反洗钱通知与尽职调查

1. 我们的反洗钱监管地位

Polaris Corporate Services FZ-LLC 是持牌 Trust and Corporate Service Provider(TCSP),就阿联酋反洗钱制度而言属指定非金融企业或职业("DNFBP")。Polaris 在其 DNFBP 身份下受 阿联酋经济部 监管,并在金融情报机构(FIU)的 goAML 报告平台注册。本通知阐述我们如何履行反洗钱、反恐怖融资和反扩散融资义务,以及为此对客户的要求。

2. 适用的法律框架

Polaris 业务所适用的法律框架包括:

• 2018 年第 20 号联邦法令 — 反洗钱与打击恐怖主义融资及非法组织融资法令,经修订;
• 2019 年第 10 号内阁决议 — 2018 年第 20 号联邦法令的实施条例,经修订;
• 2020 年第 74 号内阁决议 — 阿联酋本地定向金融制裁名单;
• 2020 年第 58 号内阁决议 — 实际受益人程序规定;
• 阿联酋经济部 DNFBP 反洗钱/反恐怖融资指引(不时更新);
• 联合国安理会相关决议及欧盟、英国和美国适用的制裁项目;以及
• 金融行动特别工作组(FATF)针对 TCSP 的建议和指引。

3. 客户尽职调查(CDD)

我们须对每一位潜在和现有客户在建立委托关系前及实施任何重大交易前进行客户尽职调查。CDD 包括:(i) 客户身份的识别与核实;(ii) 在风险为本基础上对最终受益所有人的识别与核实;(iii) 了解拟议业务关系的性质和目的;(iv) 在风险为本基础上了解与该委托关系相关的资金来源与财富来源。

4. 强化尽职调查(EDD)

我们在更高风险情形下适用强化尽职调查,包括但不限于:(i) 政治公众人物及其家庭成员和密切关联人;(ii) 居住在或与 FATF 或阿联酋认定为高风险的司法管辖区有关联的客户或交易对手;(iii) 没有明显商业目的的复杂或异常高额交易;(iv) 涉及无记名工具或代名股东的结构;(v) 受到不利媒体报道或公开来源关于金融犯罪指控的客户;以及 (vi) 经过风险评估认为有理由进行额外调查的任何其他事项。

5. 我们收集的信息和文件

为完成 CDD 或 EDD,我们通常要求提供以下材料:

自然人: 护照公证副本;国民身份证(如 Emirates ID)公证副本;近期水电费账单、银行对账单或其他居住地址证明(三个月内开具);简历或职业背景摘要;税号;近期照片。

法人: 注册证书;章程(或同等文件);任职证书或良好信誉证明;直至最终受益所有人(UBO)的所有权和控制权图;对 UBO、董事和授权签字人的 CDD;经审计的财务报表(如有);监管牌照(如适用);授权委任 Polaris 的决议。

信托和基金会: 信托契约或基金会章程;能证明设立人、受托人、理事会成员、保护人和受益人的文件;以及任何法人受托人所需的文件。

文件须以经过认证的真实副本或我们合理要求的原件形式提交。我们保留随时要求进一步或补充信息的权利,包括来自公开来源或第三方核实服务的信息。

6. 资金来源与财富来源

对于涉及重大金额、结构或交易的委托,我们将就资金来源和财富来源要求信息和书面证据,包括(视情况而定):工资收入(近期工资单、劳动合同)、营业收入(经审计账目、股息决议)、资产出售收益(销售合同、银行确认)、投资收益(经纪账户报表)、继承(继承文件)或其他合法来源。如资金来源或财富来源无法令我方满意地证明,我们可拒绝接受委托。

7. 政治公众人物(PEP)

政治公众人物(PEP)是指现任或曾任重要公共职务的自然人。PEP、其家庭成员及已知的密切关联人须按 2019 年第 10 号内阁决议接受强化尽职调查。承接 PEP 委托须经 Polaris 高级管理层批准,并在整个关系存续期间进行持续强化监控。

8. 制裁筛查

我们将每一位潜在客户、受益所有人、授权签字人、交易对手和关联人对照(包括但不限于)联合国安理会综合制裁名单、阿联酋本地定向金融制裁名单、美国 OFAC SDN 名单、英国 HM Treasury 综合制裁名单及欧盟综合金融制裁名单进行筛查。筛查在入职时及之后定期进行。命中匹配将导致依据适用阿联酋法律即时冻结相关资金和委托,并通报阿联酋监管与不扩散执行办公室。

9. 持续监控

我们在客户关系整个存续期间进行监控,包括按风险为本周期定期更新 CDD 文档(低风险客户每年一次,高风险关系更频繁)、在发生重大变更(如受益所有人变更、国籍、住所、营业活动变更或重大交易)后进行触发事件审查,以及对交易进行持续监控。

10. 可疑交易报告

当 Polaris 有合理理由怀疑任何资金、交易或活动与洗钱、恐怖融资、扩散融资或前置犯罪相关时,法律要求我们立即通过 goAML 平台向阿联酋 FIU 提交可疑交易报告(STR)或可疑活动报告(SAR)。我们在提交前不会征求客户同意,且依法可能无法确认是否已提交此类报告。

11. 禁止泄密

2018 年第 20 号联邦法令禁止 Polaris 及其员工向可疑交易报告对象或任何第三方披露该等报告已经或可能被提交,或反洗钱调查正在进行或可能进行的事实。此即"禁止泄密"(no-tipping-off)规则。

12. 记录保存

我们将 CDD/EDD 文档、交易记录和支持证据自相关委托或交易结束起至少保存 五(5)年,符合 2018 年第 20 号联邦法令第 16 条,并就其他适用法律(包括会计与公司税七年保存要求)要求的更长期限进行保存。

13. 拒绝或终止的权利

Polaris 保留绝对权利,由其自行决定且无需说明理由:(i) 拒绝建立任何潜在委托;(ii) 暂停或终止任何现有委托;或 (iii) 拒绝按特定指示行事 — 当我们合理判断这样做会使 Polaris 面临重大的反洗钱、制裁、监管或声誉风险时。

14. 客户配合

客户通过与 Polaris 建立委托关系,承诺:(i) 应 CDD、EDD 及持续监控请求提供准确、最新、完整的信息和文件;(ii) 迅速通知 Polaris 此前提供信息的任何变更;(iii) 不通过 Polaris 管理或运营的任何结构持有或转移非法来源的财产;(iv) 全面配合主管部门依法对 Polaris 所要求的任何审查、审计或调查。

15. 数据保护与保密

为反洗钱目的收集的个人数据按我们的 隐私政策 和阿联酋个人数据保护法(2021 年第 45 号联邦法令)处理。法律依据是履行法定义务。CDD 记录受职业保密义务约束,但依据法律或法院命令要求披露的情形除外。