Les présentes Conditions régissent votre utilisation de polaris.ae et tout mandat professionnel avec Polaris Corporate Services FZ-LLC. Elles incluent des dispositions relatives à l'usage acceptable, à la confidentialité, à la limitation de responsabilité, à la procédure de réclamation et au droit applicable.
Dans les présentes Conditions de Service (les « Conditions »), sauf si le contexte exige une autre interprétation :
Les références à la législation des EAU incluent tout texte réglementaire pris en application de cette législation ainsi que toute modification, tout remplacement ou toute nouvelle promulgation de celle-ci.
Polaris Corporate Services FZ-LLC est un Trust and Corporate Service Provider réglementé titulaire d’une licence TCSP délivrée par le Ministère de l’Économie et du Tourisme des EAU, et d’une Licence commerciale de Services (n° 47005949) délivrée par la Ras Al Khaimah Economic Zone Authority (RAKEZ). Notre base opérationnelle est le Dubai International Financial Centre (DIFC) ; notre siège social est S18W1002, Hangar n° 18, Al Hulaila Industrial Free Zone, Ras Al Khaimah, Émirats arabes unis.
Polaris est une Designated Non-Financial Business or Profession (DNFBP) aux fins du Décret-loi fédéral n° 20 de 2018 relatif à la lutte contre le blanchiment de capitaux et le financement du terrorisme et des organisations illégales (tel que modifié), et est supervisée à ce titre par le Ministère de l’Économie des EAU.
3.1. En accédant au Site, en le parcourant ou en l’utilisant, vous acceptez les présentes Conditions dans leur intégralité et convenez d’être lié par elles. Si vous n’acceptez pas les présentes Conditions dans leur intégralité, vous devez immédiatement cesser d’utiliser le Site.
3.2. Le Site et les Services sont destinés à être utilisés par des clients professionnels, des family offices, des fondateurs, des contreparties sociétaires et leurs conseillers autorisés. Le Site ne s’adresse pas aux consommateurs particuliers, et les Services ne leur sont pas proposés, dans toute juridiction où une telle offre exigerait une licence supplémentaire non détenue par Polaris.
3.3. En nous engageant pour des Services, vous garantissez que vous disposez de la pleine capacité et du pouvoir juridiques pour le faire en votre nom ou au nom de toute entité que vous prétendez représenter, et que cela ne viole aucune loi, aucun règlement ni aucune restriction contractuelle qui vous serait applicable.
4.1. Les Services comprennent, sans s’y limiter : la constitution de sociétés dans les juridictions de mainland et de zone franche des EAU ; les services fiduciaires (administrateur nominee, actionnaire nominee, trustee, agent enregistré, secrétaire de société) ; la constitution et l’administration de trusts et de fondations ; l’enregistrement et la déclaration de l’impôt sur les sociétés ; la documentation des prix de transfert ; la conformité en matière de TVA et d’accises ; la comptabilité, la tenue de livres, la paie (WPS) et le conseil de CFO ; les services de visa de résidence et de migration, y compris les programmes Golden Visa des EAU et de Citoyenneté par investissement ; et les missions de conseil connexes aux Émirats arabes unis, à Chypre et en Suisse.
4.2. Les descriptions des Services sur le Site sont de nature générale. Le périmètre précis, les livrables, les délais, les exclusions et les honoraires applicables à toute mission seront définis dans une Lettre de mission écrite signée par les deux parties.
4.3. Sauf indication expresse, Polaris ne fournit pas d’avis juridiques réservés aux avocats agréés en vertu de la Loi fédérale n° 23 de 1991, de rapports d’audit réservés aux auditeurs agréés en vertu du Décret-loi fédéral n° 41 de 2023, ni de conseil en investissement au sens de la réglementation de l’Autorité des valeurs mobilières et des matières premières des EAU. Lorsque le Client requiert de tels services, Polaris mettra le Client en relation avec des prestataires tiers qualifiés ; l’engagement de tout tiers de ce type constituera un contrat direct entre le Client et le tiers.
5.1. Aucune mission de Services n’est formée par la visite du Site, l’envoi d’un formulaire de contact, l’échange de correspondance électronique ou la participation à un appel d’introduction. Une mission n’est formée qu’à la signature d’une Lettre de mission par Polaris et par le Client, à l’achèvement de la Diligence raisonnable du client à notre satisfaction et (le cas échéant) à la réception de tout acompte ou honoraire initial.
5.2. En cas de conflit entre les présentes Conditions et la Lettre de mission, la Lettre de mission prévaut s’agissant des Services qu’elle couvre.
5.3. Les modifications d’une Lettre de mission doivent être convenues par écrit par les deux parties.
6.1. Les honoraires des Services sont définis dans la Lettre de mission applicable. Sauf convention contraire, les honoraires sont indiqués hors TVA, hors débours de tiers (y compris les frais de l’administration, des régulateurs, des registres et des traducteurs), hors frais bancaires et hors menues dépenses.
6.2. Les factures sont payables dans un délai de quatorze (14) jours calendaires à compter de leur émission, sauf indication contraire. Le paiement est effectué en dirhams des Émirats arabes unis (AED) par virement bancaire sur le compte désigné dans la facture concernée.
6.3. Polaris se réserve le droit de facturer des intérêts sur les montants en souffrance au taux d’un et demi pour cent (1,5 %) par mois, courant quotidiennement à compter de la date d’échéance jusqu’à la date de paiement, et de suspendre les Services pour les comptes en souffrance après préavis écrit.
6.4. Les honoraires une fois payés ne sont pas remboursables, sauf dans la mesure expressément prévue dans une Lettre de mission ou requise par des dispositions impératives du droit des EAU.
7.1. Le Client garantit à Polaris et s’engage envers elle : (i) que toutes les informations, tous les documents et toutes les pièces d’identité fournis à Polaris sont véridiques, à jour, exacts et complets ; (ii) que le Client est le bénéficiaire effectif de tout fonds ou actif faisant l’objet des Services, ou dispose du pouvoir légal d’agir à leur égard ; (iii) que l’origine des fonds et l’origine du patrimoine associées à la mission proviennent d’activités licites ; et (iv) que le Client n’est pas une Personne sanctionnée au sens de la clause 14 ci-dessous.
7.2. Le Client notifie sans délai à Polaris par écrit tout changement des informations précédemment fournies, y compris tout changement de bénéficiaire effectif, de contrôle, d’adresse enregistrée, de signataire autorisé, de résidence, de résidence fiscale, de nationalité, de statut réglementaire ou d’exposition aux sanctions.
7.3. Le Client coopère avec Polaris dans l’exécution des obligations de Diligence raisonnable du client (CDD), de Diligence raisonnable renforcée (EDD) et de surveillance continue, telles que détaillées dans notre Avis LCB-FT & Diligence raisonnable du client. Le défaut de fourniture des informations demandées peut entraîner la suspension ou la résiliation des Services.
8.1. Polaris ainsi que ses dirigeants, employés et sous-traitants tiennent toutes les informations et tous les documents du Client en stricte confidentialité et ne les divulguent à aucun tiers, sauf : (i) avec le consentement écrit préalable du Client ; (ii) lorsque cela est nécessaire à l’exécution des Services (par exemple, registres gouvernementaux, partenaires bancaires, auditeurs) ; (iii) lorsque la loi, un règlement ou une décision d’un tribunal ou régulateur compétent l’exige (y compris le signalement de transactions suspectes au titre du Décret-loi fédéral n° 20 de 2018) ; ou (iv) à des conseillers professionnels soumis à une obligation de confidentialité.
8.2. Les obligations de confidentialité survivent à la résiliation de la mission.
9.1. L’ensemble du contenu du Site, y compris les textes, graphiques, illustrations, photographies, logos, marques, marques de service, logiciels et leur compilation (le « Contenu Polaris »), est la propriété de Polaris ou de ses concédants et est protégé en vertu du Décret-loi fédéral des EAU n° 38 de 2021 sur le droit d’auteur et les droits voisins et des traités internationaux applicables.
9.2. Il vous est accordé une licence limitée, non exclusive, non transférable et révocable d’accéder au Contenu Polaris et de le consulter à des fins exclusivement personnelles, non commerciales et d’information. Toute autre utilisation — y compris la reproduction, la distribution, la représentation publique, la modification, les œuvres dérivées, le framing, le scraping ou l’exploitation commerciale — est strictement interdite sans notre consentement écrit préalable.
9.3. Le nom et le logo de Polaris, ainsi que les marques des concédants de Polaris, ne peuvent être utilisés sans notre autorisation écrite expresse (ou la leur).
10.1. Le Site est fourni à des fins d’information. Il ne constitue pas une offre de prestation de Services dans toute juridiction où une telle offre serait illégale.
10.2. En accédant au Site ou en l’utilisant, vous acceptez également les engagements d’usage acceptable ci-dessous, qui font partie des présentes Conditions. Ces engagements s’appliquent en sus du droit applicable des EAU, y compris le Décret-loi fédéral n° 34 de 2021 relatif à la lutte contre les rumeurs et la cybercriminalité et le Décret-loi fédéral n° 46 de 2021 relatif aux transactions électroniques et aux services de confiance.
La présente Politique d’usage acceptable définit le comportement attendu de chaque visiteur de polaris.ae. Elle est incorporée par référence dans nos Conditions de Service. En accédant au Site ou en l’utilisant, vous acceptez de respecter la présente Politique. Si vous n’êtes pas d’accord, vous ne devez pas utiliser le Site.
Vous pouvez accéder au Site pour : (i) lire, consulter et télécharger le Contenu Polaris à des fins personnelles, non commerciales et d’information ; (ii) communiquer avec Polaris de bonne foi via les canaux de contact que nous fournissons ; (iii) créer des liens vers les pages de Polaris depuis votre propre site web non commercial sur une base d’usage loyal, à condition de ne pas dénaturer votre relation avec Polaris ; et (iv) imprimer ou enregistrer des copies du Contenu Polaris pour votre propre référence.
Vous ne devez pas, et ne devez permettre à aucune autre personne de :
Vous ne devez pas, en lien avec le Site ou tout système de Polaris :
Tous les droits de propriété intellectuelle sur le Site et le Contenu Polaris demeurent la propriété de Polaris ou de ses concédants. Toute utilisation excédant le périmètre autorisé à la Section 2, ou portant atteinte à ces droits, est interdite.
Le Site ne peut être consulté par, ou pour le compte de, toute personne qui fait l’objet de sanctions imposées par le Conseil de sécurité des Nations Unies, les Émirats arabes unis (y compris la liste des Sanctions financières ciblées locales des EAU), l’Union européenne, le Royaume-Uni (HM Treasury) ou les États-Unis (OFAC), ou qui réside habituellement dans toute juridiction à l’égard de laquelle Polaris a l’interdiction de fournir des services. Polaris se réserve le droit de bloquer l’accès de toute personne ou juridiction de ce type.
Polaris se réserve le droit, sans préavis et à sa seule discrétion, de : (i) retirer tout contenu téléversé ou communiqué en violation de la présente Politique ; (ii) bloquer ou révoquer l’accès au Site depuis tout utilisateur, appareil ou réseau jugé en violation de la présente Politique ; (iii) conserver et divulguer des informations aux autorités policières ou réglementaires lorsqu’elle a des motifs raisonnables de croire que la violation implique un comportement illicite ; et (iv) demander des mesures injonctives, des dommages-intérêts et d’autres recours devant les Tribunaux de Dubaï ou tout autre tribunal compétent.
Si vous prenez connaissance d’un abus du Site, y compris d’une vulnérabilité de sécurité, d’une campagne d’hameçonnage usurpant l’identité de Polaris ou d’une reproduction non autorisée du Contenu Polaris, veuillez nous en informer rapidement à legal@polaris.ae. La divulgation responsable de constats de sécurité est la bienvenue et fera l’objet d’un accusé de réception.
Le Site peut contenir des liens vers des sites web de tiers et des références à des contenus de tiers (y compris des portails de régulateurs tels qu’EmaraTax et goAML). Ces liens et références sont fournis pour pure commodité. Polaris n’approuve, ne contrôle ni n’assume la responsabilité du contenu, de l’exactitude, de la sécurité ou des pratiques de confidentialité de tout site web de tiers. L’accès à tout site web de tiers et son utilisation se font à vos propres risques et sont soumis aux conditions d’utilisation propres à ce site.
12.1. Exclusion relative à l’information. Les informations figurant sur le Site sont fournies « en l’état » et « selon disponibilité », à des fins d’information générale uniquement. Elles ne constituent pas un conseil juridique, fiscal, comptable, financier ou en investissement et ne doivent pas être considérées comme un substitut à un conseil portant sur la situation particulière du Client. Polaris ne formule aucune déclaration ni garantie, expresse ou implicite, quant à l’exactitude, l’exhaustivité, l’actualité, l’adéquation à un usage ou l’absence de violation de toute information figurant sur le Site.
12.2. Limitation de responsabilité. Dans la mesure maximale permise par le droit applicable des EAU, Polaris (y compris ses dirigeants, employés, membres et sociétés affiliées) ne pourra en aucun cas être tenue responsable envers quiconque de : (i) tout dommage indirect, accessoire, consécutif, spécial, punitif ou exemplaire ; (ii) toute perte de profit, de revenu, d’activité, de clientèle, d’économies escomptées, d’opportunité, de données ou d’usage ; ou (iii) tout dommage résultant de la confiance accordée à des informations figurant sur le Site ou à des informations communiquées autrement que dans le cadre d’une Lettre de mission contraignante.
12.3. Plafond global. La responsabilité globale de Polaris découlant de ou liée à tout Service rendu au titre d’une Lettre de mission n’excédera pas un montant égal aux honoraires professionnels effectivement payés à Polaris par le Client concerné au titre de la Lettre de mission concernée au cours des douze (12) mois précédant immédiatement le fait générateur de la responsabilité, sauf en ce qui concerne la responsabilité qui ne peut être légalement limitée en vertu du droit des EAU.
12.4. Aucune disposition des présentes Conditions n’exclut ni ne limite la responsabilité en cas de fraude, de faute intentionnelle ou de toute autre responsabilité qui ne peut être légalement exclue ou limitée en vertu du droit des EAU.
13.1. Le Client indemnisera et garantira Polaris, ses dirigeants, employés et sociétés affiliées contre toutes pertes, tous dommages, coûts, réclamations, demandes, sanctions réglementaires et frais juridiques raisonnables (les « Pertes ») découlant de ou liés à : (i) toute violation par le Client des présentes Conditions ou de toute Lettre de mission ; (ii) toute information inexacte, trompeuse ou incomplète fournie par le Client ; (iii) tout comportement illicite du Client ; ou (iv) toute réclamation de tiers découlant de l’utilisation par le Client des livrables fournis par Polaris.
13.2. Cette indemnisation s’ajoute à, et ne se substitue pas à, tout autre droit ou recours dont dispose Polaris.
14.1. Polaris n’entre pas en relation avec, et le Client convient qu’il n’est pas, une personne ou entité qui fait l’objet de : (i) la Liste consolidée des sanctions des Nations Unies ; (ii) la liste des Sanctions financières ciblées locales des EAU tenue en vertu de la Décision du Conseil des ministres n° 74 de 2020 ; (iii) la Liste des ressortissants spécialement désignés de l’Office of Foreign Assets Control (OFAC) du Département du Trésor des États-Unis ; (iv) la Liste consolidée des sanctions du HM Treasury du Royaume-Uni ; ou (v) la Liste consolidée des sanctions financières de l’Union européenne (ensemble, les « Personnes sanctionnées »).
14.2. Polaris se réserve le droit absolu de refuser d’entamer, de suspendre ou de résilier toute mission, et de signaler à la Cellule de Renseignement Financier des EAU, lorsqu’elle a connaissance ou un soupçon raisonnable que le Client, tout bénéficiaire effectif, toute contrepartie ou toute origine ou destination de fonds est ou se rapporte à une Personne sanctionnée.
15.1. Polaris peut suspendre ou résilier la prestation des Services et révoquer l’accès au Site avec effet immédiat sur notification écrite en cas de : (i) violation substantielle par le Client des présentes Conditions ou de toute Lettre de mission ; (ii) non-paiement des honoraires au-delà de trente (30) jours après la date d’échéance ; (iii) entrée du Client en insolvabilité, liquidation, faillite ou procédure analogue ; (iv) constatation d’une exposition aux sanctions, pénale ou réglementaire concernant le Client ; ou (v) défaut du Client d’achever ou de mettre à jour la Diligence raisonnable du client à notre satisfaction.
15.2. Chaque partie peut résilier toute Lettre de mission pour convenance moyennant le délai de préavis qui y est spécifié ou, en l’absence d’une telle spécification, moyennant un préavis écrit de trente (30) jours.
15.3. La résiliation n’affecte aucun droit ni aucune obligation acquis avant la résiliation, ni aucune disposition des présentes Conditions destinée à survivre à la résiliation, y compris, sans limitation, les clauses 8, 9, 12, 13 et 18.
Polaris s’engage à traiter de manière équitable, rapide et confidentielle les réclamations des clients, clients potentiels et autres personnes affectées par nos Services. La présente Section décrit comment déposer une réclamation, quelles informations fournir et comment nous y répondrons. Elle remplace toute Politique de réclamation autonome antérieure et fait partie des présentes Conditions.
Polaris Corporate Services FZ-LLC s’engage à traiter les réclamations de manière équitable, rapide et confidentielle. La présente Procédure de gestion des réclamations indique comment un client, un client potentiel ou une autre personne peut nous adresser une réclamation, comment nous l’instruirons et les délais auxquels vous pouvez vous attendre.
La présente procédure s’applique aux réclamations relatives à : la conduite de tout employé, dirigeant ou représentant de Polaris ; la qualité, la rapidité ou l’exactitude de tout Service que nous avons fourni ou pour lequel nous avons établi un devis ; notre facturation, nos honoraires ou nos remboursements ; notre traitement des données personnelles ; notre site web ; ou toute autre question relative à Polaris.
Une réclamation peut être déposée par écrit par l’un des canaux suivants :
Lorsqu’une réclamation est d’abord formulée oralement, nous vous demanderons de la confirmer par écrit afin que le contenu de la réclamation soit consigné avec exactitude.
Pour nous permettre d’instruire efficacement, veuillez inclure dans votre réclamation :
Nous accuserons réception de votre réclamation par écrit dans un délai de cinq (5) jours ouvrables des EAU. L’accusé de réception identifiera la personne de Polaris chargée de l’instruction (le « Responsable de la réclamation »), exposera les prochaines étapes et fournira un calendrier indicatif.
Le Responsable de la réclamation procédera à une instruction équitable et proportionnée de la question, y compris l’examen des dossiers et de la correspondance pertinents et, le cas échéant, l’audition du personnel concerné. Nous pourrons vous demander des informations complémentaires durant l’instruction. Nous vous tiendrons raisonnablement informé de l’avancement.
Lorsque la réclamation porte sur une question complexe ou requiert l’apport de tiers (par exemple, une banque, un régulateur ou un conseil externe), l’instruction peut durer plus longtemps que l’estimation initiale. Nous vous notifierons par écrit toute prolongation nécessaire.
Nous nous efforçons de fournir une réponse finale circonstanciée dans un délai de trente (30) jours ouvrables des EAU à compter de l’accusé de réception. Lorsqu’une réponse finale ne peut être émise dans ce délai, nous vous écrirons pour en expliquer les raisons et fournir un calendrier révisé. La réponse finale exposera nos constatations, notre raisonnement, les remèdes (le cas échéant) que nous proposons et vos options d’escalade ultérieure si vous demeurez insatisfait.
Si vous demeurez insatisfait de notre réponse finale, vous pouvez avoir le droit d’escalader votre réclamation auprès d’un organe externe compétent, selon l’objet :
Nous tenons un registre des réclamations consignant la date de réception, le réclamant, l’objet, l’instruction, le résultat et la mesure prise. Le registre est examiné par la direction sur une base trimestrielle afin d’identifier les questions thématiques et d’améliorer notre service.
Polaris ne pénalisera ni n’exercera de représailles contre toute personne pour avoir formulé une réclamation de bonne foi. Les réclamations sont traitées de manière confidentielle au sein du cabinet et divulguées uniquement sur la base du besoin d’en connaître. Lorsqu’une réclamation comprend un signalement d’activité illégale présumée, des protections distinctes au titre du Programme de protection des lanceurs d’alerte des EAU et du Décret-loi fédéral n° 31 de 2021 peuvent s’appliquer.
Polaris peut modifier les présentes Conditions de temps à autre. Les Conditions modifiées prennent effet à leur publication sur le Site, étant entendu que toute modification ayant un effet défavorable substantiel sur le Client ne s’appliquera pas aux missions en cours jusqu’à la prochaine date de renouvellement ou à l’expiration d’un préavis écrit de trente (30) jours, la première de ces dates prévalant. L’utilisation continue du Site par le Client après la publication des Conditions modifiées constitue leur acceptation.
Polaris ne sera pas responsable d’un manquement ou d’un retard dans l’exécution de ses obligations dans la mesure où il est causé par des circonstances échappant à son contrôle raisonnable, y compris, sans s’y limiter, les cas de force majeure, la guerre, le terrorisme, une pandémie, des troubles civils, une restriction gouvernementale, une intervention réglementaire, une perturbation bancaire ou des télécommunications, ou la défaillance de services publics ou de prestataires tiers.
19.1. Les présentes Conditions, la Lettre de mission et toute obligation non contractuelle découlant de ou liée à celles-ci sont régies par et interprétées conformément aux lois fédérales des Émirats arabes unis et aux lois de l’Émirat de Dubaï qui y sont applicables.
19.2. Les parties se soumettent irrévocablement à la compétence exclusive des Tribunaux de Dubaï (les « Dubai Courts ») pour le règlement de tout différend, controverse ou réclamation découlant de ou lié aux présentes Conditions ou à toute Lettre de mission, étant entendu que Polaris peut, à sa seule discrétion, engager une procédure devant tout autre tribunal compétent aux fins de l’exécution d’un jugement ou du recouvrement de sommes dues.
19.3. Aucune disposition de la présente clause ne porte atteinte aux dispositions impératives du droit des EAU qui confèrent une compétence exclusive à un autre forum.
20.1. Intégralité de l’accord. Les présentes Conditions, ensemble avec toute Lettre de mission et les politiques qui y sont référencées, constituent l’intégralité de l’accord entre les parties à l’égard de l’objet et remplacent tous les accords, déclarations et ententes antérieurs.
20.2. Divisibilité. Si une disposition des présentes Conditions est jugée par une autorité compétente invalide, illégale ou inexécutoire, les dispositions restantes demeureront en pleine vigueur et de plein effet.
20.3. Absence de renonciation. Aucun manquement ni retard de Polaris dans l’exercice d’un droit ne vaudra renonciation à celui-ci.
20.4. Cession. Le Client ne peut céder ni transférer ses droits ou obligations au titre des présentes Conditions sans notre consentement écrit préalable. Polaris peut céder ou sous-traiter ses droits et obligations à toute société affiliée ou à tout ayant cause.
20.5. Absence de droits des tiers. Une personne qui n’est pas partie aux présentes Conditions n’a aucun droit d’en faire exécuter une disposition.
20.6. Langue. Les présentes Conditions sont émises en anglais. Les traductions dans d’autres langues sont fournies pour pure commodité ; en cas de divergence, la version anglaise prévaut.