Como Trust and Corporate Service Provider (TCSP) y Designated Non-Financial Business or Profession (DNFBP), Polaris está sujeta a un marco estricto de prevención del blanqueo de capitales, la financiación del terrorismo y la financiación de la proliferación. Este Aviso describe nuestras obligaciones y lo que requerimos de los clientes.
Polaris Corporate Services FZ-LLC es un Trust and Corporate Service Provider (TCSP) licenciado y una Designated Non-Financial Business or Profession («DNFBP») a los efectos del régimen de prevención de blanqueo de capitales de los Emiratos Árabes Unidos. Polaris está supervisada en su capacidad de DNFBP por el Ministerio de Economía de los EAU y está inscrita en la plataforma de reportes goAML de la Unidad de Inteligencia Financiera. Este Aviso describe cómo cumplimos nuestras obligaciones en materia de prevención del blanqueo de capitales, la financiación del terrorismo y la financiación de la proliferación, y qué requerimos de los clientes para poder hacerlo.
El marco legal en el que Polaris opera incluye:
Estamos obligados a aplicar Diligencia Debida del Cliente a todo cliente potencial o existente antes de establecer cualquier mandato y antes de efectuar cualquier transacción material. La CDD incluye: (i) identificación y verificación del cliente; (ii) identificación y, mediante enfoque basado en riesgo, verificación del beneficiario(s) efectivo(s) final(es); (iii) comprensión de la naturaleza y propósito de la relación comercial propuesta; (iv) comprensión, en enfoque basado en riesgo, del origen de los fondos y origen del patrimonio asociados al mandato.
Aplicamos Diligencia Debida Reforzada en escenarios de mayor riesgo, incluyendo sin limitación: (i) Personas Expuestas Políticamente, sus familiares y allegados cercanos; (ii) clientes o contrapartes residentes o vinculados con jurisdicciones identificadas como de alto riesgo por el GAFI o los EAU; (iii) transacciones complejas o de cuantía inusualmente alta sin propósito comercial aparente; (iv) estructuras que involucran instrumentos al portador o accionistas nominales; (v) clientes sujetos a información negativa en medios o alegatos de delitos financieros en fuentes abiertas; y (vi) cualquier otra cuestión donde, sobre evaluación basada en riesgo, se justifique diligencia adicional.
Para completar CDD o EDD, normalmente solicitamos lo siguiente:
Para personas físicas: copia certificada del pasaporte; copia certificada del documento nacional de identidad (p.ej. Emirates ID); recibo de servicio público reciente, extracto bancario u otra prueba de domicilio (emitido en los últimos tres meses); curriculum vitae o resumen profesional; número(s) de identificación fiscal; y fotografía reciente.
Para personas jurídicas: certificado de constitución; estatutos sociales (o equivalente); certificado de vigencia o de buena estanding; cuadro de propiedad y control hasta el(los) beneficiario(s) efectivo(s) final(es) (UBO); CDD sobre los UBO, administradores y firmantes autorizados; estados financieros auditados (cuando estén disponibles); licencias regulatorias (cuando proceda); y resoluciones que autoricen la contratación de Polaris.
Para fideicomisos y fundaciones: instrumento del fideicomiso o carta fundacional; documentación que acredite al settlor, fiduciarios, miembros del consejo, protector y beneficiarios; y los documentos requeridos para cualquier fiduciario corporativo.
Los documentos deben presentarse como copias certificadas fieles o como originales, según podamos razonablemente requerir. Nos reservamos el derecho de solicitar información adicional o complementaria en cualquier momento, incluyendo de fuentes públicamente disponibles o de servicios de verificación de terceros.
Para mandatos que involucren cuantías, estructuras o transacciones materiales, solicitaremos información y evidencia documental sobre el origen de los fondos y origen del patrimonio, incluyendo (según corresponda): ingresos laborales (nóminas recientes, contrato de trabajo), ingresos empresariales (cuentas auditadas, resoluciones de dividendos), producto de venta de un activo (contrato de venta, confirmación bancaria), rendimientos de inversión (extractos de corretaje), herencia (documentos sucesorios) u otro origen lícito. Podemos rehusarnos a actuar cuando el origen de los fondos o del patrimonio no pueda evidenciarse satisfactoriamente.
Una Persona Expuesta Políticamente es una persona física que ocupa o ha ocupado una función pública prominente. Las PEP, sus familiares y allegados cercanos conocidos están sujetos a Diligencia Debida Reforzada conforme al Decisión del Consejo de Ministros nº 10 de 2019. La aceptación de un mandato con una PEP requiere la aprobación de la alta dirección de Polaris y monitoreo reforzado continuo durante toda la relación.
Filtramos a todo cliente potencial, beneficiario efectivo, firmante autorizado, contraparte y persona conectada contra (sin limitación) la Lista Consolidada de Sanciones de Naciones Unidas, la lista de Sanciones Financieras Selectivas Locales de los EAU, la lista SDN de OFAC, la lista consolidada de sanciones del HM Treasury del Reino Unido, y la Lista Consolidada de Sanciones Financieras de la Unión Europea. El filtrado se realiza en el onboarding y periódicamente con posterioridad. Una coincidencia positiva resultará en la inmediata congelación de cualesquiera fondos y mandatos relacionados, conforme al derecho aplicable de los EAU, y notificación a la Oficina Ejecutiva de los EAU para el Control y la No Proliferación.
Monitoreamos las relaciones con clientes durante todo su ciclo de vida, incluyendo actualización periódica de la documentación CDD con periodicidad basada en riesgo (anual para clientes de bajo riesgo, más frecuente para relaciones de mayor riesgo), revisiones por eventos desencadenantes tras cambios materiales (como cambio de beneficiario efectivo, nacionalidad, residencia, actividad empresarial o transacción significativa), y monitoreo continuo de transacciones.
Cuando Polaris tenga motivos razonables para sospechar que cualesquiera fondos, transacciones o actividades guardan relación con blanqueo de capitales, financiación del terrorismo, financiación de la proliferación o un delito subyacente, estamos obligados por ley a presentar un Reporte de Transacciones Sospechosas (STR) o Reporte de Actividades Sospechosas (SAR) ante la Unidad de Inteligencia Financiera de los EAU a través de la plataforma goAML sin demora. No solicitaremos el consentimiento del cliente antes de presentar y, por ley, podemos no estar en condiciones de confirmar si tal reporte ha sido presentado.
El Decreto-Ley Federal nº 20 de 2018 prohíbe a Polaris y a su personal divulgar al sujeto de un Reporte de Transacciones Sospechosas, o a cualquier tercero, que tal reporte ha sido o pueda ser presentado, o que una investigación AML está o pueda estar en curso. Esto se conoce como regla de «no divulgación» (tipping-off).
Conservamos la documentación CDD/EDD, los registros de transacciones y la evidencia justificativa durante un período mínimo de cinco (5) años desde el fin del mandato o transacción correspondiente, conforme al Artículo 16 del Decreto-Ley Federal nº 20 de 2018, y durante cualquier período más largo exigido por otra ley aplicable (incluyendo los requisitos contables y de impuesto sobre sociedades de conservación durante siete años).
Polaris se reserva el derecho absoluto, a su entera discreción y sin obligación de motivar, a: (i) declinar la aceptación de cualquier mandato potencial; (ii) suspender o terminar cualquier mandato existente; o (iii) rehusar actuar conforme a cualquier instrucción concreta, cuando a nuestro juicio razonable hacerlo expusiera a Polaris a un riesgo material AML, de sanciones, regulatorio o reputacional.
Al contratar a Polaris, el cliente se compromete a: (i) proporcionar información y documentos exactos, actuales y completos en respuesta a las solicitudes de CDD, EDD y monitoreo continuo; (ii) notificar prontamente a Polaris cualquier cambio en la información previamente facilitada; (iii) abstenerse de tener o transferir bienes de origen ilícito a través de cualquier estructura gestionada o administrada por Polaris; y (iv) cooperar plenamente en cualquier revisión, auditoría o investigación legalmente requerida a Polaris por una autoridad competente.
Los datos personales recopilados con fines AML se tratan conforme a nuestra Política de Privacidad y la Ley de Protección de Datos Personales de los EAU (Decreto-Ley Federal nº 45 de 2021). La base jurídica es el cumplimiento de una obligación legal. Los registros CDD están sujetos a confidencialidad profesional, salvo cuando la divulgación sea exigida por ley u orden judicial.