Lisanslı TCSP (Trust and Corporate Service Provider) ve DNFBP (Designated Non-Financial Business or Profession) olarak Polaris, sıkı bir kara para aklama, terörün finansmanı ve yayılmanın finansmanına karşı çerçeveye tabidir. Bu Bildirim, yükümlülüklerimizi ve müşterilerden talep ettiklerimizi açıklar.
Polaris Corporate Services FZ-LLC, Birleşik Arap Emirlikleri kara para aklamayı önleme rejimi açısından lisanslı bir Trust and Corporate Service Provider (TCSP) ve "DNFBP" (Designated Non-Financial Business or Profession) statüsündedir. Polaris, DNFBP sıfatıyla BAE Ekonomi Bakanlığı tarafından denetlenmekte olup Mali İstihbarat Birimi'nin goAML raporlama platformuna kayıtlıdır. Bu Bildirim, kara para aklamayı önleme, terörün finansmanıyla mücadele ve yayılmanın finansmanıyla mücadele yükümlülüklerimizi nasıl yerine getirdiğimizi ve bunun için müşterilerden ne talep ettiğimizi açıklar.
Polaris'in faaliyet gösterdiği hukuki çerçeve şunları içerir:
Her potansiyel veya mevcut müşteriye, herhangi bir mandatın kurulmasından ve önemli her işlemin gerçekleştirilmesinden önce Müşteri Tanıma uygulamak zorundayız. CDD şunları içerir: (i) müşterinin tespiti ve doğrulanması; (ii) risk temelli yaklaşımla nihai gerçek lehtar(lar)ın tespiti ve doğrulanması; (iii) önerilen iş ilişkisinin niteliği ve amacının anlaşılması; (iv) risk temelli yaklaşımla mandata ilişkin fon kaynağı ve servet kaynağının anlaşılması.
Daha yüksek risk taşıyan senaryolarda — sınırlama olmaksızın — Sıkılaştırılmış Müşteri Tanıma uygularız: (i) siyasi nüfuz sahibi kişiler, aile üyeleri ve yakın çevresi; (ii) FATF veya BAE tarafından yüksek riskli ilan edilmiş yargı bölgelerinde mukim ya da bunlarla bağlantılı müşteriler veya karşı taraflar; (iii) görünür bir ticari amacı olmayan karmaşık veya alışılmadık biçimde yüksek tutarlı işlemler; (iv) hamiline yazılı enstrümanlar veya nominee paydaşlar içeren yapılar; (v) finansal suça ilişkin olumsuz medya veya açık kaynak iddialarına konu müşteriler; (vi) risk temelli değerlendirmeye göre ek özen gerektiren diğer her durum.
CDD veya EDD'yi tamamlamak için genellikle şunları talep ederiz:
Gerçek kişiler için: pasaport onaylı kopyası; ulusal kimlik kartı onaylı kopyası (örn. Emirates ID); güncel fatura, banka hesap özeti veya başka bir adres belgesi (son üç ay içinde düzenlenmiş); özgeçmiş veya mesleki özgeçmiş; vergi kimlik numara(lar)ı; güncel fotoğraf.
Tüzel kişiler için: kuruluş belgesi; esas sözleşme (veya eşdeğeri); incumbency belgesi veya iyi durum belgesi; nihai gerçek lehtar(lar)a (UBO) kadar mülkiyet ve kontrol şeması; UBO'lar, yöneticiler ve imza yetkilileri üzerinde CDD; denetimli mali tablolar (mevcutsa); düzenleyici lisanslar (uygunsa); Polaris'in görevlendirilmesini yetkilendiren kararlar.
Tröstler ve vakıflar için: tröst senedi veya vakıf tüzüğü; kurucu, mütevelliler, kurul üyeleri, koruyucu ve yararlanıcıları gösteren belgeler; ve varsa kurumsal mütevelli için gerekli belgeler.
Belgeler, makul olarak talep ettiğimiz şekilde aslına uygun onaylı kopyalar veya orijinaller olarak sunulmalıdır. Kamuya açık kaynaklar veya üçüncü taraf doğrulama hizmetleri dâhil olmak üzere herhangi bir zamanda ek veya tamamlayıcı bilgi talep etme hakkımızı saklı tutarız.
Önemli tutar, yapı veya işlem içeren mandatlarda fon kaynağı ve servet kaynağına ilişkin bilgi ve belgesel kanıt talep ederiz; bunlar (uygun olduğunda) ücretli istihdam geliri (güncel maaş bordroları, iş sözleşmesi), iş geliri (denetimli mali tablolar, kâr dağıtımı kararları), bir varlığın satışından elde edilen gelir (satış sözleşmesi, banka teyidi), yatırım getirileri (broker hesap özetleri), miras (veraset belgeleri) veya başka hukuki bir kaynağı içerir. Fon veya servet kaynağı tatmin edici şekilde kanıtlanamıyorsa müvekkil olmayı reddedebiliriz.
Siyasi nüfuz sahibi kişi (PEP), seçkin bir kamu görevini hâlen yürüten veya yürütmüş olan gerçek kişidir. PEP, aile üyeleri ve bilinen yakın çevresi 2019 tarih ve 10 sayılı Bakanlar Kurulu Kararı uyarınca Sıkılaştırılmış Müşteri Tanımanın muhatabıdır. PEP ile mandatın üstlenilmesi Polaris üst yönetiminin onayını ve ilişki süresince sürekli artırılmış izlemeyi gerektirir.
Her potansiyel müşteri, gerçek lehtar, imza yetkilisi, karşı taraf ve ilgili kişiyi — sınırlama olmaksızın — Birleşmiş Milletler Birleştirilmiş Yaptırım Listesi, BAE Yerel Hedefli Mali Yaptırımlar listesi, OFAC SDN listesi, İngiltere HM Treasury Birleştirilmiş Yaptırım listesi ve Avrupa Birliği Birleştirilmiş Mali Yaptırımlar Listesi karşısında tararız. Tarama, müşteri onboarding sırasında ve sonrasında periyodik olarak yapılır. Pozitif eşleşme olması hâlinde ilgili tüm fon ve mandatlar uygulanabilir BAE hukuku uyarınca derhâl dondurulur ve BAE Yürütme Ofisi (Kontrol ve Yayılmama) bilgilendirilir.
Müşteri ilişkilerini ömürleri boyunca izleriz; risk temelli periyotta CDD belgelerinin düzenli yenilenmesi (düşük riskliler için yıllık, daha yüksek riskli ilişkiler için daha sık), tetikleyici olaylara dayalı incelemeler (gerçek lehtar değişikliği, vatandaşlık, mukimlik, iş faaliyeti değişikliği veya önemli işlem gibi) ve sürekli işlem izlemesi dâhildir.
Polaris'in herhangi bir fon, işlem veya faaliyetin kara para aklama, terörün finansmanı, yayılmanın finansmanı veya öncül bir suçla ilişkili olduğundan şüphelenmek için makul nedenleri olduğunda, gecikme olmaksızın BAE Mali İstihbarat Birimi'ne goAML platformu üzerinden Şüpheli İşlem Raporu (STR) veya Şüpheli Faaliyet Raporu (SAR) sunma yasal yükümlülüğümüz vardır. Sunum öncesinde müşterinin onayını talep etmeyeceğiz ve yasa gereği böyle bir raporun sunulup sunulmadığını teyit etmememiz mümkündür.
2018 tarih ve 20 sayılı Federal Kanun Hükmünde Kararname, Polaris ve personelinin Şüpheli İşlem Raporu konusu kişiye veya herhangi bir üçüncü kişiye böyle bir raporun sunulduğu/sunulabileceği ya da AML soruşturmasının yürüdüğü/yürütülebileceği bilgisini açıklamasını yasaklar. Bu, "tipping-off yasağı" olarak bilinir.
CDD/EDD belgelerini, işlem kayıtlarını ve destekleyici kanıtları, ilgili mandat veya işlemin sona ermesinden itibaren en az beş (5) yıl süreyle 2018 tarih ve 20 sayılı Federal Kanun Hükmünde Kararname'nin 16. maddesine uygun olarak ve diğer uygulanabilir hukukun (yedi yıllık muhasebe ve kurumlar vergisi saklama yükümlülüğü dâhil) gerektirdiği daha uzun süreler boyunca saklarız.
Polaris, münhasıran kendi takdiriyle ve gerekçe gösterme zorunluluğu olmaksızın şu hakları saklı tutar: (i) herhangi bir potansiyel mandata girmeyi reddetmek; (ii) mevcut bir mandata askıya almak veya sona erdirmek; ya da (iii) belirli bir talimat üzerine hareket etmeyi reddetmek — şayet makul kanaatimize göre bunu yapmak Polaris'i önemli bir AML, yaptırım, düzenleyici veya itibar riskine maruz bırakacaksa.
Polaris ile mandata girmekle müşteri şunları taahhüt eder: (i) CDD, EDD ve sürekli izleme taleplerine karşılık doğru, güncel ve eksiksiz bilgi ve belge sağlamak; (ii) daha önce verilen bilgilerdeki her değişikliği derhâl Polaris'e bildirmek; (iii) Polaris tarafından yönetilen veya idare edilen herhangi bir yapı aracılığıyla yasadışı kaynaklı mal varlıklarını tutmamak veya devretmemek; (iv) yetkili makam tarafından Polaris'ten yasal olarak talep edilen her inceleme, denetim veya soruşturmada tam işbirliği yapmak.
AML amacıyla toplanan kişisel veriler, Gizlilik Politikamız ve BAE Kişisel Verilerin Korunması Kanunu (2021 tarih ve 45 sayılı Federal Kanun Hükmünde Kararname) uyarınca işlenir. Hukuki dayanak yasal bir yükümlülüğün yerine getirilmesidir. CDD kayıtları, ifşanın kanun veya mahkeme kararı ile zorunlu kılındığı durumlar dışında mesleki gizliliğe tabidir.