Como proveedor de servicios fiduciarios y societarios (TCSP) y actividad o profesión no financiera designada (DNFBP), Polaris está sujeta a un riguroso marco de prevención del blanqueo de capitales, de la financiación del terrorismo y de la financiación de la proliferación. Este Aviso explica cómo cumplimos esas obligaciones, conforme a la legislación federal de los EAU, y qué necesitamos de nuestros clientes para poder hacerlo.
Polaris Corporate Services FZ-LLC es un proveedor de servicios fiduciarios y societarios (TCSP) autorizado y una actividad o profesión no financiera designada («DNFBP») a los efectos del régimen de prevención del blanqueo de capitales de los Emiratos Árabes Unidos. En su condición de DNFBP, Polaris está supervisada por el Ministerio de Economía de los EAU y figura inscrita en la plataforma de comunicación goAML de la Unidad de Inteligencia Financiera. Este Aviso explica cómo cumplimos nuestras obligaciones en materia de prevención del blanqueo de capitales, de la financiación del terrorismo y de la financiación de la proliferación, y qué necesitamos de nuestros clientes para poder hacerlo.
El marco legal en el que Polaris opera incluye:
Estamos obligados a aplicar la diligencia debida del cliente a todo cliente, sea potencial o existente, antes de establecer cualquier mandato y antes de efectuar cualquier operación significativa. La diligencia debida comprende: (i) la identificación y verificación del cliente; (ii) la identificación y, con un enfoque basado en el riesgo, la verificación de los titulares reales últimos; (iii) la comprensión de la naturaleza y la finalidad de la relación de negocio propuesta; y (iv) la comprensión, también con un enfoque basado en el riesgo, del origen de los fondos y del origen del patrimonio vinculados al mandato.
Aplicamos una diligencia debida reforzada en los supuestos de mayor riesgo, entre los que se incluyen, sin carácter exhaustivo: (i) las personas expuestas políticamente, sus familiares y sus allegados cercanos; (ii) los clientes o las contrapartes residentes en jurisdicciones que el GAFI o los EAU hayan identificado como de alto riesgo, o vinculados a ellas; (iii) las operaciones complejas o de cuantía inusualmente elevada que carezcan de una finalidad económica aparente; (iv) las estructuras que recurran a instrumentos al portador o a accionistas fiduciarios; (v) los clientes afectados por información negativa en medios de comunicación o por imputaciones de delitos financieros procedentes de fuentes abiertas; y (vi) cualquier otra circunstancia en la que, tras una valoración basada en el riesgo, se justifique una diligencia adicional.
Para llevar a cabo la diligencia debida del cliente, ordinaria o reforzada, solemos solicitar lo siguiente:
Para personas físicas: copia compulsada del pasaporte; copia compulsada del documento nacional de identidad (por ejemplo, el Emirates ID); una factura de suministros reciente, un extracto bancario u otro justificante de domicilio (con una antigüedad máxima de tres meses); curriculum vitae o reseña de la trayectoria profesional; número o números de identificación fiscal; y una fotografía reciente.
Para personas jurídicas: certificado de constitución; escritura y estatutos sociales (o documento equivalente); certificado de vigencia o de buen estado registral; organigrama de propiedad y control hasta los titulares reales últimos (UBO); diligencia debida sobre los titulares reales, los administradores y los firmantes autorizados; cuentas anuales auditadas (cuando se disponga de ellas); licencias regulatorias (cuando proceda); y los acuerdos sociales que autoricen la contratación de Polaris.
Para fideicomisos y fundaciones: escritura del fideicomiso o carta fundacional; documentación acreditativa del constituyente (settlor), los fiduciarios, los miembros del consejo, el protector y los beneficiarios; y los documentos exigidos respecto de cualquier fiduciario que tenga forma societaria.
Los documentos deberán aportarse como copias compulsadas o como originales, según lo que razonablemente requiramos. Nos reservamos el derecho de solicitar información adicional o complementaria en cualquier momento, incluida la procedente de fuentes de acceso público o de servicios de verificación de terceros.
En los mandatos que impliquen importes, estructuras u operaciones significativos, solicitaremos información y justificación documental sobre el origen de los fondos y el origen del patrimonio, incluida, según proceda: rentas del trabajo (nóminas recientes, contrato de trabajo), rentas empresariales (cuentas auditadas, acuerdos de reparto de dividendos), producto de la venta de un activo (contrato de compraventa, confirmación bancaria), rendimientos de inversiones (extractos de intermediación), herencia (documentación sucesoria) u otro origen lícito. Podremos negarnos a actuar cuando el origen de los fondos o del patrimonio no pueda acreditarse de forma satisfactoria.
Una persona expuesta políticamente es aquella persona física que desempeña o ha desempeñado una función pública relevante. Las personas expuestas políticamente, así como sus familiares y los allegados cercanos que se conozcan, quedan sujetos a una diligencia debida reforzada conforme a la Decisión del Consejo de Ministros n.º 10 de 2019. La aceptación de un mandato con una persona expuesta políticamente exige la aprobación de la alta dirección de Polaris y un seguimiento reforzado durante toda la relación.
Sometemos a cribado a todo cliente potencial, titular real, firmante autorizado, contraparte y persona vinculada, cotejándolos, entre otras, con la Lista Consolidada de Sanciones de las Naciones Unidas, la lista de Sanciones Financieras Selectivas Locales de los EAU, la lista SDN de la OFAC, la lista consolidada de sanciones del HM Treasury del Reino Unido y la Lista Consolidada de Sanciones Financieras de la Unión Europea. El cribado se efectúa en el momento de la incorporación del cliente y, después, de forma periódica. Toda coincidencia positiva dará lugar al bloqueo inmediato de cualquier fondo y mandato relacionados, conforme a la legislación aplicable de los EAU, y a la correspondiente notificación a la Oficina Ejecutiva de los EAU para el Control y la No Proliferación.
Hacemos un seguimiento de las relaciones con los clientes a lo largo de toda su vigencia. Ese seguimiento comprende la actualización periódica de la documentación de diligencia debida con una frecuencia basada en el riesgo (anual para los clientes de bajo riesgo y más frecuente para las relaciones de mayor riesgo), las revisiones motivadas por hechos desencadenantes a raíz de cambios significativos (como un cambio de titularidad real, de nacionalidad, de residencia, de actividad empresarial o una operación de relevancia) y la vigilancia permanente de las operaciones.
Cuando Polaris tenga motivos razonables para sospechar que determinados fondos, operaciones o actividades guardan relación con el blanqueo de capitales, la financiación del terrorismo, la financiación de la proliferación o un delito subyacente, la ley nos obliga a presentar sin demora una comunicación de operación sospechosa (STR) o una comunicación de actividad sospechosa (SAR) ante la Unidad de Inteligencia Financiera de los EAU a través de la plataforma goAML. No solicitaremos el consentimiento del cliente antes de presentarla y, por imperativo legal, es posible que no podamos confirmar si tal comunicación se ha presentado.
El Decreto-Ley Federal n.º 20 de 2018 prohíbe a Polaris y a su personal revelar a la persona afectada por una comunicación de operación sospechosa, o a cualquier tercero, que dicha comunicación se ha presentado o podría presentarse, o que existe o podría existir una investigación en materia de prevención del blanqueo. Esta prohibición se conoce como la regla de «no revelación» (tipping-off).
Conservamos la documentación de diligencia debida (ordinaria y reforzada), los registros de operaciones y los justificantes correspondientes durante un plazo mínimo de cinco (5) años a contar desde la finalización del mandato o de la operación de que se trate, conforme al artículo 16 del Decreto-Ley Federal n.º 20 de 2018, así como durante cualquier plazo más extenso que exija otra norma aplicable (incluido el deber de conservación de siete años previsto en materia contable y de impuesto sobre sociedades).
Polaris se reserva el derecho absoluto, a su entera discreción y sin necesidad de motivación, a: (i) declinar la aceptación de cualquier mandato potencial; (ii) suspender o resolver cualquier mandato vigente; o (iii) negarse a actuar conforme a una instrucción concreta cuando, a nuestro juicio razonable, hacerlo expusiera a Polaris a un riesgo significativo en materia de prevención del blanqueo, de sanciones, regulatorio o reputacional.
Al contratar a Polaris, el cliente se compromete a: (i) facilitar información y documentos exactos, actualizados y completos en respuesta a las solicitudes de diligencia debida, ordinaria o reforzada, y de seguimiento continuo; (ii) comunicar sin demora a Polaris cualquier cambio en la información previamente aportada; (iii) abstenerse de mantener o transferir bienes de origen ilícito a través de cualquier estructura gestionada o administrada por Polaris; y (iv) cooperar plenamente en cualquier revisión, auditoría o investigación que una autoridad competente requiera legalmente de Polaris.
Los datos personales recabados con fines de prevención del blanqueo se tratan conforme a nuestra Política de Privacidad y a la Ley de Protección de Datos Personales de los EAU (Decreto-Ley Federal n.º 45 de 2021). La base jurídica del tratamiento es el cumplimiento de una obligación legal. Los registros de diligencia debida quedan amparados por el secreto profesional, salvo cuando la ley o una resolución judicial exijan su revelación.