Як ліцензований постачальник трастових і корпоративних послуг (TCSP) та визначена нефінансова установа або професія (DNFBP), Polaris виконує суворі вимоги щодо протидії відмиванню коштів, фінансуванню тероризму та фінансуванню розповсюдження зброї за федеральним законодавством ОАЕ. У цьому Повідомленні викладено наші обов’язки та те, що ми вимагаємо від клієнтів задля їх виконання.
Polaris Corporate Services FZ-LLC є ліцензованим постачальником трастових і корпоративних послуг (TCSP) та визначеною нефінансовою установою або професією («DNFBP») для цілей законодавства Об’єднаних Арабських Еміратів про протидію відмиванню коштів. Як DNFBP компанія перебуває під наглядом Міністерства економіки ОАЕ і зареєстрована на платформі звітності goAML, яку веде Підрозділ фінансової розвідки. У цьому Повідомленні описано, як ми виконуємо обов’язки щодо протидії відмиванню коштів, фінансуванню тероризму та фінансуванню розповсюдження зброї, і що ми вимагаємо від клієнтів задля їх виконання.
Polaris здійснює діяльність у межах такої нормативно-правової бази:
Ми зобов’язані проводити належну перевірку щодо кожного потенційного та наявного клієнта до встановлення ділових відносин і до здійснення будь-якої суттєвої операції. Належна перевірка охоплює: (i) встановлення особи клієнта та її підтвердження; (ii) встановлення кінцевих бенефіціарних власників і, з урахуванням оцінки ризику, підтвердження їхньої особи; (iii) з’ясування характеру та мети запланованих ділових відносин; (iv) з’ясування, з урахуванням оцінки ризику, джерела коштів і джерела статків, пов’язаних із цими відносинами.
Ми проводимо посилену належну перевірку в ситуаціях підвищеного ризику, зокрема (але не виключно): (i) щодо політично значущих осіб, членів їхніх родин і близьких до них осіб; (ii) щодо клієнтів або контрагентів, які проживають у юрисдикціях, визначених FATF чи ОАЕ як високоризикові, або пов’язані з ними; (iii) щодо складних або незвично великих операцій без видимої комерційної мети; (iv) щодо структур, у яких використовуються інструменти на пред’явника чи номінальні акціонери; (v) щодо клієнтів, про яких є негативні згадки у ЗМІ або публічні звинувачення у фінансових злочинах; (vi) у будь-яких інших випадках, коли оцінка ризику обґрунтовує додаткову перевірку.
Для проведення належної або посиленої перевірки ми зазвичай запитуємо такі документи й відомості:
Для фізичних осіб: засвідчена копія паспорта; засвідчена копія національного посвідчення особи (наприклад, Emirates ID); нещодавня комунальна квитанція, банківська виписка чи інше підтвердження місця проживання (видане протягом останніх трьох місяців); резюме або короткий опис професійної діяльності; ідентифікаційний номер платника податків; нещодавня фотографія.
Для юридичних осіб: свідоцтво про реєстрацію; установчі документи (або їх аналог); довідка про чинний склад керівництва чи про належний правовий стан компанії; схема структури власності та контролю аж до кінцевих бенефіціарних власників (UBO); належна перевірка щодо кінцевих бенефіціарних власників, директорів та уповноважених підписантів; аудована фінансова звітність (за наявності); регуляторні ліцензії (якщо застосовно); рішення про надання Polaris відповідних повноважень.
Для трастів і фондів: установчий акт трасту або статут фонду; документи, що підтверджують засновника, довірчих власників, членів ради, протектора та бенефіціарів; документи, потрібні щодо корпоративного довірчого власника (за наявності).
Документи подаються як засвідчені копії або оригінали — у формі, яку ми обґрунтовано вимагаємо. Ми залишаємо за собою право будь-коли запитати додаткову інформацію, зокрема із загальнодоступних джерел або від сторонніх постачальників послуг з підтвердження особи.
Якщо ділові відносини передбачають суттєві суми, структури чи операції, ми запитуємо інформацію та документальні підтвердження джерела коштів і джерела статків, зокрема (залежно від обставин): дохід від трудової діяльності (нещодавні розрахункові листки, трудовий договір), дохід від підприємницької діяльності (аудована звітність, рішення про виплату дивідендів), кошти від продажу активу (договір купівлі-продажу, банківське підтвердження), інвестиційний дохід (брокерські виписки), спадщину (документи про спадкування) чи інше законне джерело. Ми маємо право відмовити в обслуговуванні, якщо джерело коштів або статків неможливо належно підтвердити.
Політично значуща особа — це фізична особа, яка обіймає або обіймала визначну публічну посаду. Політично значущі особи, члени їхніх родин і відомі близькі до них особи підлягають посиленій перевірці відповідно до Рішення Кабінету Міністрів № 10 від 2019 року. Прийняття такої особи на обслуговування потребує згоди вищого керівництва Polaris і постійного посиленого моніторингу протягом усього періоду ділових відносин.
Ми перевіряємо кожного потенційного клієнта, бенефіціарного власника, уповноваженого підписанта, контрагента та пов’язану особу за такими переліками (зокрема, але не виключно): Зведеним санкційним переліком ООН, національним переліком цільових фінансових санкцій ОАЕ, переліком спеціально позначених осіб OFAC, зведеним санкційним переліком Казначейства Великої Британії та Зведеним переліком фінансових санкцій Європейського Союзу. Перевірку проводять під час прийняття клієнта на обслуговування та періодично надалі. У разі збігу ми негайно блокуємо відповідні кошти та припиняємо обслуговування згідно з чинним законодавством ОАЕ і повідомляємо про це Виконавче управління ОАЕ з контролю та нерозповсюдження.
Ми відстежуємо ділові відносини з клієнтами протягом усього періоду їх тривалості. Це передбачає періодичне оновлення документів належної перевірки з частотою, яка залежить від рівня ризику (щороку для клієнтів низького ризику й частіше — для відносин підвищеного ризику), перегляд після суттєвих змін (як-от зміна бенефіціарного власника, громадянства, місця проживання, виду діяльності чи здійснення значної операції), а також постійний моніторинг операцій.
Якщо Polaris має обґрунтовані підстави підозрювати, що певні кошти, операція чи діяльність пов’язані з відмиванням коштів, фінансуванням тероризму, фінансуванням розповсюдження зброї або предикатним злочином, ми зобов’язані за законом невідкладно подати повідомлення про підозрілу операцію (STR) або повідомлення про підозрілу діяльність (SAR) до Підрозділу фінансової розвідки ОАЕ через платформу goAML. Ми не запитуємо згоди клієнта перед поданням такого повідомлення і за законом можемо не мати права підтверджувати сам факт його подання.
Федеральний декрет-закон № 20 від 2018 року забороняє Polaris та її працівникам повідомляти особу, якої стосується повідомлення про підозрілу операцію, або будь-яку третю особу про те, що таке повідомлення подано чи може бути подане, а також про те, що проводиться або може проводитися перевірка з питань відмивання коштів. Це правило відоме як заборона попереджати клієнта.
Ми зберігаємо документи належної та посиленої перевірки, записи про операції й підтвердні матеріали щонайменше п’ять (5) років від завершення відповідних ділових відносин або операції — відповідно до статті 16 Федерального декрет-закону № 20 від 2018 року, а також довше, якщо цього вимагає інше чинне законодавство (зокрема семирічний строк зберігання бухгалтерських документів і документів з корпоративного податку).
Polaris залишає за собою безумовне право на власний розсуд і без обов’язку наводити причини: (i) відмовити в укладенні будь-яких ділових відносин; (ii) призупинити або припинити будь-які чинні ділові відносини; (iii) відмовити у виконанні певної вказівки, якщо, за нашою обґрунтованою оцінкою, це наражало б Polaris на суттєвий ризик у сфері протидії відмиванню коштів, санкційний, регуляторний чи репутаційний ризик.
Укладаючи ділові відносини з Polaris, клієнт зобов’язується: (i) надавати точну, актуальну та повну інформацію й документи у відповідь на запити в межах належної перевірки, посиленої перевірки та постійного моніторингу; (ii) невідкладно повідомляти Polaris про будь-які зміни в раніше наданій інформації; (iii) не володіти майном незаконного походження та не передавати його через будь-які структури, якими керує чи які адмініструє Polaris; (iv) у повному обсязі сприяти будь-якій перевірці, аудиту чи розслідуванню щодо Polaris, що їх на законних підставах проводить компетентний орган.
Персональні дані, зібрані для цілей протидії відмиванню коштів, обробляються відповідно до нашої Політики конфіденційності та Закону ОАЕ про захист персональних даних (Федеральний декрет-закон № 45 від 2021 року). Правовою підставою такої обробки є виконання передбаченого законом обов’язку. Документи належної перевірки охороняються професійною таємницею, окрім випадків, коли їх розкриття вимагається законом або судовим рішенням.