Diese Erklärung beschreibt, wie Polaris personenbezogene Daten in Übereinstimmung mit dem VAE-Datenschutzgesetz (Bundesgesetzes-Dekret Nr. 45 von 2021) erhebt, nutzt, teilt, aufbewahrt und schützt.
Polaris Corporate Services FZ-LLC („Polaris", „wir", „uns") ist ein lizenzierter Trust- und Corporate-Service-Provider mit Sitz im Dubai International Financial Centre und eingetragenem Sitz in S18W1002, Shed Nr. 18, Al Hulaila Industrial Free Zone, Ras Al Khaimah, Vereinigte Arabische Emirate.
Diese Datenschutzerklärung beschreibt, wie wir personenbezogene Daten beim Betrieb von polaris.ae und bei der Erbringung professioneller Dienstleistungen für Mandanten und potenzielle Mandanten erheben, nutzen, weitergeben, aufbewahren und schützen. Sie ergeht gemäß Bundesgesetzes-Dekret Nr. 45 von 2021 zum Schutz personenbezogener Daten (das „UAE PDPL") und seinen Durchführungsverordnungen.
Für Zwecke des UAE PDPL ist der für die Verarbeitung Verantwortliche:
Polaris Corporate Services FZ-LLC
PO Box 73940, Dubai, Vereinigte Arabische Emirate
RAKEZ-Lizenz Nr. 47005949
Datenschutz-Korrespondenz: legal@polaris.ae
Telefon: +971 4 325 3133
Wenn Sie Rechte aus dieser Erklärung ausüben oder Bedenken hinsichtlich der Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten äußern möchten, kontaktieren Sie uns bitte über die vorstehenden Angaben und richten Sie Ihre Mitteilung zu Händen des Datenschutzbeauftragten.
Die Kategorien personenbezogener Daten, die wir erheben und verarbeiten können, hängen von Ihrer Beziehung zu uns ab. Dazu zählen, ohne Beschränkung:
3.1. Identifikationsdaten. Vollständiger gesetzlicher Name, Geburtsdatum, Geburtsort, Staatsangehörigkeit, Geschlecht, Lichtbild, Unterschrift, Emirates-ID-Nummer, Reisepassnummer, Angaben zum Aufenthaltsvisum und sonstige behördlich ausgestellte Kennungen.
3.2. Kontaktdaten. Postanschrift, Wohnanschrift, Anschrift des eingetragenen Sitzes, E-Mail-Adresse und Telefonnummer(n).
3.3. Berufliche und finanzielle Daten. Beruf, Arbeitgeber, Funktion, berufliche Qualifikationen, Geschäftstätigkeiten, Mittelherkunft, Vermögensherkunft, Bankverbindungen, Steueridentifikationsnummern, regulatorische Registrierungen sowie Bonitätsauskünfte, soweit rechtmäßig erhältlich.
3.4. Daten zum wirtschaftlich Berechtigten. Eigentumsanteile, Kontrollstrukturen, Zusammensetzung des Verwaltungsorgans sowie die Identität der wirtschaftlich Berechtigten gemäß Kabinettsbeschluss Nr. 58 von 2020 über die Regelung der Verfahren zum wirtschaftlich Berechtigten.
3.5. Compliance-Daten. Status als politisch exponierte Person (PEP), Ergebnisse des Sanktionsscreenings, Negativmeldungen aus Medien, Unterlagen der Mandanten-Sorgfaltsprüfung (CDD) sowie die Ergebnisse einer etwaigen verstärkten Sorgfaltsprüfung (EDD).
3.6. Transaktions- und Mandatsdaten. Korrespondenz, Besprechungsnotizen, Weisungen, Mandatsschreiben, Rechnungen, Zahlungsnachweise sowie die im Verlauf eines Mandats erstellten Dokumente und Arbeitsergebnisse.
3.7. Website-Nutzungsdaten. IP-Adresse, Geräte- und Browser-Kennungen, Spracheinstellungen, aufgerufene Seiten, verweisende URL, Sitzungsdauer und ähnliche technische Informationen, die über Cookies und ähnliche Technologien erhoben werden (siehe Abschnitt 13).
Wir streben nicht an, besondere Kategorien personenbezogener Daten (etwa Daten zu Gesundheit, Religion oder politischer Meinung) zu erheben, außer wo dies für die Durchführung eines regulierten Mandats unbedingt erforderlich oder im Zusammenhang mit dem Sanktionsscreening rechtmäßig erhältlich ist; in solchen Fällen gelten zusätzliche Schutzmaßnahmen.
Wir erheben personenbezogene Daten aus folgenden Quellen: (i) direkt von Ihnen, unter anderem über die Website, Mandatsschreiben, KYC-Fragebögen und E-Mail-Korrespondenz; (ii) von Ihren bevollmächtigten Vertretern, Agenten, Arbeitgebern, Beratern oder Familienangehörigen, soweit diese uns in Ihrem Namen beauftragen; (iii) aus öffentlichen Registern, einschließlich des Emirates-ID-Systems, Handelsregistern, Immobilienregistern, Gerichtsakten sowie Sanktions- oder PEP-Screening-Datenbanken; (iv) von Bonitäts- und Negativnachrichten-Diensten, die wir rechtmäßig abonniert haben; sowie (v) von Aufsichtsbehörden, Banken oder Gegenparteien im Rahmen einer Transaktion, an der Sie beteiligt sind.
Wir verarbeiten personenbezogene Daten zu folgenden Zwecken:
Gemäß Artikel 4 des UAE PDPL verarbeiten wir personenbezogene Daten auf einer oder mehreren der folgenden Rechtsgrundlagen:
Als DNFBP ist Polaris nach VAE-Recht verpflichtet, beim Onboarding eine Mandanten-Sorgfaltsprüfung durchzuführen, diese Prüfung in risikobasierter Periodizität zu aktualisieren und jeden Verdacht auf Geldwäsche, Terrorismusfinanzierung oder Proliferationsfinanzierung der VAE Financial Intelligence Unit zu melden. Rechtsgrundlagen dieser Verarbeitung sind rechtliche Verpflichtung und berechtigte Interessen. Die Aufbewahrungsfrist für AML-Unterlagen beträgt mindestens fünf (5) Jahre ab Ende des Mandats oder ab dem Datum der betreffenden Transaktion, je nachdem, welcher Zeitpunkt später liegt. Weitere Einzelheiten finden Sie in unserem Hinweis zu AML & Mandanten-Sorgfaltsprüfung.
Wir verkaufen keine personenbezogenen Daten. Wir können personenbezogene Daten an folgende Kategorien von Empfängern weitergeben, jeweils vorbehaltlich Vertraulichkeits- und Datenschutzgarantien:
9.1. Polaris ist in den Vereinigten Arabischen Emiraten tätig und betreut eine internationale Mandantschaft. Die Erbringung der Dienste kann die Übermittlung personenbezogener Daten in Rechtsordnungen außerhalb der VAE erfordern, einschließlich Zypern, der Schweiz und jeder anderen Rechtsordnung, zu der der Mandant oder eine Transaktion eine Verbindung aufweist.
9.2. Werden personenbezogene Daten in eine Rechtsordnung übermittelt, der das VAE Data Office kein angemessenes Schutzniveau bescheinigt hat, setzen wir geeignete Garantien gemäß Artikel 22 des UAE PDPL um, einschließlich (soweit anwendbar) Standardvertragsklauseln, verbindlicher interner Datenschutzvorschriften oder Ihrer ausdrücklichen Einwilligung nach angemessener Unterrichtung.
Wir bewahren personenbezogene Daten nur so lange auf, wie es zur Erfüllung der Zwecke, zu denen sie erhoben wurden, erforderlich ist, einschließlich der Erfüllung etwaiger gesetzlicher, regulatorischer, buchhalterischer oder berichterstattungsbezogener Pflichten. Richtwerte für die Aufbewahrungsfristen sind:
Vorbehaltlich der Bedingungen und Ausnahmen des UAE PDPL stehen Ihnen folgende Rechte zu:
Bestimmte Rechte unterliegen Beschränkungen, wenn ihre Ausübung mit unseren rechtlichen Verpflichtungen kollidieren würde (zum Beispiel der Aufbewahrung von AML-Unterlagen) oder die Rechte Dritter beeinträchtigen würde.
Zur Ausübung eines der in Abschnitt 11 genannten Rechte richten Sie bitte eine schriftliche Anfrage an legal@polaris.ae und stellen Sie ausreichende Informationen zur Überprüfung Ihrer Identität und zur Bestimmung der betreffenden personenbezogenen Daten bereit. Wir bemühen uns, innerhalb von dreißig (30) Kalendertagen nach Eingang einer vollständigen Anfrage zu antworten. In komplexen Fällen können wir diese Frist nach Mitteilung an Sie um weitere dreißig (30) Tage verlängern.
Dieser Abschnitt enthält die vollständige Cookie-Richtlinie der Polaris Corporate Services FZ-LLC für polaris.ae. Er ist Bestandteil dieser Datenschutzerklärung und gemeinsam mit ihr zu lesen. Verweise auf „diese Richtlinie" weiter unten bezeichnen diese konsolidierte Datenschutz- und Cookie-Richtlinie.
Diese Cookie-Richtlinie erläutert, wie Polaris Corporate Services FZ-LLC Cookies und ähnliche Technologien auf polaris.ae verwendet. Sie ergänzt unsere Datenschutzerklärung und ist gemeinsam mit ihr zu lesen. Die Cookie-Richtlinie ergeht gemäß Bundesgesetzes-Dekret Nr. 45 von 2021 zum Schutz personenbezogener Daten (UAE PDPL) und Bundesgesetzes-Dekret Nr. 46 von 2021 über elektronische Transaktionen und Vertrauensdienste.
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Wir treffen keine Entscheidungen über Sie, die Ihnen gegenüber rechtliche Wirkung entfalten oder Sie erheblich beeinträchtigen, allein auf Grundlage automatisierter Verarbeitung. Sanktionsscreening- und Analysewerkzeuge können zur Information einer manuellen Prüfung durch qualifiziertes Personal eingesetzt werden, die endgültige Entscheidung verbleibt jedoch bei einer natürlichen Person.
Diese Erklärung wird mindestens jährlich überprüft und kann aktualisiert werden, um Änderungen unserer Praktiken oder des anwendbaren Rechts widerzuspiegeln. Die aktuelle Fassung ist zusammen mit dem Datum ihres Inkrafttretens auf der Website verfügbar. Bei wesentlichen Änderungen werden wir eine angemessene Mitteilung bereitstellen (was die Veröffentlichung eines Hinweises auf der Website oder, soweit angebracht, eine direkte Kontaktaufnahme mit Ihnen umfassen kann).
Wenn Sie der Auffassung sind, dass unsere Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten nicht mit dem UAE PDPL oder dieser Erklärung im Einklang steht, können Sie bei uns unter legal@polaris.ae eine Beschwerde einreichen. Wir werden die Beschwerde gemäß unserem Beschwerdeverfahren prüfen und beantworten.
Sie sind außerdem berechtigt, eine Beschwerde beim VAE Data Office einzureichen, der nach dem UAE PDPL errichteten Aufsichtsbehörde.