Eins: der Klick, den nur der Gesellschafter machen kann
Eine Freizonengesellschaft, die wir verwalten, beantragte eine Änderung ihrer Lizenz. Wir bereiteten den Antrag vor, reichten ihn ein und bezahlten die Gebühren. Dann tat die Freizone, was Freizonen immer häufiger tun: Sie schickte jedem Gesellschafter an seine eigene E-Mail-Adresse einen Link zu einer Compliance-Aufgabe und teilte ihm mit, die Lizenz werde ausgestellt, sobald die Angaben eingereicht und geprüft seien. Dieselbe Nachricht ging an jeden Gesellschafter, ein paar Tage später noch einmal und danach wieder.
Wir können diese Aufgabe nicht für sie erledigen, und wir sollten es auch nicht. Sie verlangt vom Gesellschafter, zu bestätigen, wer er ist und woher sein Geld stammt, und der Sinn der direkten Zusendung besteht gerade darin, dass kein Vermittler in seinem Namen antwortet. Also wartet eine Änderung, deren Vorbereitung uns einen Tag gekostet hat, auf den langsamsten von mehreren Menschen, von denen einer womöglich das Postfach gar nicht liest, das bei der Freizone hinterlegt ist.
Daraus folgen zwei praktische Lehren. Die erste: E-Mail-Adresse und Mobilnummer jedes bei der Freizone registrierten Gesellschafters müssen solche sein, die er tatsächlich nutzt; eine alte private Adresse oder eine von einer Assistentin angegebene Nummer ist genau das, woran eine Gesellschaft hängen bleibt. Die zweite: Sagen Sie den Gesellschaftern, bevor der Antrag eingereicht wird, dass sie persönlich eine Nachricht erhalten werden, wie sie aussehen wird und dass sie echt ist. Ein vorgewarnter Gesellschafter antwortet binnen eines Tages. Einer, der nicht vorgewarnt wurde, hält sie für Spam.
Dorthin entwickeln sich die Corporate Services. Register und Banken wollen vom Eigentümer hören, nicht vom Agenten, und die Vorschriften, die in diesem Herbst kamen — zu wirtschaftlich Berechtigten, zu verdächtigen Transaktionen, zum Einfrieren —, weisen alle in dieselbe Richtung. Unsere Aufgabe ist weniger, für den Mandanten zu antworten, als dafür zu sorgen, dass er selbst antworten kann, schnell und stimmig, jedes Mal mit derselben Akte.
Zwei: Eine Gesellschaft schließt sich nicht von selbst
Eine andere Akte betrifft eine Gesellschaft, die ihre Eigentümer schließen wollten. Der Löschungsantrag ging an die Freizone, und diese Woche kam er als ausstehend zurück: Die Freizone wollte einen Liquidatorbericht eines zugelassenen Abschlussprüfers, und sie hatte versucht, die registrierte Mobilnummer anzurufen, die abgeschaltet war.
Eigentümer stellen sich die Schließung einer Gesellschaft oft als ein einziges Formular vor. Es ist eine Abfolge. Ein Liquidator wird bestellt, in der Regel ein von der Zone zugelassener Abschlussprüfer; der Abschluss wird auf den Tag erstellt, an dem das Geschäft endete; die Gläubiger werden befriedigt; der Liquidator berichtet; und erst dann werden die Lizenz gelöscht, die Establishment Card geschlossen, die Visa annulliert und das Bankkonto aufgelöst. Jeder Schritt setzt den vorherigen voraus, und die Freizone verzichtet nicht auf den Bericht, nur weil in der Gesellschaft kein Geld mehr ist.
Und solange diese Abfolge läuft, muss die Gesellschaft erreichbar bleiben. Die Mobilnummer und die E-Mail-Adresse in der Akte der Freizone sind der Weg, auf dem die Zone Ihnen mitteilt, was fehlt; hat der Eigentümer das Land verlassen und die Nummer auslaufen lassen, bleibt der Antrag liegen. Bevor jemand eine Nummer in den VAE aufgibt, sollte die Gesellschaft ihre registrierten Kontaktdaten auf jemanden umstellen, der bis zum Ende hier sein wird, und das sind oft wir.
Drei: Die Steuerregistrierung überdauert die Lizenz
Ein Mandant, dessen Gesellschaft ihre Geschäftstätigkeit eingestellt hat, leitete uns eine Nachricht der Federal Tax Authority weiter und stellte eine berechtigte Frage: Müssen wir etwas tun? Die Nachricht besagte, dass die finale Körperschaftsteuererklärung der Gesellschaft zur Abmeldung auf EmaraTax bereitstehe und bis zu einem Datum im Mai 2027 eingereicht und etwaige Steuer bezahlt werden müsse, da andernfalls die Abmeldung nicht fortgeführt werde und Sanktionen folgten.
Ja, er muss etwas tun. Eine Körperschaftsteuerregistrierung endet nicht, wenn das Geschäft endet oder die Lizenz gelöscht wird; sie endet, wenn die Behörde die Abmeldung genehmigt, und genehmigen wird sie diese erst, wenn die finale Erklärung eingereicht und bezahlt ist. Eine Gesellschaft, die ihre Lizenz schließt und ihre Steuerregistrierung vergisst, hinterlässt eine Verbindlichkeit, und zwar im Namen von Menschen, die glaubten, sie seien fertig.
Die Frist liegt Monate entfernt, und genau das ist die Falle. Der Abschluss, der die finale Erklärung trägt, lässt sich jetzt am leichtesten erstellen, solange die Kontoauszüge noch zugänglich sind und die Person, die die Bücher geführt hat, noch ans Telefon geht. Wir werden die Erklärung diesen Monat einreichen. Mein Rat an alle, die eine Gesellschaft schließen: Behandeln Sie die steuerliche Abmeldung als Teil der Schließung, nicht als etwas, das danach geschieht.
Vier: Das Register hat seine eigene Uhr
Die vierte Akte ist eine Stiftung, die wir in einem Offshore-Zentrum für einen Mandanten registrieren, der sie dringend braucht. Jedes Dokument wurde eingereicht. Der Antrag steht im Portal länger auf „in Bearbeitung“, als der Mandant gehofft hatte, und als unser Team nachfragte, antwortete das Register höflich, die Akte liege noch beim Sachbearbeiter, derzeit werde nichts weiter benötigt, und man habe um eine beschleunigte Prüfung gebeten.
Das ist eine völlig normale Antwort, und es ist die einzige, die ein Register geben kann. Seine Prüfung ist seine Sache; es kann mit Fragen zurückkommen; und kein Agent kann einem Mandanten das Datum versprechen, an dem eine staatliche Stelle ihre Arbeit abschließt. Was wir tun können: am ersten Tag einen vollständigen Antrag einreichen, vor der Einreichung fragen, ob es einen schnelleren Service gibt, statt danach, in vernünftigen Abständen nachfassen und dem Mandanten die Wahrheit darüber sagen, wo die Akte steht.
Was der Mandant tun kann: nichts unterschreiben, was voraussetzt, dass die Stiftung an einem bestimmten Datum existiert. Eine Anteilsübertragung, ein Immobilienkauf oder eine Bankvorstellung, die von der Stiftung abhängt, sollte vom Tag der Ausstellung der Urkunde an terminiert werden, nicht vom Tag der Antragstellung an. Die Dringlichkeit ist real, aber sie gehört in die Planung, nicht in die Erwartungen.
Was die vier gemeinsam haben
Ein Gesellschafter, der für sich selbst antworten muss. Ein Abschlussprüfer, auf dessen Bericht eine Freizone nicht verzichtet. Eine Steuerbehörde, deren Genehmigung die Lizenz überdauert. Ein Register mit seiner eigenen Uhr. In keiner dieser Akten lag der nächste Schritt bei uns. Genau das sind Corporate Services immer mehr: in jedem Moment zu wissen, wer in der Akte eines Mandanten den nächsten Schritt in der Hand hat, dafür zu sorgen, dass diese Person es weiß, und dem Mandanten ehrlich zu sagen, wie lange es dauern wird. Die Woche der Aufsichtsbehörden sagte auf ihre Weise dasselbe — das OFAC nannte Nominee-Direktoren und Dienstleister, das ADGM-Gericht nahm Geschäftsleiter persönlich in die Verantwortung —, und die Antwort ist dieselbe: Die Menschen, deren Namen in der Akte stehen, müssen selbst danach handeln können.
Mohanad Almeshal ist Mitgründer und Corporate Counsel von Polaris Corporate Services, einem lizenzierten Unternehmensdienstleister in Ras Al Khaimah und Dubai. Die beschriebenen Fälle sind echt; die identifizierenden Details sind es nicht. Nichts in diesem Beitrag ist Steuer- oder Anlageberatung für eine bestimmte Gesellschaft.