Uno: el clic que solo puede hacer el socio
Una sociedad de zona franca que administramos solicitó modificar su licencia. Preparamos la solicitud, la presentamos y pagamos las tasas. Entonces la zona franca hizo lo que las zonas francas hacen cada vez más: envió a cada socio, a su propia dirección de correo electrónico, un enlace a una tarea de cumplimiento, y le dijo que la licencia se expediría una vez presentada y revisada la información. El mismo mensaje llegó a todos los socios, otra vez unos días después, y otra vez más tarde.
No podemos completar esa tarea por ellos, y no debemos. Pide al socio que confirme quién es y de dónde procede su dinero, y la razón de enviársela directamente es que ningún intermediario responda en su nombre. Así que una modificación que nos llevó un día preparar espera al más lento de varios socios, uno de los cuales quizá no lea el buzón que la zona franca tiene registrado.
Hay dos lecciones prácticas. La primera es que la dirección de correo electrónico y el número de móvil de cada socio registrados en la zona franca deben ser los que realmente usa; una dirección personal antigua o un número facilitado por un asistente es la forma en que una sociedad se detiene. La segunda es avisar a los socios, antes de presentar la solicitud, de que les llegará un mensaje personalmente, de qué aspecto tendrá y de que es auténtico. Un socio avisado responde en un día. Uno que no lo está lo trata como correo basura.
Hacia aquí van los servicios corporativos. Los registros y los bancos quieren oír al propietario, no al agente, y las normas que han llegado este otoño — sobre titularidad real, sobre operaciones sospechosas, sobre congelación — apuntan todas en la misma dirección. Nuestro trabajo consiste menos en responder por el cliente que en asegurarnos de que él pueda responder por sí mismo, con rapidez y coherencia, con el mismo expediente cada vez.
Dos: una sociedad no se cierra sola
Otro expediente es el de una sociedad que sus propietarios decidieron cerrar. La solicitud de cancelación se presentó a la zona franca, y esta semana volvió como pendiente: la zona franca quería el informe de un liquidador emitido por un auditor autorizado, y había intentado llamar al número de móvil registrado, que estaba apagado.
Los propietarios suelen pensar que cerrar una sociedad es un formulario. Es una secuencia. Se nombra un liquidador, normalmente un auditor autorizado por la zona; se formulan las cuentas hasta la fecha en que cesó la actividad; se atiende a los acreedores; el liquidador emite su informe, y solo entonces se cancela la licencia, se cierra la tarjeta de establecimiento, se cancelan los visados y se cierra la cuenta bancaria. Cada paso necesita el anterior, y la zona franca no se saltará el informe porque a la sociedad no le quede dinero.
Y mientras dura esa secuencia, la sociedad tiene que seguir siendo localizable. El móvil y el correo electrónico que constan en el expediente de la zona franca son la forma en que la zona le dice a uno qué falta; si el propietario se ha ido del país y ha dejado caducar el número, la solicitud se queda parada. Antes de que nadie renuncie a un número de los EAU, la sociedad debería cambiar sus datos de contacto registrados a los de alguien que vaya a estar aquí hasta el final, y ese alguien somos a menudo nosotros.
Tres: el registro fiscal sobrevive a la licencia
Un cliente cuya sociedad ha dejado de operar nos reenvió un mensaje de la Federal Tax Authority y nos hizo una pregunta razonable: ¿tenemos que hacer algo? El mensaje decía que la declaración final del impuesto de sociedades para la baja de la sociedad estaba disponible en EmaraTax y que debía presentarse, y pagarse el impuesto que correspondiera, antes de una fecha de mayo de 2027, y que de lo contrario la baja no seguiría adelante y habría sanciones.
Sí, tiene que hacer algo. El registro en el impuesto de sociedades no termina cuando termina el negocio ni cuando se cancela la licencia; termina cuando la Autoridad aprueba la baja, y no la aprobará hasta que la declaración final esté presentada y pagada. Una sociedad que cierra su licencia y se olvida de su registro fiscal deja tras de sí una deuda, a nombre de personas que creían haber terminado.
El plazo vence dentro de unos meses, y esa es la trampa. Las cuentas que sustentan la declaración final son más fáciles de preparar ahora, mientras los extractos bancarios siguen accesibles y la persona que llevaba la contabilidad todavía contesta al teléfono. La presentaremos este mes. Mi consejo a cualquiera que cierre una sociedad es tratar la baja fiscal como parte del cierre, no como algo que ocurre después.
Cuatro: el registro tiene su propio reloj
El cuarto expediente es una fundación que estamos registrando en un centro extraterritorial para un cliente que la necesita con urgencia. Se presentaron todos los documentos. La solicitud lleva en el portal en estado «en tramitación» más tiempo del que el cliente esperaba, y cuando nuestro equipo preguntó, el registro respondió con cortesía que el expediente seguía en manos del tramitador, que por ahora no hacía falta nada más y que había pedido que se agilizara la revisión.
Es una respuesta perfectamente normal, y es la única que puede dar un registro. Su revisión es suya; puede volver con preguntas, y ningún agente puede prometer a un cliente la fecha en que un organismo público terminará su trabajo. Lo que sí podemos hacer es presentar una solicitud completa el primer día, preguntar si existe un servicio más rápido antes de presentarla y no después, hacer un seguimiento a intervalos razonables y decir al cliente la verdad sobre el estado del expediente.
Lo que puede hacer el cliente es no firmar nada que dé por hecho que la fundación existirá en una fecha concreta. Una transmisión de acciones, una compra de inmuebles o una presentación a un banco que dependa de la fundación debería programarse a partir del día en que se expida el certificado, no del día en que se presentó la solicitud. La urgencia es real, pero tiene su sitio en la planificación, no en las expectativas.
Lo que tienen en común los cuatro
Un socio que debe responder por sí mismo. Un auditor sin cuyo informe una zona franca no da un paso. Una autoridad fiscal cuya aprobación sobrevive a la licencia. Un registro con su propio reloj. En ninguno de estos expedientes el siguiente paso era nuestro. Eso es, cada vez más, lo que son los servicios corporativos: saber en todo momento quién tiene el siguiente paso en el expediente de un cliente, asegurarse de que esa persona lo sabe y decir al cliente con honestidad cuánto tardará. La semana de los reguladores dijo lo mismo a su manera — OFAC señalando a los administradores nominales y a los proveedores de servicios, el tribunal de ADGM exigiendo responsabilidad personal a los administradores —, y la respuesta es la misma: las personas cuyos nombres figuran en el expediente deben poder actuar sobre él por sí mismas.
Mohanad Almeshal es cofundador y Corporate Counsel de Polaris Corporate Services, proveedor de servicios corporativos con licencia en Ras al Jaima y Dubái. Los casos descritos son reales; los datos identificativos, no. Nada de lo que contiene este artículo es asesoramiento fiscal ni de inversión para ninguna sociedad en particular.