Créer un TCSP agréé en partant de rien : l’histoire de Polaris

La conviction de départ : faire de l'indépendance un modèle de service

En 2018, le marché émirien des services aux entreprises était dominé par deux modèles. D'un côté, de grandes sociétés fiduciaires internationales, comme Trident, TMF Group ou Vistra, qui appliquaient des procédures institutionnelles, mais aussi une tarification institutionnelle et une distance institutionnelle entre le client et son conseiller. De l'autre, un paysage morcelé de consultants non agréés et d'agents de création de sociétés, proposant des prestations purement transactionnelles, sans l'agrément réglementaire requis pour fournir des services fiduciaires, des mandats d'administrateur prête-nom ou de l'administration de fiducies.

Mohanad et Olena ont vu l'espace à occuper : un cabinet assez petit pour que chaque client travaille directement avec les fondateurs, mais assez agréé pour exercer des fonctions soumises à licence, à savoir agir comme fiduciaire, fournir des services de prête-nom et faire office d'agent enregistré au sein du DIFC et de l'ADGM. Le projet ne reposait pas sur la taille, mais sur l'expertise.

Nous sommes le compagnon de confiance qui vous guide en terrain inconnu.— Olena Kysla, cofondatrice, Polaris Corporate Services

Deux expertises complémentaires, un même mode de fonctionnement

L'association fonctionne parce que les deux fondateurs occupent des domaines distincts, mais étroitement imbriqués. Mohanad, notaire privé agréé aux Émirats (licence n° 47005949) et conseil juridique du cabinet, dirige le conseil aux clients en matière de structuration des sociétés, d'opérations de fusion-acquisition, de planification fiscale internationale et de gestion fiduciaire transfrontalière. Son travail est le visage extérieur du cabinet : l'analyse de structuration, le positionnement juridique, la relation client de la première consultation jusqu'au suivi dans la durée.

Olena, en tant que directrice générale, pilote l'infrastructure opérationnelle, c'est-à-dire tout ce qui rend le conseil possible : les fonctions de secrétariat de sociétés, la gouvernance de la conformité AML, les protocoles d'entrée en relation, les rapports avec les régulateurs de plusieurs juridictions et l'administration quotidienne qui maintient un TCSP agréé en règle vis-à-vis de ses régulateurs. Elle assume la fonction de secrétaire général sur les dossiers des clients, non comme une tâche déléguée, mais comme une mission menée par les associés eux-mêmes.

Cette répartition est délibérée. Chez la plupart des prestataires de services aux entreprises, la personne qui conseille le client n'est pas celle qui gère la conformité réglementaire. Chez Polaris, les deux fonctions relèvent des deux mêmes personnes, de sorte que le conseil donné au client tient toujours compte des réalités opérationnelles et réglementaires de sa mise en œuvre.

L'innovation guide notre mission, et nos clients sont l'étincelle qui nourrit notre inspiration.— Mohanad Almeshal, cofondateur, Polaris Corporate Services

Les chiffres : huit années de confiance cumulée

Plus de 1 000 clients conseillés. Plus de 200 sociétés constituées. Une couverture de plus de 40 zones franches aux Émirats. Une plateforme couvrant trois juridictions : les Émirats, Chypre et la Suisse. Ces chiffres, accumulés en huit ans, témoignent d'une croissance particulière : non pas l'envolée exponentielle d'une start-up technologique, mais la progression régulière d'un cabinet de conseil qui se développe par sa réputation, le bouche-à-oreille et la fidélité de ses clients.

L'accréditation Gold Partner de Meydan, le niveau de partenariat le plus élevé, offre aux clients un traitement prioritaire de leurs dossiers, des tarifs préférentiels et un interlocuteur dédié. Le statut d'agent enregistré auprès de l'ADGM permet à Polaris d'agir comme représentant légal des sociétés établies dans la place financière internationale d'Abou Dabi. Quant à la licence de notaire privé, elle ajoute une capacité que peu de prestataires de services aux entreprises peuvent offrir directement sur le marché.

La licence TCSP : pourquoi elle compte

La licence de prestataire de services aux sociétés et fiducies, délivrée par le ministère émirien de l'Économie et du Tourisme, est le titre réglementaire qui distingue Polaris de la majorité des prestataires de services aux entreprises présents sur le marché. Sans elle, un cabinet ne peut légalement agir comme fiduciaire, fournir des services d'actionnaire prête-nom ni faire office d'agent enregistré pour les entités du DIFC et de l'ADGM. Cette licence s'accompagne d'obligations, comme les audits annuels, la déclaration continue au titre de la conformité AML et l'assurance de responsabilité civile professionnelle, qui élèvent une barrière réglementaire autour des services que Polaris peut fournir.

Pour les clients, la licence est synonyme de responsabilité. Un TCSP agréé est soumis à une surveillance réglementaire à laquelle les prestataires non agréés échappent. En cas de problème, qu'il s'agisse d'un manquement à la conformité, d'un différend sur les obligations fiduciaires ou d'une question sur la régularité d'un montage avec prête-nom, le cadre réglementaire ouvre des voies de recours qui n'existent pas dans une relation non réglementée. La distinction n'a rien de théorique. Sur un marché où des centaines de consultants proposent des prestations de « création de société », savoir qui est habilité à exercer des fonctions fiduciaires est la première qualification qu'un client devrait vérifier.

Ce que « mené par les associés » signifie vraiment

La formule figure sur le site et dans les présentations aux clients, mais que recouvre-t-elle dans les faits ? Elle signifie que la personne qui mène la première consultation est aussi celle qui conçoit la structure de détention, examine la situation fiscale, rédige les conventions de gouvernance, gère la relation bancaire et décroche le téléphone lorsqu'une question urgente surgit un jeudi soir à 22 heures. Aucun dossier n'est transmis à un collaborateur junior. Aucun gestionnaire de compte ne s'interpose entre le client et l'expert.

Ce modèle a un plafond, car les journées de deux personnes ne comptent qu'un nombre limité d'heures, mais il n'a pas de plancher de qualité. Chaque relation client porte tout le poids de la réputation professionnelle des fondateurs, de leur statut réglementaire et de leur engagement personnel. Si plus de 1 000 clients sont passés par le cabinet, c'est parce que chacun a reçu le même niveau d'attention directe, au plus haut niveau. Ce modèle est, par construction, l'inverse d'un modèle extensible. Et c'est précisément là tout son intérêt.

Une plateforme couvrant plusieurs juridictions

La plateforme couvrant trois juridictions, les Émirats, Chypre et la Suisse, s'est construite dans le temps, et non lancée d'un seul tenant. Les Émirats en sont le centre opérationnel : immatriculations en zone franche et en mainland, accompagnement au Golden Visa, conformité VAT, tenue de comptabilité et l'ensemble de l'offre fiduciaire. Chypre y ajoute l'accès au marché de l'UE, un impôt sur les sociétés de 12,5 % et le régime de l'IP Box. La Suisse apporte la concurrence fiscale entre cantons, une stabilité politique sans égale et une infrastructure bancaire qui demeure la référence mondiale.

Pour les clients dont les besoins franchissent les frontières, et ils sont de plus en plus nombreux, la plateforme offre une relation de conseil unique qui embrasse l'ensemble de la structure. La société holding à Chypre, l'entité opérationnelle à Dubaï, le véhicule offshore à l'ADGM et la fiducie familiale au DIFC sont tous gérés sous un même toit, par les deux associés qui ont conçu l'architecture dès l'origine.

Les langues comme infrastructure

Polaris travaille en anglais, en russe, en ukrainien, en allemand, en arabe, en hébreu et en turc. Ce n'est pas un argument marketing, mais une véritable infrastructure opérationnelle. Pouvoir lire un pacte d'actionnaires ukrainien, expliquer en russe une obligation de déclaration ESR aux Émirats ou aborder une question de résidence fiscale allemande dans la langue maternelle du client supprime la couche de traduction qui s'intercale d'ordinaire entre un prestataire et un client non anglophone. Sur un marché où un malentendu peut faire naître un véritable risque réglementaire et financier, la maîtrise des langues n'est pas un luxe : c'est un outil de réduction du risque.

La parfaite maîtrise du russe et de l'ukrainien par Olena s'est révélée particulièrement précieuse. Après 2022, la migration de professionnels ukrainiens et russes vers Dubaï a créé une demande de services aux entreprises capables de combler la distance linguistique, culturelle et réglementaire entre la CEI et le Golfe. Polaris était déjà en mesure de servir cette communauté, non pas en réaction à une occasion de marché, mais comme un prolongement naturel de ce que sont ses fondateurs.

La philosophie du cabinet

Aucun lien avec une banque. Aucun partenariat avec un cabinet d'avocats. Aucune commission d'apport d'affaires. Ce ne sont pas de simples principes affichés : ce sont des caractéristiques inscrites dans le fonctionnement même du cabinet. Lorsque Polaris recommande une banque, un conseil juridique ou une zone franche, la recommandation répond aux besoins propres du client, et non au prestataire qui verse la commission la plus élevée. Sur un marché où les arrangements d'apport d'affaires opaques sont monnaie courante, cette indépendance est le socle de la confiance que plus de 1 000 clients ont accordée au cabinet en huit ans.

Cet attachement à la transparence vaut aussi pour les honoraires. Chaque mission débute par un descriptif détaillé des prestations : ce qui est compris, ce qui ne l'est pas, et le coût total. Pas de frais cachés, pas de mauvaise surprise une fois la mission engagée, pas d'extension du périmètre sans accord préalable. C'est ainsi qu'un cabinet de deux personnes rivalise avec les grandes sociétés fiduciaires internationales : non par la taille, mais par la clarté, la réactivité et la responsabilité incompressible de fondateurs qui ont engagé leur réputation professionnelle sur chacun des résultats obtenus pour leurs clients.