Bir: yalnızca hissedarın yapabileceği tıklama
Yönettiğimiz bir serbest bölge şirketi lisansında değişiklik için başvurdu. Başvuruyu hazırladık, sunduk ve harçları ödedik. Ardından serbest bölge, serbest bölgelerin giderek daha sık yaptığını yaptı: her hissedara kendi e-posta adresinden bir uyum görevine bağlantı gönderdi ve bilgiler sunulup incelendikten sonra lisansın düzenleneceğini bildirdi. Aynı mesaj her hissedara gitti; birkaç gün sonra yeniden, sonra bir kez daha.
Bu görevi onlar adına tamamlayamayız, tamamlamamalıyız da. Görev, hissedardan kim olduğunu ve parasının nereden geldiğini teyit etmesini istiyor ve görevin doğrudan ona gönderilmesinin amacı da hiçbir aracının onun adına yanıt vermemesi. Böylece hazırlaması bir günümüzü alan bir değişiklik, birkaç kişinin en yavaşını bekliyor; üstelik bunlardan biri, serbest bölgenin kayıtlarındaki gelen kutusunu hiç okumuyor olabilir.
İki pratik ders var. Birincisi, serbest bölgeye kayıtlı her hissedarın e-posta adresi ve cep telefonu numarası gerçekten kullandığı adres ve numara olmalı; eski bir kişisel adres ya da bir asistanın verdiği bir numara, bir şirketin durmasının yoludur. İkincisi, başvuru yapılmadan önce hissedarlara kendilerine şahsen bir mesaj geleceğini, mesajın neye benzeyeceğini ve gerçek olduğunu söyleyin. Önceden uyarılmış bir hissedar bir günde yanıt verir. Uyarılmamış olan ise onu istenmeyen e-posta sayar.
Kurumsal hizmetlerin gittiği yön bu. Siciller ve bankalar acenteden değil sahibinden duymak istiyor ve bu sonbaharda gelen düzenlemeler — gerçek faydalanıcılık, şüpheli işlemler ve dondurma üzerine — hepsi aynı yönü gösteriyor. Bizim işimiz müşteri adına yanıt vermekten çok, onun her seferinde aynı dosyayla, hızlı ve tutarlı biçimde kendi adına yanıt verebilmesini sağlamak.
İki: bir şirket kendi kendine kapanmaz
Bir başka dosya, sahiplerinin kapatmaya karar verdiği bir şirket. İptal başvurusu serbest bölgeye gitti ve bu hafta “beklemede” olarak geri döndü: serbest bölge onaylı bir denetçiden tasfiye memuru raporu istiyordu ve kayıtlı cep telefonu numarasını aramayı denemişti; telefon kapalıydı.
Sahipler bir şirketi kapatmayı çoğu zaman tek bir form olarak düşünür. Oysa bu bir sıralamadır. Genellikle bölgenin onayladığı bir denetçi olan bir tasfiye memuru atanır; hesaplar işin durduğu tarihe kadar çıkarılır; alacaklıların hesabı görülür; tasfiye memuru raporunu verir; ve ancak ondan sonra lisans iptal edilir, kuruluş kartı kapatılır, vizeler iptal edilir ve banka hesabı kapanır. Her adım bir öncekine ihtiyaç duyar ve serbest bölge, şirkette para kalmadı diye raporu atlamaz.
Bu sıralama işlerken şirketin ulaşılabilir kalması da gerekir. Serbest bölgenin dosyasındaki cep telefonu numarası ve e-posta, bölgenin size neyin eksik olduğunu söyleme yoludur; sahibi ülkeden ayrılmış ve numaranın kullanımdan düşmesine izin vermişse başvuru bekler. Kimse bir BAE numarasından vazgeçmeden önce şirket, kayıtlı iletişim bilgilerini sonuna kadar burada olacak birine çevirmeli; bu kişi de çoğu zaman biziz.
Üç: vergi kaydı lisanstan uzun yaşar
Şirketi faaliyetini durdurmuş bir müşteri bize Federal Vergi Dairesi'nden gelen bir mesajı iletti ve yerinde bir soru sordu: bir şey yapmamız gerekiyor mu? Mesajda, şirketin kayıt silmeye ilişkin nihai kurumlar vergisi beyannamesinin EmaraTax'ta hazır olduğu ve Mayıs 2027'deki bir tarihe kadar verilmesi ve varsa verginin ödenmesi gerektiği, aksi hâlde kayıt silme işleminin ilerlemeyeceği ve cezaların geleceği yazıyordu.
Evet, bir şey yapması gerekiyor. Kurumlar vergisi kaydı, iş sona erdiğinde ya da lisans iptal edildiğinde sona ermez; Daire kayıt silmeyi onayladığında sona erer ve Daire, nihai beyanname verilip ödenmeden bunu onaylamaz. Lisansını kapatıp vergi kaydını unutan bir şirket, işinin bittiğini sanan kişilerin adına, arkasında bir yükümlülük bırakır.
Son tarih aylar sonra; tuzak da burada. Nihai beyannameyi destekleyen hesapları hazırlamak, banka ekstrelerine hâlâ erişilebilirken ve defterleri tutan kişi hâlâ telefonu açarken, yani şimdi en kolayı. Biz beyannameyi bu ay vereceğiz. Bir şirketi kapatan herkese tavsiyem, vergi kaydının silinmesini sonradan olacak bir şey olarak değil, kapanışın bir parçası olarak görmesi.
Dört: sicilin kendi saati var
Dördüncü dosya, buna acilen ihtiyacı olan bir müşteri için bir offshore merkezde tescil ettirdiğimiz bir vakıf. Tüm belgeler sunuldu. Başvuru portalda müşterinin umduğundan daha uzun süredir “işlemde” görünüyor ve ekibimiz sorduğunda sicil kibarca, dosyanın hâlâ işlemi yürüten görevlide olduğunu, şimdilik başka bir şeye gerek olmadığını ve incelemenin hızlandırılmasını istediğini yanıtladı.
Bu son derece normal bir yanıt ve bir sicilin verebileceği tek yanıt. İncelemesi kendisine ait; sorularla geri dönebilir; ve hiçbir acente bir müşteriye, bir kamu kurumunun işini hangi tarihte bitireceğini vaat edemez. Bizim yapabileceğimiz, ilk gün eksiksiz bir başvuru sunmak, daha hızlı bir hizmet olup olmadığını başvurudan sonra değil önce sormak, makul aralıklarla takip etmek ve müşteriye dosyanın nerede durduğuna dair gerçeği söylemek.
Müşterinin yapabileceği ise vakfın belirli bir tarihte var olacağını varsayan hiçbir şeyi imzalamamak. Vakfa bağlı bir hisse devri, bir mülk alımı ya da bir banka tanıştırması, başvurunun yapıldığı günden değil, sertifikanın düzenlendiği günden itibaren zamanlanmalı. Aciliyet gerçek, ama yeri beklentiler değil, planlama.
Dördünün ortak noktası
Kendi adına yanıt vermesi gereken bir hissedar. Raporundan bir serbest bölgenin vazgeçmeyeceği bir denetçi. Onayı lisanstan uzun yaşayan bir vergi dairesi. Kendi saati olan bir sicil. Bu dosyaların hiçbirinde bir sonraki adım bizim değildi. Kurumsal hizmetler giderek daha çok bu: her an, bir müşterinin dosyasında bir sonraki adımın kimde olduğunu bilmek, o kişinin bunu bildiğinden emin olmak ve müşteriye bunun ne kadar süreceğini dürüstçe söylemek. Düzenleyicilerin haftası da aynı şeyi kendi diliyle söyledi — OFAC nominee yöneticileri ve hizmet sağlayıcıları adlandırdı, ADGM mahkemesi yöneticileri şahsen sorumlu tuttu — ve yanıt da aynı: adları dosyada yazılı olan kişilerin bu dosya üzerinde kendilerinin harekete geçebilmesi gerekir.
Mohanad Almeshal, Ras el-Hayme ve Dubai'de lisanslı bir Kurumsal Hizmet Sağlayıcısı olan Polaris Corporate Services'in Kurucu Ortağı ve Kurumsal Hukuk Müşaviridir. Anlatılan vakalar gerçektir; kimliği belirleyen ayrıntılar değildir. Bu yazıdaki hiçbir şey, belirli bir şirket için vergi ya da yatırım tavsiyesi değildir.