Політика конфіденційності

1. Хто ми та на що поширюється ця Політика

Polaris Corporate Services FZ-LLC (далі — «Polaris», «ми», «нас») — це ліцензований постачальник трастових і корпоративних послуг. Зареєстрований офіс компанії: S18W1002, ангар № 18, індустріальна вільна зона Аль-Хулайла, Рас-ель-Хайма, Об’єднані Арабські Емірати.

Ця Політика конфіденційності пояснює, як ми збираємо, використовуємо, передаємо, зберігаємо та захищаємо персональні дані під час роботи сайту polaris.ae і надання професійних послуг клієнтам та потенційним клієнтам. Її ухвалено відповідно до Федерального декрет-закону № 45 від 2021 року про захист персональних даних (далі — «PDPL ОАЕ») та підзаконних актів до нього.

2. Контролер даних і контактні дані

Для цілей PDPL ОАЕ контролером даних є:

Polaris Corporate Services FZ-LLC

а/с 73940, Дубай, Об’єднані Арабські Емірати

Ліцензія RAKEZ № 47005949

Кореспонденція з питань конфіденційності: legal@polaris.ae

Телефон: +971 4 325 3133

Якщо ви бажаєте скористатися правами за цією Політикою або маєте занепокоєння щодо обробки ваших персональних даних, просимо звертатися до нас за наведеними вище реквізитами, адресуючи звернення спеціалісту із захисту даних.

3. Категорії персональних даних, які ми обробляємо

Категорії персональних даних, які ми можемо збирати та обробляти, залежать від характеру ваших відносин із нами. До них належать, зокрема:

3.1. Ідентифікаційні дані. Повне ім’я за документами, дата та місце народження, громадянство, стать, фотографія, підпис, номер Emirates ID, номер паспорта, відомості про резидентську візу та інші ідентифікатори, видані державними органами.

3.2. Контактні дані. Поштова адреса, адреса проживання, адреса зареєстрованого офісу, адреса електронної пошти та номери телефонів.

3.3. Професійні та фінансові дані. Рід занять, роботодавець, посада, професійна кваліфікація, види діяльності, джерело коштів, джерело статків, банківські реквізити, ідентифікаційні номери платника податків, регуляторні реєстрації, а також відомості про кредитну історію, якщо їх можна отримати на законних підставах.

3.4. Дані про бенефіціарне володіння. Частки участі, структури контролю, склад ради директорів та особа кінцевих бенефіціарних власників відповідно до Рішення Кабінету Міністрів № 58 від 2020 року про порядок встановлення кінцевого бенефіціарного власника.

3.5. Дані з питань комплаєнсу. Статус політично значущої особи, результати перевірки за санкційними переліками, виявлені негативні згадки у ЗМІ, документи належної перевірки клієнта (CDD) та результати будь-якої посиленої перевірки (EDD).

3.6. Дані про операції та обслуговування. Листування, протоколи зустрічей, вказівки, доручення на ведення справи, рахунки, записи про платежі, а також документи й результати роботи, створені під час обслуговування.

3.7. Дані про користування сайтом. IP-адреса, ідентифікатори пристрою та браузера, мовні налаштування, переглянуті сторінки, URL-адреса джерела переходу, тривалість сеансу та аналогічна технічна інформація, що збирається за допомогою файлів cookie та подібних технологій (див. розділ 13).

Ми не маємо на меті збирати особливі категорії персональних даних (як-от дані про здоров’я, релігію чи політичні погляди), окрім випадків, коли це вкрай потрібно для надання регульованих послуг або коли такі дані можна законно отримати у зв’язку з перевіркою за санкційними переліками. У таких випадках застосовуються додаткові заходи захисту.

4. Джерела персональних даних

Ми збираємо персональні дані з таких джерел: (i) безпосередньо від вас — зокрема через Сайт, доручення на ведення справи, анкети KYC та листування електронною поштою; (ii) від ваших уповноважених представників, агентів, роботодавців, радників чи членів родини, коли вони звертаються до нас від вашого імені; (iii) із публічних реєстрів, зокрема системи Emirates ID, комерційних реєстрів, реєстрів нерухомості, судових баз даних, а також баз даних для перевірки за санкційними переліками й переліками політично значущих осіб; (iv) від служб кредитної інформації та моніторингу негативних згадок у ЗМІ, на послуги яких ми законно підписані; (v) від регуляторів, банків чи контрагентів у ході операції, в якій ви берете участь.

5. Цілі обробки

Ми обробляємо персональні дані з такими цілями:

1. ведення переговорів, укладення та виконання договорів про надання професійних послуг;
2. виконання наших обов’язків ліцензованого TCSP і DNFBP, зокрема обов’язків щодо належної перевірки клієнта, посиленої перевірки, повідомлення про підозрілі операції та зберігання документів відповідно до Федерального декрет-закону № 20 від 2018 року та Рішення Кабінету Міністрів № 10 від 2019 року;
3. ведення поточних відносин із клієнтами, зокрема листування, виставлення рахунків, отримання платежів, управління документами та перевірки на наявність конфлікту інтересів;
4. дотримання чинного законодавства й нормативних актів, виконання вимог щодо податкової звітності та стандартів бухгалтерського обліку, судових рішень і законних запитів компетентних органів;
5. виявлення, запобігання та розслідування шахрайства, фінансових злочинів, зловживань нашими послугами та порушень наших політик;
6. підтримання та вдосконалення нашого сайту й послуг, зокрема забезпечення безпеки, діагностика збоїв, аналітика та персоналізація;
7. інформування вас про заходи, публікації та аналітичні матеріали, які ми обґрунтовано вважаємо дотичними до ваших професійних інтересів, якщо ви не заперечили проти таких повідомлень;
8. у разі обґрунтованої потреби — заявлення, здійснення чи захист правових вимог.

6. Правові підстави обробки

Відповідно до статті 4 PDPL ОАЕ ми обробляємо персональні дані на одній або кількох із таких правових підстав:

• Згода — коли ви надали явну згоду на визначену мету обробки; таку згоду ви можете відкликати будь-коли;
• Виконання договору — коли обробка потрібна для укладення чи виконання доручення на ведення справи, стороною якого ви є;
• Правовий обов’язок — коли обробка потрібна для виконання правового обов’язку, покладеного на Polaris (зокрема обов’язків у сфері протидії відмиванню коштів, оподаткування та корпоративного права);
• Життєво важливі інтереси — коли обробка потрібна для захисту ваших життєво важливих інтересів або інтересів іншої фізичної особи;
• Суспільний інтерес — коли обробка потрібна для виконання завдання в суспільних інтересах;
• Законні інтереси — коли обробка потрібна для законних інтересів Polaris чи третьої особи, окрім випадків, коли такі інтереси поступаються вашим правам і свободам.

7. Протидія відмиванню коштів, KYC та постійний моніторинг

Як DNFBP, Polaris зобов’язана за законодавством ОАЕ проводити належну перевірку клієнта під час прийняття на обслуговування, оновлювати її з періодичністю, що залежить від рівня ризику, та повідомляти Підрозділ фінансової розвідки ОАЕ про будь-які підозри щодо відмивання коштів, фінансування тероризму чи фінансування розповсюдження зброї. Правовими підставами такої обробки є виконання правового обов’язку та законні інтереси. Документи з питань протидії відмиванню коштів зберігаються щонайменше п’ять (5) років від завершення обслуговування або від дати відповідної операції — залежно від того, що настане пізніше. Докладніше див. наше Повідомлення про протидію відмиванню коштів і належну перевірку клієнтів.

8. Передача персональних даних третім особам

Ми не продаємо персональні дані. Ми можемо передавати їх таким категоріям одержувачів — у кожному випадку за умови дотримання заходів конфіденційності та захисту даних:

• Державні та регуляторні органи — Міністерство економіки ОАЕ, Федеральна податкова служба, Підрозділ фінансової розвідки, ліцензувальні органи (RAKEZ, DIFC, ADGM та інші вільні зони), GDRFA, ICP, MOHRE та аналогічні іноземні органи, коли цього вимагає закон;
• Банки та фінансові установи — під час відкриття рахунків, опрацювання платежів чи сприяння в здійсненні операцій від вашого імені;
• Аудитори та зовнішні консультанти — зокрема аудитори, юристи, податкові консультанти й нотаріуси, залучені до обслуговування;
• Постачальники послуг — зокрема постачальники IT-послуг, хостингу, хмарних сервісів, електронної пошти, систем управління документами, захищеного обміну повідомленнями та резервного копіювання, які діють як обробники даних від нашого імені на підставі письмових договорів;
• Контрагенти та їхні консультанти — коли обмін інформацією потрібний для завершення операції, стороною якої ви є;
• Постачальники послуг із перевірки за санкційними переліками — виключно для проведення перевірок із питань комплаєнсу;
• Правонаступники — у разі корпоративної реорганізації, продажу чи злиття Polaris за умови рівнозначного захисту конфіденційності.

9. Транскордонна передача даних

9.1. Polaris здійснює діяльність із Об’єднаних Арабських Еміратів і обслуговує міжнародну клієнтську базу. Надання Послуг може потребувати передачі персональних даних до юрисдикцій за межами ОАЕ, зокрема до Кіпру, Швейцарії та будь-якої іншої юрисдикції, з якою пов’язані клієнт чи операція.

9.2. Якщо персональні дані передаються до юрисдикції, яку Управління даних ОАЕ не визнало такою, що забезпечує належний рівень захисту, ми вживаємо відповідних заходів захисту згідно зі статтею 22 PDPL ОАЕ, зокрема (якщо застосовно) застосовуємо стандартні договірні положення, обов’язкові корпоративні правила або отримуємо вашу явну згоду після належного повідомлення.

10. Строки зберігання

Ми зберігаємо персональні дані лише протягом строку, потрібного для досягнення цілей, заради яких їх було зібрано, зокрема для виконання будь-яких правових, регуляторних, бухгалтерських чи звітних обов’язків. Орієнтовні строки зберігання такі:

• Документи з питань протидії відмиванню коштів та документи з обслуговування — щонайменше п’ять (5) років від припинення обслуговування відповідно до Федерального декрет-закону № 20 від 2018 року;
• Документи з корпоративного податку, ПДВ і бухгалтерського обліку — щонайменше сім (7) років від завершення відповідного податкового періоду відповідно до Федерального декрет-закону № 47 від 2022 року та Федерального декрет-закону № 8 від 2017 року;
• Інші документи з обслуговування клієнтів — зберігаються протягом строку обслуговування та відповідного строку позовної давності;
• Маркетингові дані — зберігаються до моменту вашої відмови та протягом розумного строку, потрібного для її виконання;
• Дані вебаналітики — після спливу тринадцяти (13) місяців від збору зберігаються лише в узагальненому вигляді.

11. Ваші права як суб’єкта даних

З урахуванням умов і винятків, передбачених PDPL ОАЕ, ви маєте такі права:

• Право на доступ — отримати підтвердження того, чи обробляємо ми ваші персональні дані, а також копію цих даних;
• Право на виправлення — вимагати виправлення неточних чи неповних персональних даних;
• Право на видалення — вимагати видалення персональних даних, коли обробка більше не потрібна або не має правової підстави;
• Право на обмеження — вимагати обмеження обробки за певних обставин;
• Право на переносимість даних — отримати персональні дані у структурованому, загальновживаному форматі, придатному для машинного зчитування;
• Право на заперечення — заперечувати проти обробки на підставі законних інтересів, проти прямого маркетингу та автоматизованого ухвалення рішень;
• Право відкликати згоду — без впливу на правомірність обробки, здійсненої до її відкликання;
• Право подати скаргу — до Управління даних ОАЕ (див. розділ 18).

Окремі права можуть бути обмежені, якщо їх здійснення суперечило б нашим правовим обов’язкам (наприклад, обов’язку зберігати документи з питань протидії відмиванню коштів) або зачіпало б права третіх осіб.

12. Як скористатися своїми правами

Щоб скористатися будь-яким із прав, викладених у розділі 11, просимо надіслати письмовий запит на адресу legal@polaris.ae, зазначивши відомості, достатні для підтвердження вашої особи та для встановлення відповідних персональних даних. Ми прагнемо відповісти протягом тридцяти (30) календарних днів від отримання повного запиту. У складних випадках ми можемо продовжити цей строк ще на тридцять (30) днів, повідомивши вас про це.

13. Файли cookie, відстеження та аналітика

Цей розділ містить повну Політику щодо файлів cookie компанії Polaris Corporate Services FZ-LLC для сайту polaris.ae. Він є частиною цієї Політики конфіденційності та має тлумачитися разом із нею. Згадки про «цю Політику» нижче означають цю об’єднану Політику конфіденційності та щодо файлів cookie.

13.1 Про цю Політику

Ця Політика щодо файлів cookie пояснює, як Polaris Corporate Services FZ-LLC використовує файли cookie та подібні технології на сайті polaris.ae. Вона доповнює нашу Політику конфіденційності й має тлумачитися разом із нею. Цю Політику щодо файлів cookie ухвалено відповідно до Федерального декрет-закону № 45 від 2021 року про захист персональних даних (PDPL ОАЕ) та Федерального декрет-закону № 46 від 2021 року про електронні операції та довірчі послуги.

13.2 Що таке файли cookie

Файл cookie — це невеликий текстовий файл, який сайт розміщує на вашому пристрої під час відвідування. Файли cookie широко використовують, щоб забезпечити роботу сайту, запам’ятовувати ваші вподобання, підтримувати аналітику й зберігати функціональність між сеансами. Їх може встановлювати оператор сайту («власні файли cookie») або сторонній сервіс, яким користується оператор («сторонні файли cookie»). Файли cookie можуть зберігатися на вашому пристрої до завершення строку дії або до видалення вами («постійні файли cookie») чи лише протягом одного сеансу перегляду («сеансові файли cookie»).

13.3 Категорії файлів cookie, які ми використовуємо

13.3.1. Вкрай потрібні файли cookie. Ці файли cookie необхідні для роботи Сайту, і їх не можна вимкнути. Вони забезпечують навігацію, безпечний вхід (якщо застосовно), надсилання контактних форм і запам’ятовування ваших налаштувань щодо згоди на файли cookie. Вони не зберігають маркетингової інформації, яка дозволяла б ідентифікувати особу.

13.3.2. Файли cookie вподобань і функціональності. Ці файли cookie запам’ятовують вибір, який ви робите на Сайті (наприклад, мовні налаштування). Вони слугують для зручнішого та персоналізованого користування, але не є вкрай потрібними для роботи Сайту.

13.3.3. Аналітичні файли cookie. Ці файли cookie дають нам змогу підраховувати відвідування, визначати популярні матеріали та з’ясовувати, як користувачі переміщуються Сайтом. Зібрану інформацію узагальнюють і використовують лише для вдосконалення нашого Сайту. За можливості ми надаємо перевагу власній аналітиці.

13.3.4. Маркетингові файли cookie. Наразі ми не встановлюємо маркетингових файлів cookie на Сайті й не дозволяємо робити це стороннім рекламним мережам.

13.4 Конкретні файли cookie, що використовуються

Основні файли cookie, які наразі встановлюються на Сайті:

polaris_cookie_consent — власний, постійний (12 місяців). Зберігає ваш вибір щодо згоди на файли cookie.

polaris_lang — власний, постійний (12 місяців). Зберігає обрану вами мову інтерфейсу.

polaris_session — власний, діє лише протягом сеансу. Підтримує базовий стан сеансу.

_ga, _gid, _gat — сторонні (Google Analytics), постійні (до 24 місяців для _ga). Використовуються в узагальненій аналітиці лише за умови, що ви надали згоду на аналітичні файли cookie.

13.5 Сторонні файли cookie та аналітика

Коли ми користуємося стороннім сервісом аналітики або доставки вмісту (наприклад, Google Analytics чи мережею доставки вмісту для шрифтів), така третя особа може встановлювати файли cookie на вашому пристрої. Обробку персональних даних такими третіми особами регулюють їхні власні політики конфіденційності. Ми прагнемо налаштовувати такі сервіси в режимах, що дбайливо ставляться до конфіденційності (зокрема з анонімізацією IP-адреси, де це доступно).

13.6 Керування налаштуваннями щодо файлів cookie

Керувати налаштуваннями щодо файлів cookie можна трьома способами:

1. Банер файлів cookie. Під час першого відвідування Сайту банер файлів cookie дає змогу прийняти, відхилити або налаштувати необов’язкові файли cookie. Ви можете будь-коли переглянути свій вибір, натиснувши посилання на налаштування файлів cookie в нижньому колонтитулі.
2. Налаштування браузера. Більшість браузерів дають змогу керувати файлами cookie через меню налаштувань, зокрема блокувати всі файли cookie, видаляти наявні файли cookie або отримувати сповіщення перед встановленням файлу cookie. Радимо звернутися до документації вашого браузера.
3. Інструменти відмови. Щодо сторонньої аналітики ви можете встановити браузерні розширення для відмови, які надає третя особа (наприклад, браузерне розширення Google Analytics для відмови).

Зверніть увагу: вимкнення вкрай потрібних файлів cookie позначиться на роботі Сайту.

13.7 Сигнали «Do Not Track»

Деякі браузери передають сигнали «Do Not Track» (не відстежувати). Оскільки загальновизнаного стандарту реагування сайтів на такі сигнали немає, Сайт наразі на них не реагує. Проте ми дотримуємося вибору, який ви зробили в банері файлів cookie.

13.8 Оновлення цієї Політики

Ця Політика щодо файлів cookie періодично переглядається й може оновлюватися, щоб відобразити зміни у файлах cookie, які ми використовуємо, або зміни в чинному законодавстві. Чинна редакція разом із датою набрання нею чинності розміщена на Сайті.

14. Безпека

Ми запровадили технічні та організаційні заходи, покликані захистити персональні дані від випадкового чи незаконного знищення, втрати, зміни, несанкціонованого розкриття або доступу. Ці заходи передбачають шифроване зберігання й передачу даних, контроль доступу за принципом мінімальних привілеїв, розподіл обов’язків за ролями, багатофакторну автентифікацію для привілейованих облікових записів, регулярне резервне копіювання, процедури реагування на інциденти та зобов’язання працівників щодо конфіденційності. Попри ці заходи, жоден спосіб передачі чи зберігання не є цілком безпечним, тож ми не можемо гарантувати абсолютну безпеку персональних даних.

15. Неповнолітні

Наші Послуги не призначені для дітей, а Сайт не розрахований на використання особами, молодшими за вісімнадцять (18) років. Ми свідомо не збираємо персональних даних дітей, окрім питань сімейного спонсорства та міграції, коли клієнтом є один із батьків або законний опікун дитини, який надав законну вказівку.

16. Автоматизоване ухвалення рішень

Ми не ухвалюємо щодо вас рішень, які мають правові наслідки чи суттєво на вас впливають, виключно на основі автоматизованої обробки. Засоби перевірки за санкційними переліками та аналітичні інструменти можуть слугувати для підготовки матеріалів до перегляду, який здійснює кваліфікований персонал, проте остаточні рішення завжди ухвалює людина.

17. Оновлення цієї Політики

Ця Політика переглядається щонайменше раз на рік і може оновлюватися, щоб відобразити зміни в нашій практиці чи в чинному законодавстві. Чинна редакція разом із датою набрання нею чинності розміщена на Сайті. У разі суттєвих змін ми завчасно повідомимо про це в розумний спосіб — зокрема можемо розмістити повідомлення на Сайті або, де це доречно, звернутися до вас безпосередньо.

18. Скарги та наглядовий орган

Якщо ви вважаєте, що обробка нами ваших персональних даних не відповідає PDPL ОАЕ чи цій Політиці, ви можете подати нам скаргу на адресу legal@polaris.ae. Ми розглянемо її та надамо відповідь згідно з нашою Процедурою розгляду скарг.

Ви також маєте право подати скаргу до Управління даних ОАЕ — наглядового органу, утвореного відповідно до PDPL ОАЕ.