첫째: 주주만 누를 수 있는 클릭
우리가 관리하는 한 자유구역 회사가 라이선스 변경을 신청했습니다. 우리는 신청서를 준비해 제출하고 수수료를 냈습니다. 그러자 자유구역은 요즘 자유구역들이 점점 더 많이 하는 일을 했습니다. 각 주주에게 그 자신의 이메일 주소로 컴플라이언스 과제 링크를 보내고, 정보가 제출되어 검토되면 라이선스가 발급될 것이라고 알린 것입니다. 같은 메시지가 모든 주주에게 갔고, 며칠 뒤 다시, 그리고 그 뒤에 또 갔습니다.
우리는 그 과제를 대신 완료할 수 없고, 그래서도 안 됩니다. 이 과제는 주주에게 자신이 누구인지, 자신의 돈이 어디서 오는지 확인하라고 요구하며, 그것을 주주에게 직접 보내는 이유는 어떤 중개인도 그를 대신해 답하지 못하게 하려는 데 있습니다. 그래서 우리가 하루 만에 준비한 변경 신청이 여러 사람 가운데 가장 느린 한 사람을 기다리게 되고, 그중 누군가는 자유구역 파일에 등록된 메일함을 읽지 않을 수도 있습니다.
실무적인 교훈은 두 가지입니다. 첫째, 자유구역에 등록된 모든 주주의 이메일 주소와 휴대전화 번호는 그가 실제로 쓰는 것이어야 합니다. 오래된 개인 주소나 비서가 적어 준 번호 때문에 회사가 멈춥니다. 둘째, 신청서를 내기 전에 주주들에게 본인 앞으로 메시지가 올 것이라는 점, 그것이 어떻게 생겼는지, 그리고 그것이 진짜라는 점을 알려 두십시오. 미리 들은 주주는 하루 만에 답합니다. 듣지 못한 주주는 스팸으로 취급합니다.
기업 서비스는 이 방향으로 가고 있습니다. 등록처와 은행은 대리인이 아니라 소유자에게서 직접 듣기를 원하며, 이번 가을에 나온 규정들은 — 실제 소유자, 의심거래, 동결에 관한 규정 — 모두 같은 방향을 가리킵니다. 우리의 일은 고객을 대신해 답하는 것이라기보다 고객이 스스로, 빠르고 일관되게, 매번 같은 파일로 답할 수 있게 하는 것입니다.
둘째: 회사는 스스로 닫히지 않는다
또 다른 파일은 소유자들이 닫기로 결정한 회사입니다. 해지 신청은 자유구역에 접수되었고, 이번 주 보류 상태로 돌아왔습니다. 자유구역은 승인된 감사인의 청산인 보고서를 원했고, 등록된 휴대전화 번호로 전화를 걸어 보았지만 그 번호는 꺼져 있었습니다.
소유자들은 흔히 회사를 닫는 일을 서식 하나로 생각합니다. 그것은 순서입니다. 청산인이 선임되는데, 대개 구역이 승인한 감사인입니다. 사업이 멈춘 날까지의 회계가 작성되고, 채권자 문제가 정리되고, 청산인이 보고하며, 그다음에야 라이선스가 해지되고, 사업장 등록 카드(establishment card)가 닫히고, 비자가 취소되고, 은행 계좌가 폐쇄됩니다. 각 단계는 앞 단계가 있어야 하며, 회사에 남은 돈이 없다고 해서 자유구역이 보고서를 건너뛰지는 않습니다.
그리고 그 순서가 진행되는 동안 회사는 연락이 닿는 상태로 남아 있어야 합니다. 자유구역 파일에 있는 휴대전화 번호와 이메일은 구역이 무엇이 빠졌는지 알려 주는 통로입니다. 소유자가 출국하고 번호가 끊기게 두면 신청은 그대로 멈춰 있습니다. 누구든 UAE 번호를 포기하기 전에, 회사는 등록된 연락처를 끝까지 이곳에 남아 있을 사람으로 바꿔야 하며, 그 사람은 대개 우리입니다.
셋째: 세무 등록은 라이선스보다 오래 남는다
회사가 영업을 멈춘 한 고객이 연방세무청에서 온 메시지를 우리에게 전달하며 합당한 질문을 했습니다. 우리가 무언가 해야 합니까? 메시지는 회사의 최종 등록 말소 법인세 신고서가 EmaraTax에 올라와 있으며, 2027년 5월의 어느 날까지 신고하고 세금이 있으면 납부해야 하고, 그러지 않으면 등록 말소가 진행되지 않고 벌칙이 따를 것이라고 했습니다.
네, 그는 무언가 해야 합니다. 법인세 등록은 사업이 끝나거나 라이선스가 해지될 때 끝나지 않습니다. 세무청이 등록 말소를 승인할 때 끝나며, 세무청은 최종 신고서가 제출되고 납부가 끝나기 전에는 승인하지 않습니다. 라이선스를 닫고 세무 등록을 잊은 회사는 다 끝났다고 생각한 사람들의 이름으로 채무를 남깁니다.
기한은 몇 달 뒤이고, 바로 그것이 함정입니다. 최종 신고를 뒷받침할 회계는 은행 거래내역에 아직 접근할 수 있고 장부를 맡았던 사람이 아직 전화를 받는 지금 준비하기가 가장 쉽습니다. 우리는 이번 달에 신고할 것입니다. 회사를 닫는 모든 이에게 드리는 제 조언은 세무 등록 말소를 나중에 일어나는 일이 아니라 폐업의 일부로 다루라는 것입니다.
넷째: 등록처에는 등록처의 시계가 있다
네 번째 파일은 급히 필요하다는 고객을 위해 한 역외 센터에 등록하고 있는 재단입니다. 서류는 모두 제출되었습니다. 신청은 고객이 바랐던 것보다 오래 포털에 “진행 중”으로 표시되어 있었고, 우리 팀이 문의하자 등록처는 파일이 아직 담당자에게 있으며, 지금으로서는 더 필요한 것이 없고, 검토를 신속히 처리해 달라고 요청해 두었다고 정중하게 답했습니다.
이는 지극히 정상적인 답이며, 등록처가 할 수 있는 유일한 답입니다. 검토는 등록처 자신의 일이고, 질문을 가지고 돌아올 수도 있으며, 어떤 대리인도 정부 기관이 일을 마칠 날짜를 고객에게 약속할 수 없습니다. 우리가 할 수 있는 일은 첫날 완전한 신청서를 제출하고, 더 빠른 서비스가 있는지 제출한 뒤가 아니라 제출하기 전에 묻고, 적절한 간격으로 후속 확인을 하고, 파일이 어디에 있는지 고객에게 사실대로 말하는 것입니다.
고객이 할 수 있는 일은 재단이 특정 날짜에 존재할 것을 전제로 한 어떤 것에도 서명하지 않는 것입니다. 재단에 달린 주식 양도, 부동산 매입, 은행 소개는 신청서를 낸 날이 아니라 증서가 발급된 날을 기준으로 일정을 잡아야 합니다. 급한 사정은 실재하지만, 그것은 기대가 아니라 계획 안에 들어가야 합니다.
네 가지의 공통점
스스로 답해야 하는 주주. 그 보고서 없이는 자유구역이 움직이지 않는 감사인. 그 승인이 라이선스보다 오래 남는 세무 당국. 자기만의 시계를 가진 등록처. 이 파일 어디에서도 다음 단계는 우리의 것이 아니었습니다. 기업 서비스란 점점 더 이런 일입니다. 고객 파일의 다음 단계를 누가 쥐고 있는지 매 순간 알고, 그 사람이 그것을 알게 하며, 얼마나 걸릴지 고객에게 정직하게 말하는 일입니다. 이번 주 규제 당국도 나름의 방식으로 같은 말을 했으며 — 명의 이사와 서비스 제공자를 지목한 OFAC, 이사들에게 개인적 책임을 물은 ADGM 법원 — 답도 같습니다. 파일에 이름이 올라 있는 사람들이 스스로 그 파일에 따라 행동할 수 있어야 합니다.
Mohanad Almeshal은 라스알카이마와 두바이의 인가 기업 서비스 제공자인 Polaris Corporate Services의 공동창업자 겸 기업 법률고문입니다. 소개한 사례는 실제이며, 신원을 알 수 있는 세부 사항은 그렇지 않습니다. 이 글의 어떤 내용도 특정 회사를 위한 세무 또는 투자 자문이 아닙니다.