Aufbau eines regulierten TCSP von Grund auf: die Geschichte von Polaris

Die These: Unabhängigkeit als Servicemodell

Der Markt für Unternehmensdienstleistungen in den VAE wurde 2018 von zwei Modellen geprägt. Auf der einen Seite standen große multinationale Treuhandgesellschaften wie Trident, TMF Group und Vistra: institutionelle Prozesse, zugleich aber institutionelle Preise und institutionelle Distanz zwischen Mandant und Berater. Auf der anderen Seite eine zersplitterte Landschaft aus nicht lizenzierten Beratern und Gründungsagenten, die einzelne Leistungen erbringen, ohne die regulatorische Befugnis zu besitzen, Treuhanddienstleistungen, Nominee-Direktorschaften oder die Trust-Verwaltung anzubieten.

Mohanad und Olena erkannten diese Lücke: eine Kanzlei, klein genug, dass jeder Mandant direkt mit den Gründern arbeitet, und zugleich ausreichend reguliert, um Funktionen wahrzunehmen, die eine Lizenz voraussetzen – als Treuhänder zu handeln, Nominee-Dienstleistungen zu erbringen und als eingetragener Agent in DIFC und ADGM aufzutreten. Es ging nicht um Größe, sondern um Tiefe.

Wir dienen als Ihr verlässlicher Begleiter in unbekanntem Terrain.– Olena Kysla, Mitgründerin, Polaris Corporate Services

Zwei komplementäre Kompetenzprofile, ein Betriebssystem

Die Partnerschaft funktioniert, weil die beiden Gründer unterschiedliche, aber ineinandergreifende Bereiche besetzen. Mohanad, ein in den VAE lizenzierter privater Notar (Lizenz-Nr. 47005949) und Corporate Counsel der Kanzlei, leitet die Mandantenberatung in den Bereichen Unternehmensstrukturierung, M&A-Transaktionen, internationale Steuerplanung und grenzüberschreitende treuhänderische Verwaltung. Seine Arbeit ist das nach außen gerichtete Gesicht der Kanzlei: die Strukturierungsanalyse, die rechtliche Positionierung, die Mandantenbeziehung von der ersten Beratung bis hin zur laufenden Betreuung.

Olena verantwortet als Geschäftsführerin die operative Infrastruktur – alles, was die Beratung überhaupt erst möglich macht: Gesellschaftssekretariatsfunktionen, die Steuerung der AML-Compliance, die Verfahren für das Onboarding von Mandanten, die regulatorischen Beziehungen in mehreren Rechtsordnungen und die laufende Verwaltung, die einen lizenzierten TCSP bei seinen Aufsichtsbehörden in gutem Stand hält. In Mandantenangelegenheiten übernimmt sie selbst die Funktion der Gesellschaftssekretärin – keine delegierte Aufgabe, sondern eine, die eine Gründerin persönlich führt.

Diese Aufteilung ist gewollt. Bei den meisten Unternehmensdienstleistern ist die Person, die den Mandanten berät, nicht dieselbe, die die regulatorische Compliance steuert. Bei Polaris laufen beide Funktionen bei denselben zwei Personen zusammen. Das bedeutet: Jede Beratung ist von Anfang an von den operativen und regulatorischen Realitäten ihrer Umsetzung geprägt.

Innovation treibt unsere Mission an, und unsere Mandanten sind der Funke, der unsere Inspiration entzündet.– Mohanad Almeshal, Mitgründer, Polaris Corporate Services

Die Zahlen: Acht Jahre kumulierendes Vertrauen

Über 1.000 beratene Mandanten. Mehr als 200 gegründete Unternehmen. Präsenz in über 40 Freizonen der VAE. Eine Plattform über drei Rechtsordnungen, die die Emirate, Zypern und die Schweiz umfasst. Diese in acht Jahren gewachsenen Zahlen stehen für eine besondere Art des Wachstums: nicht für die exponentielle Skalierung eines Technologie-Start-ups, sondern für den stetigen Aufbau einer Kanzlei für professionelle Dienstleistungen, die über Reputation, Empfehlungen und wiederkehrende Mandate wächst.

Die Meydan Gold Partner-Akkreditierung – die höchste verfügbare Partnerschaftsstufe – verschafft Mandanten eine bevorzugte Bearbeitung, Vorzugskonditionen und einen festen Ansprechpartner. Der Status als ADGM Registered Agent erlaubt es Polaris, als gesetzlicher Vertreter für Unternehmen in der internationalen Finanzzone von Abu Dhabi aufzutreten. Die Lizenz als privater Notar fügt eine Leistung hinzu, die nur wenige Unternehmensdienstleister am Markt selbst erbringen können.

Die TCSP-Lizenz: Warum sie wichtig ist

Die Lizenz als Trust- und Unternehmensdienstleister, ausgestellt vom Wirtschafts- und Tourismusministerium der VAE, ist der regulatorische Nachweis, der Polaris von der Mehrheit der am Markt tätigen Anbieter unterscheidet. Ohne sie darf eine Kanzlei nicht rechtmäßig als Treuhänder handeln, Nominee-Aktionärs-Dienstleistungen erbringen oder als eingetragener Agent für DIFC- und ADGM-Unternehmen auftreten. Mit der Lizenz gehen Pflichten einher – jährliche Prüfungen, laufende AML-Compliance-Berichte und eine Berufshaftpflichtversicherung –, die einen regulatorischen Schutzrahmen um die von Polaris erbrachten Dienstleistungen legen.

Für Mandanten bedeutet die Lizenz Rechenschaftspflicht. Ein lizenzierter TCSP steht unter einer regulatorischen Aufsicht, der nicht lizenzierte Anbieter nicht unterliegen. Geht etwas schief – ein Compliance-Versagen, ein Streit über treuhänderische Pflichten, eine Frage zur Verlässlichkeit von Nominee-Vereinbarungen –, bietet der regulatorische Rahmen einen Rechtsweg, den es in unregulierten Beziehungen nicht gibt. Das ist keine theoretische Unterscheidung. In einem Markt, in dem Hunderte von Beratern „Unternehmensgründung" anbieten, ist die Frage, wer befugt ist, treuhänderische Funktionen auszuüben, die wichtigste einzelne Qualifikation, die ein Mandant prüfen sollte.

Was „von Prinzipalen geführt" tatsächlich bedeutet

Der Begriff steht auf der Website und in Mandantenpräsentationen – doch was heißt er in der Praxis? Er heißt: Wer die erste Beratung führt, ist dieselbe Person, die die Holdingstruktur entwirft, die steuerliche Position prüft, die Governance-Vereinbarungen aufsetzt, die Bankbeziehung betreut und ans Telefon geht, wenn an einem Donnerstag um 22 Uhr eine dringende Frage auftaucht. Es gibt keine Übergabe an einen Junior-Mitarbeiter und keinen Kundenbetreuer, der sich zwischen Mandant und Experten schiebt.

Dieses Modell hat eine Obergrenze – die Tage zweier Menschen haben nur eine begrenzte Zahl an Stunden –, aber es hat keine Untergrenze bei der Qualität. Jede Mandantenbeziehung trägt das volle Gewicht der beruflichen Reputation, des regulatorischen Ansehens und des persönlichen Engagements der Gründer. Die mehr als 1.000 Mandanten, die die Kanzlei betreut hat, kamen, weil jeder Einzelne dasselbe Maß an direkter Einbindung auf Führungsebene erhielt. Das Modell ist von Grund auf das Gegenteil von skalierbar. Und genau das ist gewollt.

Die Plattform über mehrere Rechtsordnungen

Die Plattform über drei Rechtsordnungen – VAE, Zypern und Schweiz – ist im Lauf der Zeit gewachsen und wurde nicht auf einen Schlag eingeführt. Die Präsenz in den VAE bildet das operative Zentrum: Gründungen in Freizonen und auf dem Mainland, die Golden Visa-Abwicklung, die VAT-Compliance, die Buchführung und die vollständige treuhänderische Leistungspalette. Zypern bringt den Zugang zum EU-Markt, einen Körperschaftsteuersatz von 12,5 % und das IP-Box-Regime hinzu. Die Schweiz steuert den kantonalen Steuerwettbewerb, eine unübertroffene politische Stabilität und eine Bankeninfrastruktur bei, die weiterhin der globale Maßstab ist.

Für Mandanten, deren Anliegen über Grenzen hinausreichen – und das gilt für einen wachsenden Anteil –, bedeutet die Plattform eine einzige Beratungsbeziehung, die die gesamte Struktur abdeckt. Die Holdinggesellschaft in Zypern, das operative Unternehmen in Dubai, die Offshore-Gesellschaft im ADGM und der Familien-Trust im DIFC werden allesamt unter einem Dach betreut – von denselben zwei Gründern, die die Architektur überhaupt erst entworfen haben.

Sprachen als Infrastruktur

Polaris arbeitet auf Englisch, Russisch, Ukrainisch, Deutsch, Arabisch, Hebräisch und Türkisch. Das ist kein Marketingargument, sondern operative Infrastruktur. Wer einen ukrainischen Aktionärsvertrag im Original lesen, eine ESR-Meldepflicht der VAE auf Russisch erläutern oder eine deutsche Frage zur steuerlichen Ansässigkeit in der Muttersprache des Mandanten besprechen kann, erspart die Übersetzungsebene, die sonst zwischen einem Dienstleister und einem nicht englischsprachigen Mandanten liegt. In einem Markt, in dem Missverständnisse ein reales regulatorisches und finanzielles Risiko bedeuten, ist sprachliche Gewandtheit kein Luxus, sondern ein Mittel zur Risikominderung.

Olenas muttersprachliche Beherrschung des Russischen und Ukrainischen war dabei besonders wertvoll. Der Zuzug ukrainischer und russischer Fachkräfte nach Dubai nach 2022 schuf eine Nachfrage nach Unternehmensdienstleistungen, die die sprachliche, kulturelle und regulatorische Distanz zwischen der GUS und dem Golf überbrücken konnten. Polaris war bereits darauf eingestellt, diese Community zu betreuen – nicht als Reaktion auf eine Marktchance, sondern als natürliche Folge dessen, wer die Gründer sind.

Die Betriebsphilosophie

Keine Bankbeteiligungen. Keine Verflechtungen mit Anwaltskanzleien. Keine Vermittlungsprovisionen. Das sind keine schönen Absichtserklärungen, sondern strukturelle Merkmale der Arbeitsweise der Kanzlei. Wenn Polaris eine Bank, einen Rechtsberater oder eine Freizone empfiehlt, richtet sich die Empfehlung danach, was den konkreten Bedürfnissen des Mandanten dient – und nicht danach, welcher Anbieter die höchste Provision zahlt. In einem Markt, in dem undurchsichtige Vermittlungsvereinbarungen weit verbreitet sind, ist diese Unabhängigkeit das Fundament des Vertrauens, das mehr als 1.000 Mandanten der Kanzlei in acht Jahren entgegengebracht haben.

Das Bekenntnis zur Transparenz reicht bis in die Preisgestaltung. Jedes Mandat beginnt mit einer detaillierten Aufstellung der Leistungen – was enthalten ist, was nicht und wie hoch die Gesamtkosten ausfallen. Es gibt keine versteckten Gebühren, keine Überraschungen nach Mandatsabschluss und keine Ausweitung des Leistungsumfangs ohne vorherige Absprache. So tritt eine Zwei-Personen-Kanzlei gegen multinationale Treuhandgesellschaften an: nicht über Größe, sondern über Klarheit, Reaktionsschnelligkeit und die unverrückbare Verantwortung von Gründern, die ihre berufliche Reputation für jedes einzelne Mandantenergebnis verbürgen.