Qué ha cambiado
Antes, cuando una empresa de los EAU recibía desde el extranjero servicios sujetos a la inversión del sujeto pasivo, emitía una autofactura en la que se documentaba la operación, el VAT aplicable y la inversión del sujeto pasivo. Esa autofactura servía a la vez de documento de cumplimiento y de pista de auditoría. Al suprimirla, el documento de cumplimiento desaparece, pero la exigencia de mantener una pista de auditoría sigue vigente.
Qué debe conservar
De cada operación con inversión del sujeto pasivo conserve lo siguiente: el contrato o la orden de compra, la factura del proveedor, las confirmaciones de entrega o los registros de finalización del servicio, los justificantes de pago (extractos bancarios, recibos), la correspondencia que acredite el alcance y el momento de la prestación, y un registro claro de cómo se calculó y declaró el VAT.
La documentación debe acreditar tres extremos: que la prestación tuvo lugar, que la inversión del sujeto pasivo se aplicó correctamente (tanto el VAT repercutido como el soportado) y que el importe se reflejó con exactitud en la declaración de VAT. Sin un formato estandarizado de autofactura, la carga de la prueba recae por completo en los registros del propio contribuyente.
Consecuencias prácticas
Las empresas con prácticas documentales deficientes quedan más expuestas en las inspecciones de la FTA. Los justificantes que antes se concentraban en un formato estandarizado de autofactura deben acreditarse ahora con los documentos comerciales que los respaldan, que pueden estar dispersos en correos electrónicos, almacenamiento en la nube, programas de contabilidad y archivos físicos. Conviene actualizar los procesos de contabilidad para que la documentación de la inversión del sujeto pasivo se registre de forma sistemática y no haya que reconstruirla cuando llegue la inspección.
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La aclaración pública de la Federal Tax Authority de 2026 sobre los registros del VAT restringió la aceptación, antes muy amplia, de los acuerdos de «autofacturación», es decir, las facturas que un destinatario emite en nombre de un proveedor al amparo de un acuerdo escrito. La aclaración no eliminó la autofacturación, que sigue admitiéndose cuando el proveedor no puede o no quiere emitir facturas fiscales conformes. Lo que cambió es el alcance de la documentación exigida: las facturas autoemitidas deben respaldarse ahora con un acuerdo escrito entre el destinatario y el proveedor que cumpla unos requisitos de contenido concretos, y la aceptación de cada factura por parte del proveedor debe acreditarse y conservarse. Los acuerdos de autofacturación informales y poco rigurosos que se toleraban con las directrices anteriores ya no son conformes.
La estructura de autofacturación conforme
| Elemento | Práctica anterior a la aclaración | Requisito tras la aclaración |
|---|---|---|
| Acuerdo escrito | A menudo implícito o informal | Obligatorio, firmado, fechado y con un contenido prescrito |
| Aceptación por parte del proveedor | Se daba por supuesta | Documentada factura por factura (correo electrónico, aceptación firmada o registro de auditoría del ERP) |
| Formato de la factura | Con el formato que decide el destinatario | Debe cumplir todos los requisitos de contenido propios de una factura fiscal |
| Indicación del número de VAT | A veces se omitía | TRN del proveedor obligatorio, verificado frente a la base de datos de la FTA en el momento de la emisión |
| Conservación de registros | 5 años | 5 años, con el acuerdo y las aceptaciones conservados de forma conjunta |
| Recuperación del VAT soportado | Admitida con la factura autoemitida | Admitida solo si toda la documentación está completa |
Por qué esto importa en el plano operativo
Las empresas más afectadas son las del sector inmobiliario, la construcción y las grandes compras, que tradicionalmente recurrían a la autofacturación para gestionar la facturación de los subcontratistas. En los sectores en los que el destinatario dispone del ERP y el proveedor solo cuenta con una licencia fiscal, la autofacturación facilita ajustar la tesorería con la contabilidad, y la tentación es seguir usándola sin la documentación que la respalde. La aclaración de 2026 apunta justamente a esto. El VAT soportado que se recupere mediante una factura autoemitida sin el acuerdo y la aceptación que la justifiquen corre ahora el riesgo de que la inspección lo deniegue, con el coste añadido de los intereses de demora desde la fecha original de recuperación.
Pasos prácticos de subsanación
Tres medidas reducen de forma notable el riesgo. La primera: documente el alcance. Cada proveedor sujeto a autofacturación debería contar con un acuerdo escrito vigente que cumpla los requisitos de contenido, fechado y firmado por ambas partes. La segunda: deje constancia de la aceptación. Los módulos de autofacturación del ERP deberían generar, por cada factura, una constancia de aceptación (una confirmación por correo electrónico, un PDF firmado o un registro del sistema contrafirmado) que acompañe a la factura durante todo el periodo de conservación de cinco años. La tercera: coteje los datos con la base de datos de la FTA. Cada TRN de proveedor que figure en una factura autoemitida debería estar activo y ser válido en el momento de la emisión; un proveedor cuyo registro se revocara entre el acuerdo y la factura no supera la prueba, aunque todo lo demás esté en orden.
Interacción con la facturación electrónica
El mandato de facturación electrónica que se implanta por fases entre 2026 y 2027 elimina, en la práctica, la razón de ser operativa de la autofacturación a largo plazo. Cuando el XML estructurado fluya directamente del Accredited Service Provider del proveedor al del destinatario, desaparecerá la fricción que la autofacturación venía a resolver. Aun así, durante la transición la autofacturación sigue en uso; lo prudente es adaptar ya los acuerdos de autofacturación al estándar posterior a la aclaración, en lugar de descubrir la laguna cuando la FTA abra un litigio sobre la recuperación del VAT tres años después.
Dónde aporta valor Polaris
Para los clientes de contabilidad de Polaris, la revisión de la autofacturación forma parte habitual de los encargos de diagnóstico del VAT: revisar los acuerdos, muestrear los justificantes de aceptación, validar los TRN de los proveedores y recalcular la posición del VAT soportado. El trabajo de subsanación rara vez es elevado en términos absolutos, pero el riesgo de VAT soportado que evita en una inspección de la FTA suele multiplicar varias veces el coste del encargo.
- La autofacturación sigue permitida; la autofacturación informal, no.
- Es obligatorio: un acuerdo escrito con un contenido prescrito, la aceptación del proveedor factura por factura y un TRN de proveedor válido en el momento de la emisión.
- La recuperación del VAT soportado mediante facturas autoemitidas no conformes queda en riesgo en una inspección de la FTA.
- A medio plazo, la facturación electrónica eliminará la razón de ser operativa de la autofacturación; conviene prepararse ya.
- La vía habitual de subsanación es un diagnóstico de la autofacturación: acuerdos, aceptación y validación de los TRN.
La perspectiva de Polaris
Polaris gestiona el cumplimiento en materia de VAT, incluidos los nuevos requisitos de documentación de la inversión del sujeto pasivo, y vela por que los registros estén preparados para una inspección y se mantengan de forma sistemática.
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