
Fuente: Consejo de Ministros de los EAU (uaelegislation.gov.ae) — Tabla anexa a la Decisión del Consejo de Ministros n.º 132 de 2023 sobre sanciones administrativas por infracciones de la Decisión del Consejo de Ministros n.º 109 de 2023 sobre los procedimientos relativos al beneficiario final (consultado el 24 de octubre de 2026)
Cuatro cosas, en fechas fijas. Primero, una declaración de confirmación conforme a la Parte 23 de las Companies Regulations 2020, que confirma el domicilio social, las actividades, los administradores, el secretario y los datos del capital: vence dentro del mes siguiente al aniversario de la constitución, cuesta USD 100 y la demora se multa con USD 300, multa que el Registrador en general no puede condonar. Segundo, las cuentas anuales, en los nueve meses siguientes a la fecha de referencia contable para una private company o LLP y en seis meses para una public company. Tercero, la renovación de la licencia comercial, con copia del contrato de oficina vigente. Cuarto, la renovación del registro de protección de datos por USD 300. La declaración de confirmación no se aplica a sucursales ni fundaciones, que llevan registros contables sin presentarlos. Gestionamos este calendario y presentamos a través de la Online Registry Solution.
Fuentes: Autoridad de Registro del ADGM — Presentaciones anuales en ADGM; Autoridad de Registro del ADGM — Cuentas anuales (consultado el 24 de octubre de 2026)
Casi cualquier cambio en los datos de la sociedad, la mayoría en cuestión de días. Los cambios de titularidad real deben comunicarse en 15 días conforme a las Beneficial Ownership and Control Regulations 2022, que prevén una multa máxima de nivel 9 de USD 54.000.000. Una SPV o fundación no exenta debe notificar el nombramiento o cese de su proveedor de servicios societarios en 14 días, con el consentimiento del CSP adjunto, conforme al artículo 296C de las Companies Regulations 2020. Los cambios de denominación, estatutos, domicilio social, capital social, accionistas, administradores, secretario, firmantes autorizados, consejeros de fundación y guardianes son presentaciones ligadas al hecho, con los plazos de las Companies Regulations; el cuadro de tasas de 2025 cobra USD 100 por la mayoría y advierte de que la presentación tardía conlleva tasa o multa. Las presentamos cuando se producen, no en la siguiente renovación.
Fuentes: Autoridad de Registro del ADGM — Titularidad real en ADGM; Autoridad de Registro del ADGM — Guía y recursos sobre el régimen de proveedores de servicios societarios de ADGM (consultado el 24 de octubre de 2026)
Ambos miran primero la propiedad y después el control. Las Ultimate Beneficial Ownership Regulations 2018 del DIFC definen al UBO como la persona física, distinta de un asesor o gestor profesional, que en una sociedad posee o controla, directa o indirectamente, acciones o derechos de voto en al menos el porcentaje relevante o el derecho a nombrar o destituir a la mayoría de los administradores; en una fundación es quien ejerce un control significativo sobre el órgano de gobierno, y la propiedad puede rastrearse a través de cualquier número de personas o estructuras. Las Beneficial Ownership and Control Regulations 2022 de ADGM alcanzan a quien tenga el 25 % o más de propiedad o derechos de voto directos o indirectos, a cualquier persona física que controle la entidad por otra vía y, en defecto de ambos, a sus cargos. Realizamos este análisis para cada entidad.
Fuentes: Registro Mercantil del DIFC — Cumplimiento AML/CFT: vigilancia de los servicios no financieros; Autoridad de Registro del ADGM — Titularidad real en ADGM (consultado el 24 de octubre de 2026)
Cinco años en la sede para una sociedad del territorio continental, y el auditor es obligatorio para toda LLC y toda sociedad anónima. El artículo 26 del Decreto-Ley Federal n.º 32 de 2021 obliga a toda sociedad a conservar sus registros contables en su sede durante al menos cinco años, y el artículo 27 exige a toda sociedad anónima y sociedad de responsabilidad limitada contar con uno o varios auditores que auditen anualmente sus cuentas. En ADGM toda entidad debe llevar registros contables adecuados conforme a las Normas Internacionales de Contabilidad, con un primer periodo de referencia contable superior a seis meses y no mayor de 18 meses desde la constitución; los umbrales de presentación y auditoría dependen después del tamaño. Llevamos los registros y dejamos constancia en acta del nombramiento del auditor.
Fuentes: Gobierno de los EAU (uaelegislation.gov.ae) — Decreto-Ley Federal n.º 32 de 2021 sobre Sociedades Mercantiles; Autoridad de Registro del ADGM — Presentaciones anuales en ADGM (consultado el 24 de octubre de 2026)
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