الأسبوع على مكتبي: مساهم لا يستطيع التحقق منه سواه، وشركة لا تُغلق نفسها، وساعة السجل

الأول: النقرة التي لا يستطيعها إلا المساهم

تقدّمت شركة في منطقة حرة نتولى إدارة شؤونها بطلب لتعديل رخصتها. أعددنا الطلب وقدّمناه ودفعنا الرسوم. ثم فعلت المنطقة الحرة ما تفعله المناطق الحرة على نحو متزايد: أرسلت إلى كل مساهم، على عنوان بريده الإلكتروني الخاص، رابطاً إلى مهمة امتثال، وأبلغته بأن الرخصة ستصدر بمجرد تقديم المعلومات ومراجعتها. ووصلت الرسالة نفسها إلى كل مساهم، ثم مرة أخرى بعد أيام قليلة، ثم مرة ثالثة بعد ذلك.

لا نستطيع إنجاز تلك المهمة نيابةً عنهم، ولا ينبغي لنا ذلك. فهي تطلب من المساهم أن يؤكد هويته ومصدر أمواله، والغاية من إرسالها إليه مباشرة ألا يجيب أي وسيط بالنيابة عنه. وهكذا فإن تعديلاً استغرق إعداده منا يوماً واحداً ينتظر أبطأ عدة أشخاص، قد يكون أحدهم لا يقرأ صندوق البريد المسجّل لدى المنطقة الحرة.

ثمة درسان عمليان. الأول أن البريد الإلكتروني ورقم الهاتف المحمول لكل مساهم مسجّل لدى المنطقة الحرة يجب أن يكونا مما يستخدمه فعلاً؛ فعنوان شخصي قديم أو رقم أعطاه مساعد هو الطريقة التي تتوقف بها الشركة. والثاني أن تُخبر المساهمين قبل تقديم الطلب بأن رسالة ستصلهم شخصياً، وكيف ستبدو، وأنها حقيقية. فالمساهم الذي نُبّه مسبقاً يجيب في يوم. أما من لم يُنبَّه فيعاملها كرسالة مزعجة.

إلى هنا تتجه خدمات الشركات. فالسجلات والبنوك تريد أن تسمع من المالك، لا من الوكيل، واللوائح التي وصلت هذا الخريف — بشأن المستفيدين الفعليين، والمعاملات المشبوهة، والتجميد — تشير كلها إلى الاتجاه نفسه. ومهمتنا ليست أن نجيب عن العميل بقدر ما هي أن نتأكد من أنه قادر على أن يجيب عن نفسه، بسرعة واتساق، وبالملف نفسه في كل مرة.

الثاني: الشركة لا تُغلق نفسها

ملف آخر يتعلق بشركة قرر ملاكها إغلاقها. ذهب طلب الإلغاء إلى المنطقة الحرة، وعاد هذا الأسبوع بحالة معلّق: فالمنطقة الحرة أرادت تقرير مصفٍّ من مدقق معتمد، وكانت قد حاولت الاتصال برقم الهاتف المحمول المسجّل، فوجدته مغلقاً.

كثيراً ما يظن الملاك أن إغلاق الشركة استمارة واحدة. والحقيقة أنه سلسلة. يُعيَّن مصفٍّ، يكون عادة مدققاً معتمداً لدى المنطقة؛ وتُعدّ الحسابات حتى تاريخ توقف النشاط؛ وتُسوّى أوضاع الدائنين؛ ويقدّم المصفي تقريره؛ وعندها فقط تُلغى الرخصة، وتُغلق بطاقة المنشأة، وتُلغى التأشيرات، ويُغلق الحساب المصرفي. وكل خطوة تحتاج إلى التي قبلها، ولن تتجاوز المنطقة الحرة التقرير لأن الشركة لم يبقَ فيها مال.

وطوال سير هذه السلسلة يجب أن يظل الوصول إلى الشركة ممكناً. فرقم الهاتف المحمول والبريد الإلكتروني في ملف المنطقة الحرة هما وسيلتها لإبلاغكم بما ينقص؛ وإذا غادر المالك البلاد وترك الرقم ينتهي، يبقى الطلب حيث هو. وقبل أن يتخلى أحد عن رقمه الإماراتي، ينبغي أن تغيّر الشركة بيانات الاتصال المسجّلة إلى شخص سيبقى هنا حتى النهاية، وكثيراً ما نكون نحن ذلك الشخص.

الثالث: التسجيل الضريبي يعيش أطول من الرخصة

أحال إلينا عميل توقفت شركته عن النشاط رسالة من الهيئة الاتحادية للضرائب وطرح سؤالاً وجيهاً: هل يتعين علينا فعل أي شيء؟ قالت الرسالة إن الإقرار النهائي لضريبة الشركات الخاص بإلغاء تسجيل الشركة متاح على منصة إمارات تاكس، ويجب تقديمه وسداد أي ضريبة مستحقة بحلول تاريخ في مايو 2027، وإلا فلن يمضي إلغاء التسجيل وستترتب غرامات.

نعم، عليه أن يفعل شيئاً. فالتسجيل في ضريبة الشركات لا ينتهي بانتهاء النشاط ولا بإلغاء الرخصة؛ بل ينتهي حين توافق الهيئة على إلغاء التسجيل، ولن توافق عليه حتى يُقدَّم الإقرار النهائي وتُسدَّد الضريبة. والشركة التي تُغلق رخصتها وتنسى تسجيلها الضريبي تترك خلفها التزاماً، باسم أشخاص ظنوا أنهم انتهوا.

الموعد بعد أشهر، وهنا يكمن الفخ. فالحسابات التي يستند إليها الإقرار النهائي أسهل إعداداً الآن، ما دامت كشوف الحساب المصرفي متاحة وما دام الشخص الذي كان يمسك الدفاتر يرد على الهاتف. وسنقدّم الإقرار هذا الشهر. ونصيحتي لكل من يغلق شركة أن يعامل إلغاء التسجيل الضريبي جزءاً من الإغلاق، لا أمراً يحدث بعده.

الرابع: للسجل ساعته الخاصة

الملف الرابع مؤسسة نسجّلها في مركز خارجي (offshore) لعميل يحتاج إليها على وجه السرعة. قُدّم كل مستند. وظل الطلب يظهر بحالة “قيد المعالجة” على البوابة مدة أطول مما أمِل العميل، وحين سأل فريقنا، ردّ السجل بأدب بأن الملف لا يزال لدى الموظف المختص، وأنه لا يلزم شيء آخر في الوقت الحالي، وأنه طلب تسريع المراجعة.

هذا جواب طبيعي تماماً، وهو الجواب الوحيد الذي يستطيع السجل أن يقدّمه. فمراجعته شأنه هو؛ وقد تعود بأسئلة؛ ولا يستطيع أي وكيل أن يعد العميل بالتاريخ الذي ستُنهي فيه جهة حكومية عملها. ما نستطيعه هو أن نقدّم طلباً مكتملاً من اليوم الأول، وأن نسأل عن وجود خدمة أسرع قبل التقديم لا بعده، وأن نتابع على فترات معقولة، وأن نخبر العميل بالحقيقة عن موقع ملفه.

وما يستطيعه العميل هو ألا يوقّع على أي شيء يفترض أن المؤسسة ستكون قائمة في تاريخ بعينه. فنقل الأسهم أو شراء العقار أو التعريف لدى البنك الذي يعتمد على المؤسسة ينبغي أن يُحسب توقيته من يوم صدور الشهادة، لا من يوم تقديم الطلب. الاستعجال حقيقي، لكن مكانه التخطيط، لا التوقعات.

ما الذي يجمع الأربعة

مساهم يجب أن يجيب عن نفسه. ومدقق لا تستغني منطقة حرة عن تقريره. وهيئة ضرائب تعيش موافقتها أطول من الرخصة. وسجل له ساعته الخاصة. ولم تكن الخطوة التالية بيدنا في أيٍّ من هذه الملفات. وهذا ما صارت عليه خدمات الشركات أكثر فأكثر: أن تعرف، في كل لحظة، بيد من الخطوة التالية في ملف العميل، وأن تتأكد من أن ذلك الشخص يعرف ذلك، وأن تخبر العميل بصدق كم سيستغرق الأمر. وقد قال أسبوع الجهات التنظيمية الشيء نفسه بطريقته — OFAC يسمّي المديرين الاسميين ومزوّدي الخدمات، ومحكمة ADGM تحاسب المديرين شخصياً — والجواب واحد: يجب أن يكون الأشخاص الذين تظهر أسماؤهم في الملف قادرين على التصرف فيه بأنفسهم.

مهند المشعل شريك مؤسس والمستشار القانوني للشركات في Polaris Corporate Services، مزوّد خدمات مؤسسية مرخص في رأس الخيمة ودبي. الحالات الموصوفة حقيقية؛ أما التفاصيل المعرِّفة فليست كذلك. ولا شيء في هذا المقال نصيحة ضريبية أو استثمارية لأي شركة بعينها.