Polaris, lisanslı bir tröst ve kurumsal hizmet sağlayıcısı (TCSP) ve belirlenmiş finansal olmayan işletme veya meslek (DNFBP) sıfatıyla, kara para aklama, terörün finansmanı ve kitle imha silahlarının yayılmasının finansmanına karşı sıkı bir uyum çerçevesine tabidir. Bu Bildirim, söz konusu yükümlülükleri nasıl yerine getirdiğimizi ve bunun için müşterilerimizden ne beklediğimizi açıklar.
Polaris Corporate Services FZ-LLC, Birleşik Arap Emirlikleri'nin kara para aklamayla mücadele rejimi bakımından lisanslı bir tröst ve kurumsal hizmet sağlayıcısı (TCSP) ve belirlenmiş finansal olmayan işletme veya meslek ("DNFBP") konumundadır. DNFBP sıfatıyla Polaris, BAE Ekonomi Bakanlığı'nın denetimine tabidir ve Mali İstihbarat Birimi'nin goAML raporlama platformuna kayıtlıdır. Bu Bildirim, kara para aklama, terörün finansmanı ve kitle imha silahlarının yayılmasının finansmanıyla mücadele yükümlülüklerimizi nasıl yerine getirdiğimizi ve bunun için müşterilerimizden ne talep ettiğimizi ortaya koyar.
Polaris'in faaliyetlerini yürüttüğü hukuki çerçeve başlıca şu düzenlemelerden oluşur:
Her ilişkinin kurulmasından ve önemli her işlemin gerçekleştirilmesinden önce, mevcut ve potansiyel her müşteri için Müşteri Tanıma sürecini yürütmekle yükümlüyüz. Bu süreç şunları kapsar: (i) müşterinin kimliğinin tespiti ve doğrulanması; (ii) risk temelli bir yaklaşımla nihai lehdar veya lehdarların kimliğinin tespiti ve doğrulanması; (iii) kurulması öngörülen iş ilişkisinin niteliğinin ve amacının anlaşılması; (iv) yine risk temelli bir yaklaşımla, ilişkiye konu fonların ve servetin kaynağının anlaşılması.
Daha yüksek risk taşıyan durumlarda Sıkılaştırılmış Müşteri Tanıma uygularız; bunlar arasında şunlar sayılabilir: (i) siyasi nüfuz sahibi kişiler, aile üyeleri ve yakın çevreleri; (ii) FATF veya BAE tarafından yüksek riskli kabul edilen yetki alanlarında yerleşik olan ya da bu yerlerle bağlantılı müşteriler veya karşı taraflar; (iii) görünür bir ticari gerekçesi bulunmayan karmaşık ya da alışılmadık ölçüde yüksek tutarlı işlemler; (iv) hamiline yazılı belgeler veya temsilci (nominee) ortaklar içeren yapılar; (v) finansal suç iddiasıyla olumsuz haberlere ya da açık kaynak isnatlarına konu olan müşteriler; (vi) risk temelli değerlendirme sonucunda ek inceleme gerektiren diğer her türlü durum.
Müşteri Tanıma veya Sıkılaştırılmış Müşteri Tanıma sürecini tamamlamak için genellikle aşağıdaki bilgi ve belgeleri talep ederiz:
Gerçek kişiler için: pasaportun onaylı kopyası; ulusal kimlik kartının onaylı kopyası (örneğin Emirates ID); son üç ay içinde düzenlenmiş güncel bir fatura, banka hesap özeti veya başka bir ikamet adresi belgesi; özgeçmiş veya mesleki geçmişi özetleyen bir belge; vergi kimlik numarası ya da numaraları; güncel bir fotoğraf.
Tüzel kişiler için: kuruluş belgesi; ana sözleşme ve esas sözleşme (veya eşdeğeri); şirket görevlilerini gösteren belge ya da faaliyette olduğunu kanıtlayan iyi durum belgesi; nihai lehdar veya lehdarlara (UBO) kadar uzanan mülkiyet ve kontrol şeması; nihai lehdarlar, yöneticiler ve imza yetkilileri hakkında Müşteri Tanıma; varsa bağımsız denetimden geçmiş mali tablolar; ilgiliyse düzenleyici lisanslar; Polaris'in görevlendirilmesine yetki veren kurul kararları.
Tröstler ve vakıflar için: tröst senedi ya da vakıf tüzüğü; kurucuyu, mütevellileri, kurul üyelerini, koruyucuyu ve lehdarları gösteren belgeler; ayrıca varsa tüzel kişi mütevelli için gereken belgeler.
Belgeler, makul ölçüde talep ettiğimiz biçimde, asıllarıyla aynı olduğu onaylanmış kopyalar veya asılları olarak sunulmalıdır. Kamuya açık kaynaklardan ya da üçüncü taraf doğrulama hizmetlerinden yararlanmak da dahil olmak üzere, dilediğimiz zaman ek veya tamamlayıcı bilgi isteme hakkımızı saklı tutarız.
Önemli tutarlar, yapılar veya işlemler içeren ilişkilerde, fonların ve servetin kaynağına dair bilgi ve belgeye dayalı kanıt talep ederiz. Bu kanıtlar, duruma göre, ücretli çalışmadan elde edilen geliri (güncel maaş bordroları, iş sözleşmesi), ticari faaliyetten elde edilen geliri (denetimden geçmiş hesaplar, kâr payı dağıtım kararları), bir varlığın satışından elde edilen geliri (satış sözleşmesi, banka teyidi), yatırım getirilerini (aracı kurum hesap özetleri), mirası (veraset belgeleri) ya da hukuka uygun başka bir kaynağı kapsayabilir. Fonların veya servetin kaynağı yeterince kanıtlanamadığında, ilgili işi üstlenmeyi reddedebiliriz.
Siyasi nüfuz sahibi kişi (PEP), önemli bir kamu görevini hâlen yürüten ya da geçmişte yürütmüş olan gerçek kişidir. PEP'ler, bunların aile üyeleri ve bilinen yakın çevreleri, 2019 tarih ve 10 sayılı Bakanlar Kurulu Kararı uyarınca Sıkılaştırılmış Müşteri Tanıma kapsamındadır. Bir PEP ile iş ilişkisine girilmesi, Polaris üst yönetiminin onayına bağlıdır ve ilişki boyunca sürekli sıkılaştırılmış izleme gerektirir.
Potansiyel her müşteriyi, nihai lehdarı, imza yetkilisini, karşı tarafı ve ilgili kişiyi başta şu listeler olmak üzere yaptırım listeleri karşısında tararız: Birleşmiş Milletler Birleştirilmiş Yaptırım Listesi, BAE Yerel Hedefli Mali Yaptırımlar listesi, OFAC Özel Olarak Belirlenmiş Kişiler (SDN) listesi, Birleşik Krallık HM Treasury Birleştirilmiş Yaptırım listesi ve Avrupa Birliği Birleştirilmiş Mali Yaptırımlar Listesi. Tarama, iş ilişkisinin kurulduğu aşamada ve sonrasında düzenli aralıklarla yapılır. Bir eşleşme tespit edildiğinde, ilgili tüm fonlar ve iş ilişkileri yürürlükteki BAE hukuku uyarınca derhâl dondurulur ve durum, BAE Yürütme Ofisi'ne (Kontrol ve Yayılmanın Önlenmesi) bildirilir.
Müşteri ilişkilerini, ilişkinin tüm süresi boyunca izleriz. Bu kapsamda, Müşteri Tanıma belgeleri risk temelli bir sıklıkla düzenli olarak yenilenir (düşük riskli müşteriler için yılda bir, daha yüksek riskli ilişkilerde daha sık); nihai lehdarın değişmesi, vatandaşlık, ikamet ya da iş faaliyetinin değişmesi veya önemli bir işlem gibi tetikleyici olaylar sonrasında inceleme yapılır; ayrıca işlemler sürekli olarak izlenir.
Polaris'in, herhangi bir fonun, işlemin veya faaliyetin kara para aklama, terörün finansmanı, kitle imha silahlarının yayılmasının finansmanı ya da bir öncül suçla bağlantılı olduğundan şüphelenmesi için makul gerekçelerinin bulunması hâlinde, gecikmeksizin BAE Mali İstihbarat Birimi'ne goAML platformu üzerinden Şüpheli İşlem Raporu (STR) veya Şüpheli Faaliyet Raporu (SAR) sunmak yasal yükümlülüğümüzdür. Bu raporu sunmadan önce müşterinin onayını almayız; ayrıca kanun gereği, böyle bir raporun sunulup sunulmadığını teyit edememiz söz konusu olabilir.
2018 tarih ve 20 sayılı Federal Kanun Hükmünde Kararname, Polaris ve çalışanlarının; bir Şüpheli İşlem Raporu'na konu olan kişiye ya da herhangi bir üçüncü kişiye, böyle bir raporun sunulduğunu veya sunulabileceğini, ya da bir AML soruşturmasının yürütüldüğünü veya yürütülebileceğini açıklamasını yasaklar. Bu kural, "bilgi sızdırma yasağı" olarak bilinir.
Müşteri Tanıma ve Sıkılaştırılmış Müşteri Tanıma belgelerini, işlem kayıtlarını ve destekleyici kanıtları, 2018 tarih ve 20 sayılı Federal Kanun Hükmünde Kararname'nin 16. maddesi uyarınca, ilgili iş ilişkisinin ya da işlemin sona ermesinden itibaren en az beş (5) yıl süreyle saklarız. Yürürlükteki diğer mevzuatın daha uzun bir saklama süresi öngördüğü durumlarda (örneğin yedi yıllık muhasebe ve kurumlar vergisi saklama yükümlülüğünde), bu daha uzun süre esas alınır.
Makul değerlendirmemize göre belirli bir adımın Polaris'i önemli bir AML, yaptırım, düzenleme ya da itibar riskine maruz bırakacağı durumlarda Polaris, yalnızca kendi takdiriyle ve gerekçe gösterme zorunluluğu olmaksızın şu hakları saklı tutar: (i) potansiyel bir iş ilişkisine girmeyi reddetmek; (ii) mevcut bir iş ilişkisini askıya almak veya sona erdirmek; (iii) belirli bir talimat doğrultusunda hareket etmeyi reddetmek.
Müşteri, Polaris ile iş ilişkisine girmekle şunları taahhüt eder: (i) Müşteri Tanıma, Sıkılaştırılmış Müşteri Tanıma ve sürekli izleme kapsamındaki taleplere yanıt olarak doğru, güncel ve eksiksiz bilgi ve belge sağlamak; (ii) daha önce verilen bilgilerde meydana gelen her değişikliği gecikmeksizin Polaris'e bildirmek; (iii) Polaris tarafından yönetilen veya idare edilen herhangi bir yapı aracılığıyla, yasadışı kaynaklı mal varlığını elde tutmamak ya da devretmemek; (iv) yetkili bir makamın Polaris'ten hukuka uygun biçimde talep ettiği her inceleme, denetim veya soruşturmada tam olarak işbirliği yapmak.
AML amacıyla toplanan kişisel veriler, Gizlilik Politikamız ve BAE Kişisel Verilerin Korunması Kanunu (2021 tarih ve 45 sayılı Federal Kanun Hükmünde Kararname) uyarınca işlenir. Bu işlemenin hukuki dayanağı, yasal bir yükümlülüğün yerine getirilmesidir. Müşteri Tanıma kayıtları, kanun ya da mahkeme kararıyla ifşası zorunlu kılınan durumlar dışında mesleki gizlilik kapsamındadır.