En tant que Trust and Corporate Service Provider (TCSP) agréé et Designated Non-Financial Business or Profession (DNFBP), Polaris est soumise à un cadre strict de lutte contre le blanchiment de capitaux, le financement du terrorisme et le financement de la prolifération. Le présent Avis précise nos obligations et ce que nous exigeons de nos clients.
Polaris Corporate Services FZ-LLC est un Trust and Corporate Service Provider (TCSP) agréé et une Designated Non-Financial Business or Profession (« DNFBP ») au regard du régime de lutte contre le blanchiment de capitaux des Émirats arabes unis. En sa qualité de DNFBP, Polaris est supervisée par le Ministère de l'Économie des EAU et est inscrite sur la plateforme de déclaration goAML de la Cellule de Renseignement Financier. Le présent Avis décrit la manière dont nous nous acquittons de nos obligations en matière de lutte contre le blanchiment, le financement du terrorisme et le financement de la prolifération, ainsi que ce que nous exigeons des clients pour nous permettre de les remplir.
Le cadre juridique applicable à Polaris comprend notamment :
Nous sommes tenus d'appliquer des mesures de Diligence raisonnable à tout client potentiel ou existant avant l'établissement d'un mandat et avant toute opération significative. La CDD comprend : (i) l'identification et la vérification du client ; (ii) l'identification et, selon une approche fondée sur les risques, la vérification du ou des bénéficiaires effectifs ultimes ; (iii) la compréhension de la nature et de l'objet de la relation d'affaires envisagée ; et (iv) selon une approche fondée sur les risques, la compréhension de l'origine des fonds et de l'origine du patrimoine liés au mandat.
Nous appliquons une Diligence raisonnable renforcée dans les situations à risque élevé, notamment : (i) personnes politiquement exposées, membres de leur famille et proches connus ; (ii) clients ou contreparties résidant ou liés à des juridictions identifiées comme à haut risque par le GAFI ou les EAU ; (iii) opérations complexes ou d'un montant inhabituellement élevé sans objet économique apparent ; (iv) structures impliquant des instruments au porteur ou des actionnaires nominés ; (v) clients faisant l'objet d'informations défavorables dans les médias ou d'allégations de criminalité financière en source ouverte ; et (vi) toute autre situation où, après évaluation fondée sur les risques, des diligences supplémentaires sont justifiées.
Pour mener à bien la CDD ou l'EDD, nous demandons généralement les éléments suivants :
Pour les personnes physiques : copie certifiée du passeport ; copie certifiée de la carte d'identité nationale (p. ex. Emirates ID) ; facture de service récente, relevé bancaire ou autre justificatif de domicile (émis au cours des trois derniers mois) ; CV ou résumé du parcours professionnel ; numéro(s) d'identification fiscale ; et photographie récente.
Pour les personnes morales : certificat de constitution ; statuts (ou équivalent) ; certificate of incumbency ou attestation de bonne réputation ; tableau de propriété et de contrôle jusqu'au(x) bénéficiaire(s) effectif(s) ultime(s) (UBO) ; CDD sur les UBO, dirigeants et signataires autorisés ; états financiers audités (lorsque disponibles) ; licences réglementaires (le cas échéant) ; et résolutions autorisant l'engagement de Polaris.
Pour les trusts et fondations : acte de fiducie ou charte de la fondation ; documentation attestant le settlor, les trustees, les membres du conseil, le protector et les bénéficiaires ; et les documents requis pour tout trustee personne morale.
Les documents doivent être présentés sous forme de copies certifiées conformes ou d'originaux, selon ce que nous pourrons raisonnablement exiger. Nous nous réservons le droit de solliciter des informations complémentaires à tout moment, y compris auprès de sources publiques ou de services de vérification tiers.
Pour les mandats portant sur des montants, structures ou opérations significatifs, nous demanderons des informations et justificatifs sur l'origine des fonds et l'origine du patrimoine, notamment (selon les cas) : revenus d'activité salariée (fiches de paie récentes, contrat de travail), revenus d'entreprise (comptes audités, décisions de distribution), produit de cession d'un actif (contrat de vente, confirmation bancaire), revenus de placement (relevés de compte-titres), succession (actes successoraux) ou toute autre source licite. Nous pourrons refuser d'agir lorsque l'origine des fonds ou du patrimoine ne peut être démontrée de manière satisfaisante.
Une Personne politiquement exposée est une personne physique qui exerce ou a exercé une fonction publique éminente. Les PPE, leurs proches et associés connus sont soumis à une Diligence renforcée conformément à la Décision du Conseil des ministres n° 10 de 2019. L'engagement avec une PPE requiert l'approbation de la direction de Polaris et une surveillance renforcée continue tout au long de la relation.
Nous procédons au filtrage de chaque client potentiel, bénéficiaire effectif, signataire autorisé, contrepartie et personne liée par rapport (sans limitation) à la Liste consolidée des sanctions des Nations Unies, à la liste des Sanctions financières ciblées locales des EAU, à la liste SDN de l'OFAC, à la liste consolidée des sanctions du HM Treasury britannique et à la Liste consolidée des sanctions financières de l'Union européenne. Le filtrage est effectué lors de l'entrée en relation et de manière périodique. Toute correspondance positive entraînera le gel immédiat des fonds et mandats concernés, conformément au droit applicable des EAU, ainsi qu'une notification au Bureau exécutif des EAU pour le contrôle et la non-prolifération.
Nous surveillons les relations avec les clients tout au long de leur durée, y compris la mise à jour périodique de la documentation CDD selon une fréquence fondée sur les risques (annuelle pour les clients à faible risque, plus fréquente pour les relations à risque élevé), des examens déclenchés par des événements à la suite de changements significatifs (changement de bénéficiaire effectif, de nationalité, de résidence, d'activité professionnelle, ou opération significative), et la surveillance continue des opérations.
Lorsque Polaris a des motifs raisonnables de soupçonner que des fonds, une opération ou une activité sont liés au blanchiment d'argent, au financement du terrorisme, au financement de la prolifération ou à une infraction sous-jacente, nous sommes tenus par la loi de déposer sans délai un signalement de transaction suspecte (STR) ou un signalement d'activité suspecte (SAR) auprès de la Cellule de Renseignement Financier des EAU via la plateforme goAML. Nous ne solliciterons pas le consentement du client avant le dépôt et nous pourrons, en vertu de la loi, ne pas être en mesure de confirmer si un tel signalement a été déposé.
Le Décret-loi fédéral n° 20 de 2018 interdit à Polaris et à son personnel de divulguer au sujet d'un signalement de transaction suspecte, ou à tout tiers, le fait qu'un tel signalement a été ou peut être déposé, ou qu'une enquête LCB-FT est ou pourrait être en cours. Cette obligation est connue sous le nom de règle de « non-divulgation » (no-tipping-off).
Nous conservons la documentation CDD/EDD, les enregistrements d'opérations et les pièces justificatives pendant une durée minimale de cinq (5) ans à compter de la fin du mandat ou de l'opération concernée, conformément à l'article 16 du Décret-loi fédéral n° 20 de 2018, ainsi que pendant toute durée plus longue requise par toute autre loi applicable (y compris les obligations de conservation comptables et fiscales de sept ans).
Polaris se réserve le droit absolu, à sa seule discrétion et sans obligation de motiver, de : (i) refuser de conclure tout mandat potentiel ; (ii) suspendre ou résilier tout mandat existant ; ou (iii) refuser d'exécuter toute instruction particulière, lorsque cela exposerait, selon notre appréciation raisonnable, Polaris à un risque significatif en matière de LCB-FT, de sanctions, de réglementation ou de réputation.
En contractant avec Polaris, le client s'engage à : (i) fournir des informations et documents exacts, à jour et complets en réponse aux demandes de CDD, EDD et surveillance continue ; (ii) informer rapidement Polaris de toute modification des informations précédemment communiquées ; (iii) s'abstenir de détenir ou de transférer des biens d'origine illicite par l'intermédiaire de toute structure gérée ou administrée par Polaris ; et (iv) coopérer pleinement à tout examen, audit ou enquête légalement requis de Polaris par une autorité compétente.
Les données à caractère personnel collectées à des fins LCB-FT sont traitées conformément à notre Politique de Confidentialité et à la loi des EAU sur la protection des données personnelles (Décret-loi fédéral n° 45 de 2021). La base légale est l'exécution d'une obligation légale. Les dossiers CDD sont soumis au secret professionnel, sauf lorsque la divulgation est exigée par la loi ou une décision de justice.