Was sich geändert hat
Bezog ein VAE-Unternehmen bisher Dienstleistungen aus dem Ausland, die dem Reverse-Charge-Verfahren unterlagen, stellte es eine Eigenrechnung aus, die die Transaktion, die anfallende VAT und die Umkehr der Steuerschuldnerschaft festhielt. Diese Eigenrechnung war zugleich Compliance-Nachweis und Prüfpfad. Mit ihrem Wegfall entfällt der Compliance-Nachweis – die Pflicht zu einem nachvollziehbaren Prüfpfad bleibt jedoch bestehen.
Was Sie aufbewahren müssen
Bewahren Sie für jede Reverse-Charge-Transaktion folgende Unterlagen auf: den Vertrag oder die Bestellung, die Rechnung des Lieferanten, Lieferbestätigungen oder Nachweise über die Leistungserbringung, Zahlungsnachweise wie Kontoauszüge und Quittungen, Korrespondenz, die Umfang und Zeitpunkt der Lieferung belegt, sowie eine klare Aufzeichnung darüber, wie die VAT berechnet und gemeldet wurde.
Die Dokumentation muss drei Punkte belegen: dass die Lieferung erbracht wurde, dass das Reverse-Charge-Verfahren korrekt angewandt wurde – sowohl bei der Ausgangs- als auch bei der Vorsteuer – und dass der Betrag in der VAT-Erklärung korrekt ausgewiesen wurde. Ohne ein standardisiertes Format für die Eigenrechnung liegt die Beweislast vollständig bei den zugrunde liegenden Unterlagen der steuerpflichtigen Person.
Praktische Auswirkungen
Unternehmen mit lückenhafter Dokumentation tragen bei FTA-Prüfungen ein höheres Risiko. Die Nachweise, die zuvor ein standardisiertes Eigenrechnungsformat enthielt, müssen nun über die zugrunde liegenden Geschäftsunterlagen erbracht werden – und diese sind oft über E-Mails, Cloud-Speicher, Buchhaltungssoftware und physische Akten verstreut. Die Buchführungsprozesse sollten deshalb so angepasst werden, dass die Reverse-Charge-Dokumentation systematisch erfasst wird und nicht erst zum Zeitpunkt der Prüfung mühsam rekonstruiert werden muss.
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Die öffentliche Klarstellung der Federal Tax Authority von 2026 zu VAT-Aufzeichnungen hat die zuvor weitreichende Anerkennung von Self-Invoicing-Vereinbarungen eingegrenzt – also von Rechnungen, die ein Empfänger im Namen eines Lieferanten auf Grundlage einer schriftlichen Vereinbarung ausstellt. Das Self-Billing wurde damit nicht abgeschafft; es bleibt zulässig, wenn der Lieferant nicht in der Lage oder nicht bereit ist, vorschriftsmäßige Steuerrechnungen auszustellen. Geändert hat sich der Umfang der Dokumentation: Self-Billed-Rechnungen müssen nun durch eine schriftliche Vereinbarung zwischen Empfänger und Lieferant gestützt sein, die bestimmte inhaltliche Vorgaben erfüllt, und die Annahme jeder ausgestellten Rechnung durch den Lieferanten muss belegt und aufbewahrt werden. Lockere, informelle Self-Billing-Vereinbarungen, die nach den früheren Leitlinien noch geduldet wurden, sind nicht mehr regelkonform.
Der konforme Self-Billing-Aufbau
| Element | Praxis vor der Klarstellung | Anforderung nach der Klarstellung |
|---|---|---|
| Schriftliche Vereinbarung | Häufig stillschweigend oder informell | Pflicht; unterzeichnet, datiert und inhaltlich vorgegeben |
| Annahme durch den Lieferanten | Als gegeben unterstellt | Je Rechnung dokumentiert (E-Mail, unterzeichnete Annahme, ERP-Prüfprotokoll) |
| Rechnungsformat | Vom Empfänger formatiert | Muss alle inhaltlichen Standardanforderungen an eine Steuerrechnung erfüllen |
| Erfassung der VAT-Nummer | Mitunter ausgelassen | TRN des Lieferanten Pflicht; bei Ausstellung mit der FTA-Datenbank abgeglichen |
| Aufbewahrung der Unterlagen | 5 Jahre | Fünf Jahre; Vereinbarung und Annahmenachweise müssen gemeinsam verfügbar sein |
| Vorsteuerabzug | Bei Self-Billed-Rechnung zulässig | Nur zulässig, wenn die gesamte Dokumentationskette vollständig ist |
Warum dies operativ wichtig ist
Am stärksten betroffen sind Unternehmen aus den Bereichen Immobilien, Bau und Großbeschaffung, die das Self-Billing bislang zur Steuerung der Rechnungsstellung von Subunternehmern nutzten. In Branchen, in denen der Empfänger das ERP-System führt und der Lieferant lediglich eine Steuerlizenz besitzt, vereinfacht Self-Billing die Cashflow-Abstimmung und die Buchhaltung. Die Versuchung ist groß, es ohne die zugrunde liegenden Unterlagen weiter zu nutzen – und genau hier setzt die Klarstellung von 2026 an. Vorsteuer, die auf einer Self-Billed-Rechnung ohne die stützende Vereinbarung und Annahme abgezogen wurde, kann bei einer Prüfung versagt werden, was zusätzlich Verzugszinsen ab dem ursprünglichen Abzugsdatum nach sich zieht.
Praktische Schritte zur Behebung
Drei Schritte senken das Risiko erheblich. Erstens sollten Sie die Dokumentation absichern: Für jeden Lieferanten, der dem Self-Billing unterliegt, sollte eine aktuelle schriftliche Vereinbarung vorliegen, die die inhaltlichen Vorgaben erfüllt und von beiden Seiten datiert und unterzeichnet ist. Zweitens sollten Sie die Annahme dokumentieren: ERP-Module für das Self-Billing sollten je Rechnung einen Annahmenachweis erzeugen – eine E-Mail-Bestätigung, eine unterzeichnete PDF-Datei oder ein gegengezeichnetes Systemprotokoll –, der die Rechnung über die fünfjährige Aufbewahrungsfrist hinweg begleitet. Drittens sollten Sie einen Abgleich mit der FTA-Datenbank vornehmen: Jede auf einer Self-Billed-Rechnung angegebene Lieferanten-TRN sollte zum Zeitpunkt der Ausstellung aktiv und gültig sein. Ein Lieferant, dessen Registrierung zwischen Vereinbarung und Rechnung widerrufen wurde, besteht die Prüfung nicht – selbst wenn alles andere in Ordnung ist.
Wechselwirkung mit der elektronischen Rechnungsstellung
Die Pflicht zur elektronischen Rechnungsstellung, die ab 2026/2027 schrittweise eingeführt wird, nimmt dem Self-Billing langfristig faktisch seine betriebliche Berechtigung. Sobald strukturierte XML-Daten direkt vom Accredited Service Provider eines Lieferanten zum ASP des Empfängers fließen, verschwindet die Reibung, die das Self-Billing einst lösen sollte. In der Übergangsphase bleibt Self-Billing jedoch im Einsatz. Es ist daher ratsam, die Self-Billing-Vereinbarungen schon jetzt auf den Standard nach der Klarstellung zu bringen, statt die Lücke erst zu bemerken, wenn die FTA drei Jahre später einen Streit über den VAT-Abzug eröffnet.
Wo Polaris einen Mehrwert schafft
Für die Buchführungsmandanten von Polaris ist die Self-Billing-Prüfung ein fester Bestandteil der VAT-Health-Check-Mandate: Wir prüfen die Vereinbarungen, ziehen Stichproben aus den Annahmenachweisen, validieren die Lieferanten-TRNs und bewerten die Vorsteuerposition neu. Der Aufwand für die Behebung ist in absoluten Zahlen meist gering – doch das Vorsteuerrisiko, das er bei einer FTA-Prüfung beseitigt, beträgt in der Regel ein Mehrfaches der Mandatskosten.
- Self-Billing bleibt zulässig – informelles Self-Billing dagegen nicht.
- Pflicht sind: eine schriftliche Vereinbarung mit vorgegebenem Inhalt, die Annahme durch den Lieferanten je Rechnung sowie eine gültige Lieferanten-TRN bei Ausstellung.
- Der Vorsteuerabzug aus nicht regelkonformen Self-Billed-Rechnungen ist bei einer FTA-Prüfung gefährdet.
- Die elektronische Rechnungsstellung nimmt dem Self-Billing mittelfristig seine betriebliche Berechtigung – bereiten Sie sich jetzt darauf vor.
- Ein Self-Billing-Health-Check – Prüfung von Vereinbarungen, Annahmenachweisen und TRN – ist der übliche Weg zur Behebung.
Polaris-Perspektive
Polaris betreut die VAT-Compliance einschließlich der aktualisierten Anforderungen an die Reverse-Charge-Dokumentation und sorgt dafür, dass die Unterlagen systematisch geführt und jederzeit prüfungsbereit sind.
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