Політика конфіденційності

1. Хто ми та сфера застосування цієї Політики

Polaris Corporate Services FZ-LLC («Polaris», «ми», «нас») — ліцензований постачальник трастових і корпоративних послуг, що працює з Дубайського міжнародного фінансового центру, із зареєстрованим офісом за адресою: S18W1002, ангар № 18, індустріальна вільна зона Аль-Хулайла, Рас-ель-Хайма, Об’єднані Арабські Емірати.

Ця Політика конфіденційності описує, як ми збираємо, використовуємо, передаємо, зберігаємо та захищаємо персональні дані під час експлуатації polaris.ae та надання професійних послуг клієнтам і потенційним клієнтам. Її видано відповідно до Федерального декрет-закону № 45 від 2021 року про захист персональних даних («PDPL ОАЕ») та підзаконних актів до нього.

2. Контролер даних і контактна інформація

Для цілей PDPL ОАЕ контролером даних є:

Polaris Corporate Services FZ-LLC

а/с 73940, Дубай, Об’єднані Арабські Емірати

Ліцензія RAKEZ № 47005949

Кореспонденція з питань конфіденційності: legal@polaris.ae

Телефон: +971 4 325 3133

У разі реалізації прав за цією Політикою або виникнення занепокоєнь щодо обробки ваших персональних даних просимо звертатися до нас за наведеними вище реквізитами та адресувати звернення на ім’я спеціаліста із захисту даних.

3. Категорії персональних даних, які ми обробляємо

Категорії персональних даних, які ми можемо збирати та обробляти, залежать від характеру ваших відносин з нами. До них належать, зокрема:

3.1. Ідентифікаційні дані. Повне юридичне ім’я, дата народження, місце народження, громадянство, стать, фотографія, підпис, номер Emirates ID, номер паспорта, відомості про резидентську візу та інші ідентифікатори, видані державними органами.

3.2. Контактні дані. Поштова адреса, адреса проживання, адреса зареєстрованого офісу, адреса електронної пошти та номер(и) телефону.

3.3. Професійні та фінансові дані. Рід занять, роботодавець, посада, професійна кваліфікація, види діяльності, джерело коштів, джерело статків, банківські реквізити, ідентифікаційні номери платника податків, регуляторні реєстрації та відомості про кредитну історію, якщо вони доступні на законних підставах.

3.4. Дані про бенефіціарне володіння. Частки участі, структури контролю, склад ради директорів та особа кінцевих бенефіціарних власників відповідно до Рішення Кабінету Міністрів № 58 від 2020 року про регулювання процедур щодо реального бенефіціара.

3.5. Дані комплаєнсу. Статус політично значущої особи (PЗО), результати санкційного скринінгу, виявлені негативні публікації, документація належної перевірки клієнта (CDD) та результати будь-якої посиленої перевірки (EDD).

3.6. Транзакційні дані та дані з обслуговування. Листування, протоколи зустрічей, вказівки, доручення на ведення справи, рахунки, записи про платежі, а також документи й результати роботи, створені під час обслуговування.

3.7. Дані про використання сайту. IP-адреса, ідентифікатори пристрою та браузера, мовні налаштування, переглянуті сторінки, URL джерела переходу, тривалість сесії та аналогічна технічна інформація, що збирається за допомогою cookies і подібних технологій (див. розділ 13).

Ми не прагнемо збирати особливі категорії персональних даних (як-от дані про здоров’я, релігію чи політичні погляди), за винятком випадків, коли це суворо необхідно для виконання регульованого обслуговування або коли вони доступні на законних підставах у зв’язку із санкційним скринінгом; у таких випадках застосовуються додаткові заходи захисту.

4. Джерела персональних даних

Ми збираємо персональні дані з таких джерел: (i) безпосередньо від вас, зокрема через Сайт, доручення на ведення справи, KYC-анкети та листування електронною поштою; (ii) від ваших уповноважених представників, агентів, роботодавців, радників або членів родини, коли вони звертаються до нас від вашого імені; (iii) із публічних реєстрів, включно із системою Emirates ID, комерційними реєстрами, реєстрами нерухомості, судовими базами та будь-якими базами санкційного чи PЗО-скринінгу; (iv) від служб кредитної інформації та негативних публікацій, на які ми законно підписані; та (v) від регуляторів, банків чи контрагентів у ході здійснення операції, в якій ви берете участь.

5. Цілі обробки

Ми обробляємо персональні дані з такими цілями:

1. ведення переговорів, укладення та виконання договорів про надання професійних послуг;
2. виконання наших обов’язків як ліцензованого TCSP і DNFBP, зокрема обов’язків з належної перевірки клієнта, посиленої перевірки, повідомлення про підозрілі операції та зберігання документації відповідно до Федерального декрет-закону № 20 від 2018 року та Рішення Кабінету Міністрів № 10 від 2019 року;
3. адміністрування поточних клієнтських відносин, зокрема комунікацій, виставлення рахунків, стягнення платежів, управління документами та перевірок на конфлікт інтересів;
4. дотримання застосовних законів, нормативних актів, податкових декларацій, стандартів бухгалтерського обліку, судових рішень і законних запитів компетентних органів;
5. виявлення, запобігання та розслідування шахрайства, фінансових злочинів, зловживання нашими послугами та порушень наших політик;
6. управління та вдосконалення нашого сайту й послуг, зокрема безпека, діагностика збоїв, аналітика та персоналізація;
7. інформування вас про заходи, публікації та аналітичні матеріали, які ми обґрунтовано вважаємо такими, що стосуються ваших професійних інтересів, якщо ви не заперечили проти таких повідомлень; та
8. у розумно необхідних випадках — установлення, здійснення або захист правових вимог.

6. Правові підстави обробки

Відповідно до статті 4 PDPL ОАЕ ми обробляємо персональні дані на одній або кількох із таких правових підстав:

• Згода — коли ви надали явну згоду на визначену мету обробки, яку ви можете відкликати в будь-який час;
• Виконання договору — коли обробка необхідна для укладення або виконання доручення на ведення справи, стороною якого ви є;
• Правовий обов’язок — коли обробка необхідна для дотримання правового обов’язку, якому підпорядкована Polaris (зокрема обов’язків у сфері AML, оподаткування та корпоративного права);
• Життєво важливі інтереси — коли обробка необхідна для захисту ваших життєво важливих інтересів або інтересів іншої фізичної особи;
• Суспільний інтерес — коли обробка необхідна для виконання завдання, що здійснюється в суспільних інтересах;
• Законні інтереси — коли обробка необхідна для законних інтересів, що їх переслідує Polaris або третя особа, за винятком випадків, коли такі інтереси переважуються вашими правами та свободами.

7. AML, KYC та постійний моніторинг

Як DNFBP, Polaris зобов’язана за правом ОАЕ проводити належну перевірку клієнта під час онбордингу, оновлювати цю перевірку з ризик-орієнтованою періодичністю та повідомляти про будь-які підозри щодо відмивання коштів, фінансування тероризму чи фінансування розповсюдження до Підрозділу фінансової розвідки ОАЕ. Правовими підставами цієї обробки є правовий обов’язок та законні інтереси. Строк зберігання AML-документації становить не менше п’яти (5) років з моменту завершення обслуговування або з дати відповідної операції, залежно від того, що настане пізніше. Докладніше див. наше Повідомлення про AML і належну перевірку клієнта.

8. Передача персональних даних третім особам

Ми не продаємо персональні дані. Ми можемо передавати персональні дані таким категоріям одержувачів, у кожному випадку за умови дотримання заходів конфіденційності та захисту даних:

• Державні та регуляторні органи — Міністерство економіки ОАЕ, Федеральна податкова служба, Підрозділ фінансової розвідки, ліцензувальні органи (RAKEZ, DIFC, ADGM та інші вільні зони), GDRFA, ICP, MOHRE та еквівалентні іноземні органи, коли цього вимагає закон;
• Банки та фінансові установи — у ході відкриття рахунків, обробки платежів або сприяння в здійсненні операцій від вашого імені;
• Аудитори та зовнішні консультанти — включно з аудиторами, юристами, податковими консультантами й нотаріусами, залученими до участі в обслуговуванні;
• Постачальники послуг — включно з постачальниками IT-, хостингових, хмарних, поштових послуг, послуг управління документами, захищеного обміну повідомленнями та резервного копіювання, що діють як обробники даних від нашого імені за письмовими договорами;
• Контрагенти та їхні консультанти — коли обмін інформацією необхідний для завершення операції, стороною якої ви є;
• Постачальники санкційних і скринінгових послуг — з обмеженою метою проведення комплаєнс-перевірок;
• Правонаступники — у разі корпоративної реорганізації, продажу або злиття Polaris за умови еквівалентного захисту конфіденційності.

9. Транскордонна передача даних

9.1. Polaris працює з Об’єднаних Арабських Еміратів і обслуговує міжнародну клієнтську базу. Надання Послуг може вимагати передачі персональних даних до юрисдикцій за межами ОАЕ, включно з Кіпром, Швейцарією та будь-якою іншою юрисдикцією, з якою клієнт чи операція мають зв’язок.

9.2. Коли персональні дані передаються до юрисдикції, яку Управління даних ОАЕ не визнало такою, що забезпечує належний рівень захисту, ми застосовуємо відповідні заходи захисту згідно зі статтею 22 PDPL ОАЕ, включно з (де застосовно) стандартними договірними положеннями, обов’язковими корпоративними правилами або вашою явною згодою після належного повідомлення.

10. Строки зберігання

Ми зберігаємо персональні дані лише протягом строку, необхідного для досягнення цілей, заради яких їх було зібрано, включно з виконанням будь-яких правових, регуляторних, бухгалтерських чи звітних обов’язків. Орієнтовні строки зберігання:

• AML-документи та документи з обслуговування — не менше п’яти (5) років з моменту припинення обслуговування відповідно до Федерального декрет-закону № 20 від 2018 року;
• Документи з корпоративного податку, ПДВ і бухгалтерського обліку — не менше семи (7) років з кінця відповідного податкового періоду відповідно до Федерального декрет-закону № 47 від 2022 року та Федерального декрет-закону № 8 від 2017 року;
• Інші документи з клієнтського обслуговування — зберігаються протягом строку обслуговування плюс застосовний строк позовної давності;
• Маркетингові дані — зберігаються до моменту вашої відмови плюс розумний строк для реалізації такої відмови;
• Дані вебаналітики — зберігаються лише в агрегованому вигляді після спливу тринадцяти (13) місяців з моменту збору.

11. Ваші права як суб’єкта даних

З урахуванням умов і винятків, передбачених PDPL ОАЕ, ви маєте такі права:

• Право на доступ — отримати підтвердження того, чи обробляємо ми ваші персональні дані, та копію цих даних;
• Право на виправлення — вимагати виправлення неточних або неповних персональних даних;
• Право на видалення — вимагати видалення персональних даних, коли обробка більше не є необхідною або позбавлена правової підстави;
• Право на обмеження — вимагати обмеження обробки за певних обставин;
• Право на переносимість даних — отримати персональні дані у структурованому, загальновживаному та машинозчитуваному форматі;
• Право на заперечення — проти обробки на підставі законних інтересів, прямого маркетингу або автоматизованого прийняття рішень;
• Право відкликати згоду — без впливу на правомірність обробки, здійсненої до відкликання;
• Право подати скаргу — до Управління даних ОАЕ (див. розділ 18).

Окремі права підлягають обмеженням, коли їх здійснення суперечило б нашим правовим обов’язкам (наприклад, зберіганню AML-документів) або порушувало б права третіх осіб.

12. Як реалізувати ваші права

Для реалізації будь-якого з прав, викладених у розділі 11, просимо надіслати письмовий запит на адресу legal@polaris.ae із наданням відомостей, достатніх для підтвердження вашої особи та ідентифікації відповідних персональних даних. Ми прагнемо відповісти протягом тридцяти (30) календарних днів з моменту отримання повного запиту. У складних випадках ми можемо продовжити цей строк ще на тридцять (30) днів із повідомленням вас.

13. Cookies, відстеження та аналітика

Цей розділ містить повну Політику щодо cookies компанії Polaris Corporate Services FZ-LLC для polaris.ae. Він є частиною цієї Політики конфіденційності та має читатися разом з нею. Посилання на «цю Політику» нижче означають цю консолідовану Політику конфіденційності та щодо cookies.

13.1 Про цю Політику

Ця Політика щодо cookies роз’яснює, як Polaris Corporate Services FZ-LLC використовує cookies і подібні технології на polaris.ae. Вона доповнює нашу Політику конфіденційності та має читатися разом з нею. Політику щодо cookies видано відповідно до Федерального декрет-закону № 45 від 2021 року про захист персональних даних (PDPL ОАЕ) та Федерального декрет-закону № 46 від 2021 року про електронні транзакції та довірчі послуги.

13.2 Що таке cookies

Cookie — це невеликий текстовий файл, який сайт розміщує на вашому пристрої під час відвідування. Cookies широко використовуються для забезпечення роботи сайту, запам’ятовування ваших уподобань, підтримки аналітики та надання функціональності між сесіями. Cookies можуть встановлюватися оператором сайту («власні») або стороннім сервісом, який використовує оператор («сторонні»). Cookies можуть зберігатися на вашому пристрої до закінчення строку дії або до їх видалення вами («постійні cookies»), чи лише протягом однієї сесії перегляду («сесійні cookies»).

13.3 Категорії cookies, які ми використовуємо

13.3.1. Суворо необхідні cookies. Ці cookies є необхідними для роботи Сайту й не можуть бути вимкнені. Вони забезпечують навігацію, безпечний вхід (де застосовно), надсилання контактних форм і запам’ятовування налаштувань щодо згоди на cookies. Вони не зберігають персонально ідентифікувальну маркетингову інформацію.

13.3.2. Cookies уподобань і функціональності. Ці cookies запам’ятовують вибір, який ви робите на Сайті (наприклад, ваші мовні налаштування). Вони використовуються для більш персоналізованого досвіду, але не є суворо необхідними для роботи.

13.3.3. Аналітичні cookies. Ці cookies дозволяють нам підраховувати відвідування, виявляти популярний контент і розуміти, як користувачі переміщуються Сайтом. Зібрана інформація агрегується й використовується лише для вдосконалення нашого Сайту. Ми використовуємо власну аналітику, коли це розумно можливо.

13.3.4. Маркетингові cookies. Наразі ми не встановлюємо маркетингові cookies на Сайті й не дозволяємо робити це стороннім рекламним мережам.

13.4 Конкретні cookies, що використовуються

Основні cookies, що встановлюються наразі на Сайті:

polaris_cookie_consent — власний, постійний (12 місяців). Фіксує ваш вибір щодо згоди на cookies.

polaris_lang — власний, постійний (12 місяців). Фіксує обрану вами мову інтерфейсу.

polaris_session — власний, лише на час сесії. Підтримує базовий стан сесії.

_ga, _gid, _gat — сторонні (Google Analytics), постійні (до 24 місяців для _ga). Використовуються в агрегованій аналітиці лише за умови, що ви надали згоду на аналітичні cookies.

13.5 Сторонні cookies та аналітика

Коли ми використовуємо сторонній сервіс аналітики або доставки контенту (наприклад, Google Analytics чи мережу доставки контенту для шрифтів), така третя особа може встановлювати cookies на вашому пристрої. Обробка персональних даних такими третіми особами регулюється їхніми відповідними політиками конфіденційності. Ми прагнемо налаштовувати такі сервіси в режимах, що дбайливо ставляться до конфіденційності (включно з анонімізацією IP, де доступно).

13.6 Управління вашими налаштуваннями щодо cookies

Ви можете керувати своїми налаштуваннями щодо cookies трьома способами:

1. Банер cookies. Під час першого відвідування Сайту банер cookies дозволяє вам прийняти, відхилити або налаштувати несуттєві cookies. Ви можете будь-коли переглянути свій вибір, натиснувши посилання налаштувань cookies в нижньому колонтитулі.
2. Налаштування браузера. Більшість браузерів дозволяють керувати cookies через меню налаштувань, включно з блокуванням усіх cookies, видаленням наявних cookies або сповіщенням перед встановленням cookie. Просимо звернутися до документації вашого браузера.
3. Інструменти відмови. Для сторонньої аналітики ви можете встановити браузерні доповнення для відмови, що їх надає третя особа (наприклад, браузерне доповнення Google Analytics для відмови).

Зверніть увагу, що вимкнення суворо необхідних cookies вплине на роботу Сайту.

13.7 Сигнали «Do Not Track»

Деякі браузери передають сигнали «Do Not Track». Оскільки немає загальновизнаного стандарту того, як сайтам слід реагувати на них, Сайт наразі не реагує на сигнали Do Not Track. Проте ми дотримуємося вибору, зафіксованого вами в банері cookies.

13.8 Оновлення цієї Політики

Ця Політика щодо cookies періодично переглядається й може оновлюватися для відображення змін у cookies, які ми використовуємо, або в застосовному законодавстві. Чинна редакція разом із датою набрання нею чинності розміщена на Сайті.

14. Безпека

Ми впровадили технічні та організаційні заходи, покликані захистити персональні дані від випадкового або незаконного знищення, втрати, зміни, несанкціонованого розкриття чи доступу. Ці заходи включають шифроване зберігання й передачу, контроль доступу за принципом мінімальних привілеїв, рольовий розподіл обов’язків, багатофакторну автентифікацію для привілейованих облікових записів, регулярне резервне копіювання, процедури реагування на інциденти та зобов’язання персоналу щодо конфіденційності. Попри ці заходи, жоден метод передачі чи зберігання не є цілком безпечним, і ми не можемо гарантувати абсолютну безпеку персональних даних.

15. Неповнолітні

Наші Послуги не спрямовані на дітей, а Сайт не призначений для використання особами молодше вісімнадцяти (18) років. Ми свідомо не збираємо персональні дані дітей, за винятком контексту питань сімейного спонсорства та міграції, коли батьки або законний опікун дитини є клієнтом і надали законну вказівку.

16. Автоматизоване прийняття рішень

Ми не приймаємо щодо вас рішень, які тягнуть правові наслідки або суттєво впливають на вас, виключно на основі автоматизованої обробки. Інструменти санкційного скринінгу та аналітики можуть використовуватися для інформаційного забезпечення ручного перегляду кваліфікованим персоналом, проте остаточні рішення залишаються за фізичною особою.

17. Оновлення цієї Політики

Ця Політика переглядається не рідше одного разу на рік і може оновлюватися для відображення змін у наших практиках або в застосовному законодавстві. Чинна редакція разом із датою набрання нею чинності розміщена на Сайті. У разі суттєвих змін ми надамо розумне повідомлення (яке може включати розміщення повідомлення на Сайті або, де це доречно, прямий контакт з вами).

18. Скарги та наглядовий орган

Якщо ви вважаєте, що обробка нами ваших персональних даних не відповідає PDPL ОАЕ або цій Політиці, ви можете подати нам скаргу за адресою legal@polaris.ae. Ми розглянемо її та відповімо відповідно до нашої Процедури розгляду скарг.

Ви також маєте право подати скаргу до Управління даних ОАЕ — наглядового органу, заснованого відповідно до PDPL ОАЕ.